メール文化から脱却、担当者不在でも止まらない業務フロー【ITreview】IT製品のレビュー・比較サイト

良いポイント

Teamsといえばチャットや音声・映像通話がポピュラーですが、私が一番良いと感じているのは「Microsoft製品との横のつながり」です。

うちの会社ではSharePointでポータルサイトを作っていて、勤怠修正や社員区分の変更、補助金の申請、時短勤務の申請など、さまざまな様式をExcelやWordでダウンロードしてメール送付する文化があります。ただ、この方法だと担当者が休んでいると処理が止まってしまうのが課題でした。

そこで一部の申請をTeamsに投稿できるようにしたところ、担当者不在でも情報が部内で共有されるので「仕事が止まる」「取りこぼす」といったことがなくなりました。これは大きな改善だと思います。

さらに動画の格納も便利です。SharePointのストレージ契約は調整が難しい場面もあるのですが、Teamsに動画を置けばすぐ表示できる。チャットや通話ツールとしての枠を超えて、コミュニケーション基盤兼ストレージとしても優秀だと感じています。

改善してほしいポイント

基本的に大きな不満はありません。ただ、Teamsは「通話ツール」というイメージが強いため、せっかくの拡張性や連携の強みがユーザーに十分伝わっていない気がします。もっと「組み合わせ活用」の事例が色々なサイトから出るといいですね。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

1.担当者不在でも申請業務が止まらず、部門内で情報共有がスムーズになった
2.メール中心のやりとりから脱却し、情報の取りこぼしがなくなった
3.動画をシームレスに共有できることで、資料や研修コンテンツの展開が楽になった

単なる通話アプリではなく、コミュニケーション全般と業務効率化を両立できるのが大きなメリットだと思います。

検討者へお勧めするポイント

Microsoft 365を利用している会社であれば、まず試して損はありません。わざわざ高額なサードパーティ製ツールを探すよりも、TeamsとSharePointを組み合わせるだけで解決できることは意外に多いです。

「Teams単体でどう使うか」ではなく「既存環境とどう組み合わせるか」という視点で見ると、活用の幅は無限に広がります。そういう意味で、非常に優れたソフトだと思います。

今後導入予定のあるITツール

Web会議ツールの導入
チャットツールの導入
ファイル共有ツールの導入
ペーパレスを実現するためのツールの導入
電子署名ツールの導入
マルウェア・フィッシング対策
条件付きアクセスの導入（いつ、どこで、だれが、どのPCで会社のデータ、アプリにアクセスできるか制御）
BIツールの導入（さまざまなデータを分析・見える化）
PBXのクラウド化（会社の固定電話の着発信、内線通話をPC、スマートフォンなどで行えるようにする）
分からない

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