【2025年】ペーパーレス会議システムのおすすめ10製品（全21製品）を徹底比較！満足度や機能での絞り込みも

ペーパーレス会議システムの基礎知識

ペーパーレス会議システムとは、従来のように紙の資料に依存せずに会議を実施できるようにするツールのことです。

ノートPCやタブレットなどを代替手段として利用可能にし、具体的にはデータ化された資料の共有はもちろん、進行に合わせて各参加者における閲覧ページの同期やマーカー／ポインタの表示などを制御したり、資料に書き込みを行ったりできるようにします。

会議をペーパーレス化することで、大量な資料の印刷コストを削減し、配布などの事前準備を効率化できます。また、遠隔会議との親和性も高まります。さらに、資料のデジタル化によってセキュリティを確保しやすくなり、重要な書類の回収や廃棄といった配慮や作業負担も軽減されます。

ペーパーレス会議システムの人気おすすめ製品比較

ペーパーレス会議システムの種類

企業向けのペーパーレス会議システム

官公庁向けのペーパーレス会議システム

ペーパーレス会議システムの機能一覧・できること

資料の共有

資料の操作

資料の書き込み

情報セキュリティ

ペーパーレス会議システムの導入メリット

準備にかかる負担を軽減できる

会議資料の管理を効率化できる

印刷などのコストを削減できる

情報漏洩のリスクを軽減できる

リモートワークの促進に繋がる

ペーパーレス会議システムの導入デメリット

導入や運用にはコストが発生する

操作の方法を習得する必要がある

資料への自由な書き込みが難しい

ペーパーレス会議システムの選び方と比較のポイント

①：クラウド型かオンプレミス型か

②：コストや料金プランは予算内か

③：使い勝手や操作性は問題ないか

④：同時に参加できる人数は十分か

⑤：オンライン会議に対応しているか

⑥：スマートフォンに対応しているか

⑦：利用したい機能は備わっているか

⑧：セキュリティ対策や機能は強固か

⑨：フォローやサポート体制は十分か

ペーパーレス会議システムの価格・料金・費用相場

初期導入費用の相場

月額利用料金の相場

オプション料金の相場

ペーパーレス会議システムの最新トレンド2024

AI活用による議事録自動作成機能の進化

オンライン会議との統合

ゼロトラストモデルの採用

ペーパレス会議システムと関連のあるソフトウェア

【規模別】ペーパーレス会議システムの人気おすすめランキング

ペーパーレス会議システムの高評価ランキング

中小企業で人気のペーパーレス会議システムランキング

中堅企業で人気のペーパーレス会議システムランキング

大企業で人気のペーパーレス会議システムランキング

ペーパーレス会議システムの人気おすすめ製品比較

製品名	ユーザー満足度	レビュー数	価格
Foxit PDF Editor	4.4/5.0点	17件	11,220円～
Handbook	4.0/5.0点	24件	25,000円～
SideBooksクラウド本棚	3.7/5.0点	3件	30,000円～
moreNOTE	4.5/5.0点	1件	1,200円～

※Grid掲載製品のうち、2024年12月11日時点における満足度の高い順番(Leader製品＞High Performer製品＞バッジ未獲得製品)で表示しています。

各製品の機能の有無や操作性、サポート品質や料金プランなど、さらに詳しい比較表は、こちらの「製品比較ページ」から確認することができます。

ペーパーレス会議システムの種類

企業向けのペーパーレス会議システム

企業向けのペーパーレス会議システムは、複数の拠点にまたがる会議や、大人数のミーティングを効率的に運営するためのツールです。ドキュメントの共有やリアルタイムでの意見交換をスムーズに行える機能が搭載され、資料の更新や配布もデジタル化されます。企業の情報セキュリティに配慮したアクセス権限の管理機能もあり、ペーパーレス化によりコスト削減と業務効率化を実現します。

官公庁向けのペーパーレス会議システム

官公庁向けのペーパーレス会議システムは、セキュリティ対策が強化されており、機密情報の取り扱いが安全に行える設計になっています。法令遵守を求められる会議でも、ペーパーレスで効率的な運営が可能です。文書の電子保存やデジタル署名機能も備えており、手続きの迅速化と正確性を確保できます。また、資料の紙出力を削減し、環境負荷の低減にも貢献します。

ペーパーレス会議システムの機能一覧・できること

機能	解説
資料の共有	会議の参加者へ資料の閲覧／ダウンロード用URLを配布して共有できるようにする
資料の操作	会議のファシリテーターや発表者の進行に応じて、各参加者の閲覧ページの同期、資料の切り替えなどを自動的に実行する
資料への書き込み	発表者が強調したい部分にマーカーを書き込んだり、発表者と参加者が互いに資料へメモ書きを行ったり、あるいは自分の資料だけに個人用のメモを描き込んだりできる
セキュリティ	資料の暗号化や閲覧権限／有効期限設定などで情報保護を行えるほか、そもそも資料を端末に保持させない仕組みを採用しているものもある

資料の共有

ペーパーレス会議システムの基本機能として、参加者全員に資料を瞬時に共有することが可能です。事前に資料をアップロードし、会議中にリアルタイムで更新することもできます。また、会議資料を遠隔地の参加者とも同時に共有できるため、場所に縛られずスムーズな情報伝達を実現します。これにより、紙の配布にかかる時間やコストを削減できるのが特徴です。

資料の操作

ペーパーレス会議システムでは、会議中に共有した資料を自由に操作することができます。ページ送りや拡大・縮小などの操作が簡単に行え、必要な情報に迅速にアクセスできます。さらに、特定のページにジャンプする機能や、重要な部分をマークする機能も備わっているため、会議進行を円滑に進めることができます。

資料の書き込み

ペーパーレス会議システムでは、共有された資料に対して手書きメモやコメントを書き込むことが可能です。注釈を追加することで、後から見返した際にも会議内容を明確に把握できます。デジタルならではの便利な書き込み機能により、資料を配布しての紙の書き込みが不要となり、会議の効率化が図れます。

情報セキュリティ

ペーパーレス会議システムでは、資料の共有に関して強固なセキュリティ対策が施されています。アクセス権限を設定することで、参加者ごとに閲覧・編集可能な範囲を制御でき、外部からの不正アクセスを防ぎます。また、データの暗号化やアクセスログの管理機能により、機密情報の漏洩リスクを最小限に抑えることができます。

ペーパーレス会議システムの導入メリット

準備にかかる負担を軽減できる

ペーパーレス会議システムを導入することで、会議資料の印刷や配布といった準備作業が不要になり、準備にかかる手間を大幅に軽減できます。特に大規模な会議では、資料を一から印刷して準備する時間とコストがかかりますが、システムを活用することでその負担を軽くし、会議前の業務効率を向上させることが可能です。

会議資料の管理を効率化できる

ペーパーレス会議システムでは、会議資料をデジタル形式で一元管理できるため、資料の紛失や散乱を防ぐことができます。また、必要な資料を瞬時に検索・閲覧できるため、資料の確認や更新が容易になり、効率的な会議運営をサポートします。これにより、従来の紙ベースでの資料管理に比べ、格段に効率が向上します。

印刷などのコストを削減できる

ペーパーレス会議システムを導入することで、紙やインク、プリンターなどの印刷に関するコストを大幅に削減できます。特に大量の資料を扱う企業では、印刷や配送にかかるコストが無視できない負担となりますが、ペーパーレス化することでこれらの経費を削減し、環境にも配慮した運用が可能です。

情報漏洩のリスクを軽減できる

ペーパーレス会議システムは、セキュリティ機能が充実しており、資料にアクセスできる権限を設定することができます。これにより、機密情報の不正な流出や、外部への漏洩リスクを大幅に軽減できます。紙ベースの資料とは異なり、データは暗号化され、安全な環境での管理が行えるため、情報セキュリティを強化できます。

リモートワークの促進に繋がる

ペーパーレス会議システムは、リモートワークに適した環境を提供します。インターネットさえあれば、どこからでも会議に参加でき、資料の共有や閲覧が可能です。これにより、場所に縛られない柔軟な働き方を実現し、リモートワークの推進や業務の効率化に寄与します。

ペーパーレス会議システムの導入デメリット

導入や運用にはコストが発生する

ペーパーレス会議システムの導入には、初期費用や月額利用料などのコストが発生します。また、システムの運用やサポートに対しても継続的なコストがかかる場合があります。特に、専用機器やソフトウェアが必要な場合、初期投資額が高くなることもあるため、事前に費用対効果をしっかりと検討する必要があります。

操作の方法を習得する必要がある

ペーパーレス会議システムはデジタル技術を活用しているため、操作方法を習得するための教育やトレーニングが必要です。特に、ITに不慣れな従業員が多い企業では、導入当初は戸惑うことが予想され、システムの習熟に時間がかかる場合もあります。そのため、操作方法の習得にかかるリソースも導入時の課題となることがあります。

資料への自由な書き込みが難しい

ペーパーレス会議システムでは、デジタル資料への書き込み機能があるものの、紙に直接書き込むのと比べて自由度が低く感じることがあります。特に、手書きで自由にメモを取りたい利用者にとっては、操作感に違和感が残る場合があり、これがシステム利用に対する抵抗感となる可能性もあります。

ペーパーレス会議システムの選び方と比較のポイント

①：クラウド型かオンプレミス型か

ペーパーレス会議システムには、クラウド型とオンプレミス型の選択肢があります。クラウド型は初期費用が抑えられ、インターネットさえあればどこからでも利用できる利便性がありますが、データの管理は外部サーバーに依存します。オンプレミス型は自社のサーバーで運用するため、セキュリティ面で安心感があるものの、初期導入費用や運用コストが高くなりがちです。企業のニーズに合ったタイプを選ぶことが重要です。

②：コストや料金プランは予算内か

ペーパーレス会議システムは、導入時や運用にかかるコストが大きな要素です。初期費用や月額料金、ユーザー数に応じたプランの柔軟性など、予算内で収まるかを確認しましょう。また、無料トライアルや、料金プランに応じて機能が制限される場合もあるため、費用対効果をしっかり検討することが大切です。

③：使い勝手や操作性は問題ないか

システムの使い勝手や操作性も重要な選定ポイントです。ペーパーレス会議システムをスムーズに導入し、業務効率を上げるためには、ユーザーが簡単に操作できるインターフェースが求められます。複雑な操作が不要で、直感的に利用できるかどうかを事前に確認し、社員がすぐに使いこなせるシステムを選ぶことが推奨されます。

④：同時に参加できる人数は十分か

ペーパーレス会議システムを導入する際、会議に参加する人数がどのくらいまで対応できるかも考慮が必要です。特に、大規模な会議や多拠点のリモート会議が多い企業では、同時接続人数の上限が十分であるかを確認しましょう。参加人数によっては追加費用が発生する場合もあるため、事前に確認しておくことが大切です。

⑤：オンライン会議に対応しているか

リモートワークや在宅勤務が増加する中、オンライン会議への対応はペーパーレス会議システムにおいて必須の要件となっています。画面共有や資料のリアルタイム編集機能など、オンライン会議を円滑に進めるための機能が揃っているかを確認し、適切なシステムを選択することが重要です。

⑥：スマートフォンに対応しているか

ペーパーレス会議システムを選ぶ際に、スマートフォンやタブレットでの操作が可能かどうかもポイントです。モバイル端末に対応していれば、会議資料を外出先でも確認・編集できるため、場所を問わず業務を進めることができます。出張やリモートワークが多い場合には、モバイル対応のシステムが特に有利です。

⑦：利用したい機能は備わっているか

ペーパーレス会議システムには多様な機能が搭載されていますが、自社の業務フローに合った機能が揃っているかを確認することが重要です。資料の共有や書き込み、画面共有など、日常業務で必要とされる機能を優先的に選び、導入後に不足がないよう、事前に機能をリストアップして確認しておくことが推奨されます。

⑧：セキュリティ対策や機能は強固か

企業内で扱う会議資料は機密性の高い情報を含む場合が多いため、ペーパーレス会議システムには強固なセキュリティ対策が求められます。資料の暗号化やアクセス権限の設定、データの保護対策が十分に施されているかを確認し、外部への情報漏洩リスクを軽減することが重要です。

⑨：フォローやサポート体制は十分か

ペーパーレス会議システムを導入した後も、操作方法やトラブル時の対応がスムーズに行えるよう、サポート体制が充実しているかどうかを確認しましょう。特に、導入初期にはトラブルが発生しやすいため、迅速に対応してくれるフォロー体制が整っているシステムを選ぶことが安心です。

ペーパーレス会議システムの価格・料金・費用相場

ペーパーレス会議システムの料金は、企業規模や利用人数、必要な機能によって異なります。初期費用と月額または年額の利用料金に分かれるのが一般的です。

初期費用には、システムの設定やユーザートレーニングなどが含まれます。月額または年額の利用料金は、ユーザー数に応じて設定され、利用人数が増えるほど1人あたりの料金は安くなる傾向があります。必要な機能によっても料金が変動し、基本的な機能のみを提供するプランから高度な機能を備えたプランまで、幅広い選択肢があるのが特徴です。

また、システムの導入形態によっても違いがあります。クラウド型のペーパーレス会議システムを選択すれば、サーバー管理費用が不要になるため、コスト面でのメリットが期待できるでしょう。一方、オンプレミス型の場合は、初期費用が高くなる傾向がありますが、長期的に見れば費用を抑えられる可能性もあります。

初期導入費用の相場

ペーパーレス会議システムの初期導入費用は、システムの規模や機能により大きく異なります。一般的なクラウド型では初期費用が比較的低く、無料で導入できるサービスもありますが、オンプレミス型ではサーバー設置やカスタマイズにより高額になることがあります。費用は数万円から数十万円までの範囲が一般的です。導入にかかる初期コストは、利用する機能や規模を考慮して適切なプランを選択することが重要です。

月額利用料金の相場

ペーパーレス会議システムの月額料金は、利用するユーザー数や機能に応じて変動します。小規模なシステムでは、月額数千円から利用できるプランもありますが、ユーザー数が増えると月額数万円以上になる場合もあります。料金体系はユーザー数や利用頻度に応じて柔軟に設定されていることが多いので、自社の会議規模や予算に応じた最適なプランを選択することが推奨されます。

オプション料金の相場

ペーパーレス会議システムには、基本機能以外に追加のオプション機能が用意されていることがあります。例えば、会議資料のクラウド保存や、データの高度な暗号化機能、オンライン会議との連携機能などが該当します。これらのオプションは、月額料金に追加される形で数千円から数万円の費用が発生することがあります。必要なオプション機能を慎重に選び、無駄なコストを抑えることが大切です。

ペーパーレス会議システムの最新トレンド2024

AI活用による議事録自動作成機能の進化

2024年のペーパーレス会議システムでは、AI技術を活用した議事録の自動作成機能がさらに進化しています。これにより、会議内容を自動で要約し、議事録を迅速に作成できるようになります。AIは、発言のトピックを把握し、重要な部分を抜き出すことで、より正確で効率的な議事録作成を実現します。これにより、会議後の作業負担が軽減され、迅速な意思決定が可能となることが期待されます。

オンライン会議との統合

リモートワークの普及に伴い、ペーパーレス会議システムとオンライン会議ツールの統合が進んでいます。2024年には、資料共有や書き込み機能がリアルタイムでオンライン会議と連動することが一般化し、遠隔地からの参加者もスムーズに会議に貢献できるようになります。シームレスな連携により、場所に関係なく参加できる環境が整い、企業全体での生産性向上が図られています。

ゼロトラストモデルの採用

2024年には、ペーパーレス会議システムにおけるセキュリティ対策が一層強化されています。特にゼロトラストモデルが注目されており、システムの利用者がどこからアクセスしても信頼しない前提で、データのアクセス権限や利用者の認証を厳密に管理する方法が採用されています。このセキュリティ強化は、機密情報の漏洩リスクを最小限に抑えるため、導入が急速に広がっています。

ペーパレス会議システムと関連のあるソフトウェア

Web会議システム
Web会議システムとペーパレス会議システムを連携して活用することで、遠隔地にいる参加者も同じデジタル資料を共有しながら、効果的な会議を行うことができます。画面共有機能を使用して、ペーパレス会議システム上の資料をリアルタイムで共有することが可能です。

【規模別】ペーパーレス会議システムの人気おすすめランキング

ペーパーレス会議システムの高評価ランキング

製品名	満足度スコア	レビュー数	価格
Foxit PDF Editor	4.2/5.0点	17件	11,220円～
SideBooksクラウド本棚	4.1/5.0点	3件	30,000円～
Handbook	3.9/5.0点	24件	25,000円～

※上記のランキング表は、2024年12月11日時点の「ペーパーレス会議システムの高評価ランキング」から引用しており、ITreviewの保有するユーザーレビューデータに基づいて選出されています。

各製品の機能の有無や操作性、サポート品質や料金プランなど、さらに詳しい比較表は、こちらの「製品比較ページ」から確認することができます。

中小企業で人気のペーパーレス会議システムランキング

製品名	満足度スコア	レビュー数	価格
Foxit PDF Editor	4.4/5.0点	7件	11,220円～
Handbook	4.0/5.0点	11件	25,000円～

※上記のランキング表は、2024年12月11日時点の「中小企業で人気のペーパーレス会議システムランキング」から引用しており、ITreviewの保有するユーザーレビューデータに基づいて選出されています。

各製品の機能の有無や操作性、サポート品質や料金プランなど、さらに詳しい比較表は、こちらの「製品比較ページ」から確認することができます。

中堅企業で人気のペーパーレス会議システムランキング

製品名	満足度スコア	レビュー数	価格
Foxit PDF Editor	4.5/5.0点	3件	11,220円～
Handbook	4.0/5.0点	3件	25,000円～

※上記のランキング表は、2024年12月11日時点の「中堅企業で人気のペーパーレス会議システムランキング」から引用しており、ITreviewの保有するユーザーレビューデータに基づいて選出されています。

各製品の機能の有無や操作性、サポート品質や料金プランなど、さらに詳しい比較表は、こちらの「製品比較ページ」から確認することができます。

大企業で人気のペーパーレス会議システムランキング

製品名	満足度スコア	レビュー数	価格
Foxit PDF Editor	4.3/5.0点	5件	11,220円～
Handbook	3.9/5.0点	10件	25,000円～

※上記のランキング表は、2024年12月11日時点の「大企業で人気のペーパーレス会議システムランキング」から引用しており、ITreviewの保有するユーザーレビューデータに基づいて選出されています。

各製品の機能の有無や操作性、サポート品質や料金プランなど、さらに詳しい比較表は、こちらの「製品比較ページ」から確認することができます。