Web会議のITreview Grid

 Web会議とは、遠隔地点の相手と音声通信やビデオ通信によるコミュニケーションを実現するツールだ。音声やビデオ通信以外にもテキストチャットや、PCの画面共有、ファイルの送受信などの機能を有すツールが多い。利用の際、ビデオ(テレビ)会議専用の機材や専用線などは必要なく、PCに内蔵されたマイク、スピーカー、カメラ、あるいは一般的なヘッドセットやWebカメラなどがあれば利用できる。スマートフォンでも利用できる製品・サービスも多く手軽な点から、社外の相手との会議も比較的簡単に実現できる。Web会議カテゴリーに属する製品は下記の機能を有していることを条件とする。

Web会議の定義
・1対1あるいは複数人で、オンラインによるビデオ通話や音声通話を実現できる
・PCの画面共有、あるいはテキストチャットができる
・会議の主催者が参加者を簡易な手順で招待できる
・通話内容を録音できる


Web会議の導入効果


 Web会議を導入すると、ビデオ会議システムと同様に、会議や研修などのための出張が不要となり、交通費や宿泊費などのコスト削減はもちろんのこと、移動時間を削減できるといったメリットが得られる。さらに、それだけではなく、Web会議ではPC画面の共有や資料アップロードにより、より実務的なコラボレーションが可能だ。また、ビデオ会議専用ルームの予約などの事前準備も不要なため、より手軽なコミュニケーション手段として利用できる。外出中の社員もスマートフォンなどで参加可能なため、日常的な業務の中で必要が生じたら即座にWeb会議を開催することで、迅速な情報共有や意思決定につなげられる。


Web会議の対象ユーザー


導入検討ユーザー
 ・会議に参加するための出張に伴う経費を削減したい
 ・モバイルワークや在宅勤務を行う社員が増えたため、なかなか会議やミーティングが開催できない
 取引先や社外の人と共同作業を行う機会が増えている

・利用ユーザー
 ・コミュニケーションを必要とする全ての従業員


Web会議の機能一覧


会議機能

機能 解説
音声/ビデオ会議 複数人数、あるいは1対1で音声やビデオを用いた会議ができる
テキストチャット テキストベースでの会議(チャット)ができる
スケジュール設定 Web会議のスケジュール設定(予約)が行える他、カレンダーやメールと連携した設定
録音 会議内容を録音し、ファイルとして保存できる
録画 会議内容を録画でき、会議に参加できなかった従業員に共有できる
ミュート 複数人で会議を行う場合、雑音が混じらないよう音声をミュートできる
投票 会議の参加者に対してアンケートをとったり、投票による多数決を行うことができる
モバイルデバイス対応 モバイルアプリやモバイルデバイス用Webブラウザで、スマートフォンやタブレットからでもWeb会議に参加できる
在籍確認(プレゼンス) 組織内ユーザーのプレゼンス(在席中か、席を外しているか、会議中かなど)を確認できる


資料共有

機能 解説
スライドショー 開催者がPowerPointなどのプレゼンテーションやスライドショーを参加者全員のPCへ表示し、操作できる
デスクトップ/アプリケーション画面共有 特定ユーザーのPC上のデスクトップやアプリケーションの画面を参加者全員のPCで共有できる
ファイル共有/送受信 参加者にファイルを送信したり、フォルダを共有したりできる
オンライン上でのメモ書き 資料やホワイトボードなどに注釈をつけたり、メモを記入したりできる




Web会議選定のポイント


 Web会議は、クラウドサービスのSaaSとして提供される形態が多いが、オンプレミス導入が可能な製品/サービスもある。SaaSの場合、会議室数や参加人数にもとづく課金、あるいは利用時間による従量制課金など、さまざまな料金体系で提供されている。オンプレミス導入の場合は、自社のセキュリティポリシーにもとづいた運用、管理が可能で、VPNなどの閉域網内に構築することで、より高いセキュリティを確保できる。

 Web会議は既に成熟した分野のツールであるため、サービスによる機能差は少なくなっているものの、使いやすさという面では製品ごとに違いがある。前述のように、Web会議ではより手軽なコミュニケーション手段として利用できるという点が最大のメリットともいえるため、全てのユーザーが簡単に、最低限の操作で会議を開催したり、参加できたりするかという視点も重要だ。その他、機能面では、例えば会議の音声を自動的にテキストに起こすなどの独自機能を搭載している製品・サービスもある。また、既にビデオ会議を導入済みという企業の場合、既存のビデオ会議システムとの接続互換性(H.323やSIPへの対応など)が確保できるか否かという点も導入選定時の要件に入れるべきだろう。

 音声やビデオの品質については、コーデック技術の進化などによって、現在ではビデオ会議専用システムにもひけをとらない、高品質をうたった製品・サービスも多くなっている。Web会議システムにはソフトウェアコーデック技術が搭載されており、音声や動画の処理速度にはクライアントPCのCPUによるところもある。参加人数が多くなったとたんに音声が途切れたり、ビデオ品質が著しく落ちたりしてしまうようなケースもあるため、特に大規模利用を検討している企業では導入前に大規模利用時の品質などについてもチェックすべきだろう。また、海外拠点との会議での活用を考えている場合も同様で、事業者がデータセンターを設置している場所(国)やデータセンター間の接続帯域によっても、品質が左右されるため、その点も確認しておきたい。


Web会議のシステム要件、他製品との連携方法


 クラウド版で利用する場合はサービスに申し込むだけで利用を開始できる。オンプレミス導入を行う場合はWeb会議用のサーバを自社内で設置することになる。ただ、いずれの場合も、ネットワーク環境についてはしっかりと事前検証を行う必要がある。導入前の同一施設内での1対1などのテストでは問題がなくとも、実際に導入して拠点間で利用したら満足のいく品質が得られないというケースも往々にしてあるようだ。そのため、実際の利用を想定し、できれば拠点間、会議室間、あるいはユーザー間でテストを事前に実施しておきたい。特に利便性を重視して無線ネットワーク通信で利用する場合には、帯域が十分に得られない場所などがないかを確認し、場合によってはアクセスポイントを追加したり、全体的にパフォーマンスが不足気味であれば、QoS(Quality of Service)によって優先的に伝送を行うように設定したりといった対策も必要となる。

 Web会議ではWeb APIを提供することで、外部のWebサイト/サービスなどとの連携を実現する製品・サービスもある。Web APIを利用することで、例えば社内ポータル上にWeb会議の開催・管理機能を組み込んだり、グループウェアのカレンダーから直接、会議室の予約や招待実行などを行ったりできるようになり、Web会議の簡便性をいっそう向上させることが可能だ。

Web会議の基礎知識

 Web会議とは、遠隔地点の相手と音声通信やビデオ通信によるコミュニケーションを実現するツールだ。音声やビデオ通信以外にもテキストチャットや、PCの画面共有、ファイルの送受信などの機能を有すツールが多い。利用の際、ビデオ(テレビ)会議専用の機材や専用線などは必要なく、PCに内蔵されたマイク、スピーカー、カメラ、あるいは一般的なヘッドセットやWebカメラなどがあれば利用できる。スマートフォンでも利用できる製品・サービスも多く手軽な点から、社外の相手との会議も比較的簡単に実現できる。Web会議カテゴリーに属する製品は下記の機能を有していることを条件とする。

Web会議の定義
・1対1あるいは複数人で、オンラインによるビデオ通話や音声通話を実現できる
・PCの画面共有、あるいはテキストチャットができる
・会議の主催者が参加者を簡易な手順で招待できる
・通話内容を録音できる


Web会議の導入効果


 Web会議を導入すると、ビデオ会議システムと同様に、会議や研修などのための出張が不要となり、交通費や宿泊費などのコスト削減はもちろんのこと、移動時間を削減できるといったメリットが得られる。さらに、それだけではなく、Web会議ではPC画面の共有や資料アップロードにより、より実務的なコラボレーションが可能だ。また、ビデオ会議専用ルームの予約などの事前準備も不要なため、より手軽なコミュニケーション手段として利用できる。外出中の社員もスマートフォンなどで参加可能なため、日常的な業務の中で必要が生じたら即座にWeb会議を開催することで、迅速な情報共有や意思決定につなげられる。


Web会議の対象ユーザー


導入検討ユーザー
 ・会議に参加するための出張に伴う経費を削減したい
 ・モバイルワークや在宅勤務を行う社員が増えたため、なかなか会議やミーティングが開催できない
 取引先や社外の人と共同作業を行う機会が増えている

・利用ユーザー
 ・コミュニケーションを必要とする全ての従業員


Web会議の機能一覧


会議機能

機能 解説
音声/ビデオ会議 複数人数、あるいは1対1で音声やビデオを用いた会議ができる
テキストチャット テキストベースでの会議(チャット)ができる
スケジュール設定 Web会議のスケジュール設定(予約)が行える他、カレンダーやメールと連携した設定
録音 会議内容を録音し、ファイルとして保存できる
録画 会議内容を録画でき、会議に参加できなかった従業員に共有できる
ミュート 複数人で会議を行う場合、雑音が混じらないよう音声をミュートできる
投票 会議の参加者に対してアンケートをとったり、投票による多数決を行うことができる
モバイルデバイス対応 モバイルアプリやモバイルデバイス用Webブラウザで、スマートフォンやタブレットからでもWeb会議に参加できる
在籍確認(プレゼンス) 組織内ユーザーのプレゼンス(在席中か、席を外しているか、会議中かなど)を確認できる


資料共有

機能 解説
スライドショー 開催者がPowerPointなどのプレゼンテーションやスライドショーを参加者全員のPCへ表示し、操作できる
デスクトップ/アプリケーション画面共有 特定ユーザーのPC上のデスクトップやアプリケーションの画面を参加者全員のPCで共有できる
ファイル共有/送受信 参加者にファイルを送信したり、フォルダを共有したりできる
オンライン上でのメモ書き 資料やホワイトボードなどに注釈をつけたり、メモを記入したりできる




Web会議選定のポイント


 Web会議は、クラウドサービスのSaaSとして提供される形態が多いが、オンプレミス導入が可能な製品/サービスもある。SaaSの場合、会議室数や参加人数にもとづく課金、あるいは利用時間による従量制課金など、さまざまな料金体系で提供されている。オンプレミス導入の場合は、自社のセキュリティポリシーにもとづいた運用、管理が可能で、VPNなどの閉域網内に構築することで、より高いセキュリティを確保できる。

 Web会議は既に成熟した分野のツールであるため、サービスによる機能差は少なくなっているものの、使いやすさという面では製品ごとに違いがある。前述のように、Web会議ではより手軽なコミュニケーション手段として利用できるという点が最大のメリットともいえるため、全てのユーザーが簡単に、最低限の操作で会議を開催したり、参加できたりするかという視点も重要だ。その他、機能面では、例えば会議の音声を自動的にテキストに起こすなどの独自機能を搭載している製品・サービスもある。また、既にビデオ会議を導入済みという企業の場合、既存のビデオ会議システムとの接続互換性(H.323やSIPへの対応など)が確保できるか否かという点も導入選定時の要件に入れるべきだろう。

 音声やビデオの品質については、コーデック技術の進化などによって、現在ではビデオ会議専用システムにもひけをとらない、高品質をうたった製品・サービスも多くなっている。Web会議システムにはソフトウェアコーデック技術が搭載されており、音声や動画の処理速度にはクライアントPCのCPUによるところもある。参加人数が多くなったとたんに音声が途切れたり、ビデオ品質が著しく落ちたりしてしまうようなケースもあるため、特に大規模利用を検討している企業では導入前に大規模利用時の品質などについてもチェックすべきだろう。また、海外拠点との会議での活用を考えている場合も同様で、事業者がデータセンターを設置している場所(国)やデータセンター間の接続帯域によっても、品質が左右されるため、その点も確認しておきたい。


Web会議のシステム要件、他製品との連携方法


 クラウド版で利用する場合はサービスに申し込むだけで利用を開始できる。オンプレミス導入を行う場合はWeb会議用のサーバを自社内で設置することになる。ただ、いずれの場合も、ネットワーク環境についてはしっかりと事前検証を行う必要がある。導入前の同一施設内での1対1などのテストでは問題がなくとも、実際に導入して拠点間で利用したら満足のいく品質が得られないというケースも往々にしてあるようだ。そのため、実際の利用を想定し、できれば拠点間、会議室間、あるいはユーザー間でテストを事前に実施しておきたい。特に利便性を重視して無線ネットワーク通信で利用する場合には、帯域が十分に得られない場所などがないかを確認し、場合によってはアクセスポイントを追加したり、全体的にパフォーマンスが不足気味であれば、QoS(Quality of Service)によって優先的に伝送を行うように設定したりといった対策も必要となる。

 Web会議ではWeb APIを提供することで、外部のWebサイト/サービスなどとの連携を実現する製品・サービスもある。Web APIを利用することで、例えば社内ポータル上にWeb会議の開催・管理機能を組み込んだり、グループウェアのカレンダーから直接、会議室の予約や招待実行などを行ったりできるようになり、Web会議の簡便性をいっそう向上させることが可能だ。