船越 硫雅
Dot Works｜パソコンスクール｜経営・経営企画職｜20人未満｜導入決定者｜契約タイプ 無償利用
良いポイント
Microsoft Teams、使ってみて一番実感したのは「あれこれツールを切り替える手間がなくなる」ことでした。これまではオンライン会議はZoom、社内チャットはSlack、ファイル共有はGoogle Drive...といった感じで、仕事を進めるたびに色々なアプリを開き直していました。でもTeamsを導入してからは、ほぼこれだけで完結しています。
例えば、会議中にチャットで議事録を共有したり、関連ファイルをアップロードしたりするのがシームレスにできるので、会議後の「あのファイルどこだっけ？」みたいな探す手間がなくなりました。個人的にすごく助かっているのは、会議の録画機能です。聞き逃した部分を後から見返したり、欠席したメンバーに共有したりするのにとても便利。
もちろん、最初から完璧に使いこなせるわけじゃなく、慣れるまでに少し時間はかかりました。でも、慣れてしまえばこれなしでは仕事が回らないくらい、なくてはならない存在になっています。リモートワークやハイブリッドワークが主流になった今、本当に心強いツールだと思います。
改善してほしいポイント
使い勝手は素晴らしいTeamsですが、正直に言うと「ちょっと重いな...」と感じる場面が多々あります。特に、複数のアプリを同時に立ち上げていたり、画面共有で動画を流したりすると、PCの動作がカクついたり、ファンが回りだしたりすることがあります。もう少し軽快に動作するようになると、さらに快適になるのになと思います。
また、意外と不便に感じるのが、チャット機能です。特に複数のプロジェクトに関わっていると、通知が次から次へと飛んできて、重要なメッセージを見落としがちです。通知設定を細かく調整することはできるのですが、それでもどこまで設定すればいいのか迷ってしまうことがあります。もっとスマートに通知を管理できる仕組みがあると嬉しいですね。
あとは、ファイルのアップロードや共有も、たまにエラーが出たり、時間がかかったりすることがあります。急いでいる時に限って起こるので、地味にストレスを感じます。
全体的に見れば非常に便利なツールですが、これらの細かい点が改善されれば、さらに多くの人がストレスなく使えるようになると思います。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
以前は、オンラインでのコミュニケーションがバラバラになっていて、仕事の効率がなかなか上がりませんでした。会議はZoom、社内連絡は別のチャットツール、そしてファイルのやり取りはメールやクラウドストレージと、それぞれの情報を探すのに一苦労。チームで何かを進めようにも、「あの情報どこだっけ？」という会話ばかりで、本題になかなか入れないのが大きな課題でした。
しかし、Teamsを導入してからは、その全てが一つの場所で完結するようになりました。チャットでのやり取りと会議の予定を同じ画面で確認でき、関連ファイルもすぐに共有できるので、情報があちこちに散らばることがなくなりました。特に役立ったのは、プロジェクトごとに「チーム」を作成し、その中で全てのやり取りを完結できる機能です。おかげで、過去の議論や共有資料を探す時間が大幅に減り、本当にやるべき仕事に集中できるようになりました。
これらの機能のおかげで、コミュニケーションの効率が格段に向上し、チーム全体の生産性が上がったと実感しています。
検討者へお勧めするポイント
これからオンラインでのチーム連携を強化したいと考えているなら、Microsoft Teamsは間違いなくおすすめです。最大の魅力は、コミュニケーションに必要な機能がすべて集約されている点です。チャット、オンライン会議、ファイル共有、タスク管理といった機能がシームレスに連携しているので、わざわざ複数のツールを切り替える手間がありません。
特に、会議の録画機能や議事録をチャットに直接残せる機能は、後から情報を見返す際に非常に便利です。また、WordやExcel、PowerPointといったOffice製品との連携が非常にスムーズなのも大きなポイントです。共有されたファイルをTeams上で直接開いて編集できるので、作業効率が格段に上がります。
正直なところ、最初は機能が多すぎて戸惑うかもしれません。しかし、使い始めるうちにそれぞれの機能がどう繋がっているか理解でき、チーム全体のコミュニケーションが劇的に改善されることを実感できるはずです。
無料版でも基本的な機能は十分に使えるので、まずは少人数で試してみてはいかがでしょうか。チームの生産性を向上させたいと考えている方に使ってみてほしいツールです。
今後導入予定のあるITツール
チャットツールの導入
ファイル共有ツールの導入
ペーパレスを実現するためのツールの導入
電子署名ツールの導入
マルウェア・フィッシング対策
条件付きアクセスの導入（いつ、どこで、だれが、どのPCで会社のデータ、アプリにアクセスできるか制御）
BIツールの導入（さまざまなデータを分析・見える化）
PBXのクラウド化（会社の固定電話の着発信、内線通話をPC、スマートフォンなどで行えるようにする）
分からない
