ビジネスチャットのITreview Grid

 ビジネスチャットとは、ネットワークを介したリアルタイムコミュニケーションを実現するチャットツールのうち、ビジネス用途に特化したものを指す。メッセージの既読/未読の確認やスタンプ、検索、いいね!ボタンといったコンシューマー向けSNSと同様の機能に加えて、企業や組織での利用に必要なセキュリティ対策や管理機能を備えており、安全かつ簡便で迅速なコミュニケーションを実現するツールとして、電子メールや電話の補完的手段(もしくは代替手段)に利用されるケースが増えている。さらに、社内の情報共有やコラボレーションにも役立てられるよう、スケジュール/タスク管理やファイル共有などの機能を搭載する製品・サービスも少なくない。

ビジネスチャットの導入効果


 ビジネスチャットでは基本的には短文のみをやりとりするので、電子メールよりも効率的に読み書きができる。また、メールと比べ複数人での会話も無理なく行え、迷惑メールなどに煩わされることもないため、コミュニケーションに費やす時間を削減しつつ、日常的な議論の活発化も期待できる。電話と比較した場合には、リアルタイムコミュニケーションでありながら、相手の時間を完全に占有することなく、各ユーザーのペースに合わせたやりとりが可能で、しかも、会話がテキストデータとして残るという利点もある。さらに、離れた場所にいる社員とも(製品・サービスによっては社外の人もゲストユーザーとして)円滑にやりとりできるため、テレワークなどを用いた働き方改革でも重要な役割を担う。


ビジネスチャットの対象ユーザー


導入検討ユーザー
 電子メールでのやりとりが非効率だと感じるユーザーが増えており、業務連絡でもコンシューマー系チャットの利用が横行しつつある。
 モバイルワークや在宅勤務を行う社員が増え、円滑なコミュニケーションができなくなっている。

利用ユーザー
 基本的には部門を問わず、また、全社的に導入することが望ましいが、エンジニア系など、特定の業種・部門に特化したビジネスチャットも存在する。また、社外との共同プロジェクトの中で、社外のメンバーとの柔軟なコミュニケーションを行うために導入されるケースもある。

ビジネスチャットの機能一覧


コミュニケーション

機能 解説
チャット 1対1もしくはグループ内において、リアルタイムでテキストをやりとりできる。また、グループチャット中に特に読んでほしい相手をメンションで指名しつつ、グループ全体へメッセージを送信する
他ユーザーのプロフィール確認 組織内の他ユーザーのプロフィールを参照できる
既読/未読のステータス表示 メッセージが読まれたかどうかのステータスを表示する
メッセージ受信の通知 画面表示/通知音、あるいは電子メールへの送信などでメッセージの受信を知らせる
プレゼンス 個々のユーザーのプレゼンス(在席状況)を確認できる
ファイル共有 画像、動画などのファイルをアップロード/ダウンロードできる
タイムライン 参加している全グループへの投稿をまとめて、時系列などの形式で表示できる
メッセージの検索 過去にやりとりしたメッセージに対して、キーワード、ユーザー、タグなどを用いて検索を行える
スタンプ 用意されたイラストなどを用いて、文字入力を省略したり、微妙なニュアンスを伝えたりできる
タスク管理 自分が行うべきタスクや相手に依頼したいタスクを管理し、優先度や部門別などで確認できる
社外ユーザーの招待 社外ユーザーのメールアドレスを使い、組織内のチャットルームに招待する


アクセス制御

機能 解説
ユーザー管理 管理者が組織内ユーザーの追加・変更を行ったり、利用状況や操作履歴などを確認したりできる
セキュリティ管理 利用デバイスやIPアドレスなどによるアクセス制限、部署単位やユーザー単位で利用可能な機能を制限できる
二要素認証 IDとパスワードに加え、登録された電話番号へ確認コードを送り、そのコード入力による二段階の認証を設けることで成りすましの登録を防ぐ
リモートワイプ デバイスの紛失や盗難の際リモートからチャットルームやデータを削除する


ビジネスチャットの選定ポイント


 ビジネスチャットは、本来はコミュニケーションツールの枠組みに属するものだが、企業利用を想定しているがゆえに、情報共有やコラボレーションにも力を入れている製品・サービスが多くなっている。しかも、それは一律的ではなく、例えば、社内SNS系、グループウェア系、オンラインストレージ系、オンライン会議系など、おのおのの事業者の出自によっても得意とする部分が異なる。そのため、どの製品・サービスが優れているかという点だけではなく、自社の導入目的やニーズを明確にした上で選定を行うことが非常に重要となる。

 ビジネスチャットは基本的にはクラウドサービスで提供されており、ユーザー単位の月額・年額などで利用できる他、無料プランを用意しているケースもある。製品・サービスによって金額も幅があるが、基本的な構成であれば1ユーザー当たり月額数百円程度で利用できるものが多い。事業者によっては、複数のプランを用意し、利用できる機能の拡張やより高度な管理機能・セキュリティなどをオプションで提供していたりする。また、セキュリティポリシーでパブリッククラウドなどを利用できない官公庁や金融機関、医療機関向けに、オンプレミス導入が可能なシングルテナント版やパッケージ版を提供している事業者もある。

 多くのビジネスチャットはマルチデバイス対応となっているが、企業、さらには個々のユーザーによって、iOSデバイスやAndroidデバイスのアプリを利用したい、PCで使いたい、あるいはブラウザベースで使いたいなど、ニーズはさまざまだろう。この点も製品・サービスによって対応が異なってくるため、事前に確認しておくべきだといえる。

ビジネスチャットのシステム要件、他製品との連携方法


 ビジネスチャットの利用形態は大きく分けて、(パブリック)クラウド型とオンプレミス型が存在する。クラウド型の場合は、当然ながら、システム部分の構築や運用管理は必要なく、ユーザーは基本的にはインターネット経由で社内外を問わず簡単にアクセスできる。

オンプレミス型については、自社専用のシステムを導入するもので、顧客ごとにプライベートクラウドとして専用環境を用意するシングルテナント型の他、自社のサーバにインストール可能なパッケージ型を提供している事業者も存在する。

パッケージ版の場合はシステムの構築や運用管理を自前で行う必要があるが、インターネットを経由せず、社内ネットワークなどのみでの利用も可能なため、よりセキュアなコミュニケーションを実現することも可能だ。同様に、クラウド型(およびシングルテナント型)でも閉域網接続などに対応することで、高度なセキュリティを確保可能なサービスもある。

 外部連携に関しては、基本的にはメール連携(電子メールへメッセージ受信を通知するなど)程度にとどまる製品・サービスも少なくないが、APIを介した外部サービスとの連携に対応するものも存在する。こうした製品・サービスでは、外部のクラウドサービスやアプリケーションと連携し、通知を受け取ったり、電子メールやCRM、SFAなどの各種情報の一元管理を行ったり、いわゆるbotによるオートメーションの実現によって業務の自動化、効率化を図ったりすることが可能だ。また、ビジネスチャットを大規模導入する場合は、ユーザーの登録や管理が煩雑になりうるが、Active Directoryなどとの連携を実現するオプションやアドオンサービスなどを利用できれば大幅に省力化できる。

ビジネスチャットの基礎知識

 ビジネスチャットとは、ネットワークを介したリアルタイムコミュニケーションを実現するチャットツールのうち、ビジネス用途に特化したものを指す。メッセージの既読/未読の確認やスタンプ、検索、いいね!ボタンといったコンシューマー向けSNSと同様の機能に加えて、企業や組織での利用に必要なセキュリティ対策や管理機能を備えており、安全かつ簡便で迅速なコミュニケーションを実現するツールとして、電子メールや電話の補完的手段(もしくは代替手段)に利用されるケースが増えている。さらに、社内の情報共有やコラボレーションにも役立てられるよう、スケジュール/タスク管理やファイル共有などの機能を搭載する製品・サービスも少なくない。

ビジネスチャットの導入効果


 ビジネスチャットでは基本的には短文のみをやりとりするので、電子メールよりも効率的に読み書きができる。また、メールと比べ複数人での会話も無理なく行え、迷惑メールなどに煩わされることもないため、コミュニケーションに費やす時間を削減しつつ、日常的な議論の活発化も期待できる。電話と比較した場合には、リアルタイムコミュニケーションでありながら、相手の時間を完全に占有することなく、各ユーザーのペースに合わせたやりとりが可能で、しかも、会話がテキストデータとして残るという利点もある。さらに、離れた場所にいる社員とも(製品・サービスによっては社外の人もゲストユーザーとして)円滑にやりとりできるため、テレワークなどを用いた働き方改革でも重要な役割を担う。


ビジネスチャットの対象ユーザー


導入検討ユーザー
 電子メールでのやりとりが非効率だと感じるユーザーが増えており、業務連絡でもコンシューマー系チャットの利用が横行しつつある。
 モバイルワークや在宅勤務を行う社員が増え、円滑なコミュニケーションができなくなっている。

利用ユーザー
 基本的には部門を問わず、また、全社的に導入することが望ましいが、エンジニア系など、特定の業種・部門に特化したビジネスチャットも存在する。また、社外との共同プロジェクトの中で、社外のメンバーとの柔軟なコミュニケーションを行うために導入されるケースもある。

ビジネスチャットの機能一覧


コミュニケーション

機能 解説
チャット 1対1もしくはグループ内において、リアルタイムでテキストをやりとりできる。また、グループチャット中に特に読んでほしい相手をメンションで指名しつつ、グループ全体へメッセージを送信する
他ユーザーのプロフィール確認 組織内の他ユーザーのプロフィールを参照できる
既読/未読のステータス表示 メッセージが読まれたかどうかのステータスを表示する
メッセージ受信の通知 画面表示/通知音、あるいは電子メールへの送信などでメッセージの受信を知らせる
プレゼンス 個々のユーザーのプレゼンス(在席状況)を確認できる
ファイル共有 画像、動画などのファイルをアップロード/ダウンロードできる
タイムライン 参加している全グループへの投稿をまとめて、時系列などの形式で表示できる
メッセージの検索 過去にやりとりしたメッセージに対して、キーワード、ユーザー、タグなどを用いて検索を行える
スタンプ 用意されたイラストなどを用いて、文字入力を省略したり、微妙なニュアンスを伝えたりできる
タスク管理 自分が行うべきタスクや相手に依頼したいタスクを管理し、優先度や部門別などで確認できる
社外ユーザーの招待 社外ユーザーのメールアドレスを使い、組織内のチャットルームに招待する


アクセス制御

機能 解説
ユーザー管理 管理者が組織内ユーザーの追加・変更を行ったり、利用状況や操作履歴などを確認したりできる
セキュリティ管理 利用デバイスやIPアドレスなどによるアクセス制限、部署単位やユーザー単位で利用可能な機能を制限できる
二要素認証 IDとパスワードに加え、登録された電話番号へ確認コードを送り、そのコード入力による二段階の認証を設けることで成りすましの登録を防ぐ
リモートワイプ デバイスの紛失や盗難の際リモートからチャットルームやデータを削除する


ビジネスチャットの選定ポイント


 ビジネスチャットは、本来はコミュニケーションツールの枠組みに属するものだが、企業利用を想定しているがゆえに、情報共有やコラボレーションにも力を入れている製品・サービスが多くなっている。しかも、それは一律的ではなく、例えば、社内SNS系、グループウェア系、オンラインストレージ系、オンライン会議系など、おのおのの事業者の出自によっても得意とする部分が異なる。そのため、どの製品・サービスが優れているかという点だけではなく、自社の導入目的やニーズを明確にした上で選定を行うことが非常に重要となる。

 ビジネスチャットは基本的にはクラウドサービスで提供されており、ユーザー単位の月額・年額などで利用できる他、無料プランを用意しているケースもある。製品・サービスによって金額も幅があるが、基本的な構成であれば1ユーザー当たり月額数百円程度で利用できるものが多い。事業者によっては、複数のプランを用意し、利用できる機能の拡張やより高度な管理機能・セキュリティなどをオプションで提供していたりする。また、セキュリティポリシーでパブリッククラウドなどを利用できない官公庁や金融機関、医療機関向けに、オンプレミス導入が可能なシングルテナント版やパッケージ版を提供している事業者もある。

 多くのビジネスチャットはマルチデバイス対応となっているが、企業、さらには個々のユーザーによって、iOSデバイスやAndroidデバイスのアプリを利用したい、PCで使いたい、あるいはブラウザベースで使いたいなど、ニーズはさまざまだろう。この点も製品・サービスによって対応が異なってくるため、事前に確認しておくべきだといえる。

ビジネスチャットのシステム要件、他製品との連携方法


 ビジネスチャットの利用形態は大きく分けて、(パブリック)クラウド型とオンプレミス型が存在する。クラウド型の場合は、当然ながら、システム部分の構築や運用管理は必要なく、ユーザーは基本的にはインターネット経由で社内外を問わず簡単にアクセスできる。

オンプレミス型については、自社専用のシステムを導入するもので、顧客ごとにプライベートクラウドとして専用環境を用意するシングルテナント型の他、自社のサーバにインストール可能なパッケージ型を提供している事業者も存在する。

パッケージ版の場合はシステムの構築や運用管理を自前で行う必要があるが、インターネットを経由せず、社内ネットワークなどのみでの利用も可能なため、よりセキュアなコミュニケーションを実現することも可能だ。同様に、クラウド型(およびシングルテナント型)でも閉域網接続などに対応することで、高度なセキュリティを確保可能なサービスもある。

 外部連携に関しては、基本的にはメール連携(電子メールへメッセージ受信を通知するなど)程度にとどまる製品・サービスも少なくないが、APIを介した外部サービスとの連携に対応するものも存在する。こうした製品・サービスでは、外部のクラウドサービスやアプリケーションと連携し、通知を受け取ったり、電子メールやCRM、SFAなどの各種情報の一元管理を行ったり、いわゆるbotによるオートメーションの実現によって業務の自動化、効率化を図ったりすることが可能だ。また、ビジネスチャットを大規模導入する場合は、ユーザーの登録や管理が煩雑になりうるが、Active Directoryなどとの連携を実現するオプションやアドオンサービスなどを利用できれば大幅に省力化できる。

ビジネスチャット導入時のROI・費用対効果の算出方法

1.ビジネスチャット導入でメール利用コスト課題解決を重視する場合

 一般的には、全ての連絡がチャットに移行できるわけではないため、メール総量に対し、どの程度がチャットに移行できるかの判断が必要になってくる。これを踏まえ、費用対効果は下記の計算式で算出する。


費用対効果


(A)メール送信に要している人件費 = 

利用人数 × 送信通数 × 送信1回あたり作業時間 × 1分あたり人件費

●計算の例
 ・利用人数:200人
 ・送信通数:1日あたり平均12通、年間(260日)で2860通 *
 ・送信1回あたり作業時間:6分 *
 ・1分あたり人件費:時間あたり4000円として約66円
  200 [人] × 6 [分] × 12 [通] × 66 [円] × 260 (日)= 247,104,000 [円]

※1日平均メール通数、作業時間は「ビジネスメール実態調査2018」(一般社団法人日本ビジネスメール協会)を参照

(B)ビジネスチャット導入後のチャット送信に要する人件費 = 

チャット送信1回あたり人件費 × チャット送信件数 

 ・チャット送信1回あたり人件費
  チャット送信に要する時間:0.5分
   200 [人] × 0.5 [分] × 11 [回] × 66 [円] × 260 (日) = 18,876,000 [円]

 ・チャット送信件数:メール送信の3割が代替できるとして1日あたり3.6回、
           メールよりもやりとりの回数が増加する傾向を考慮してその約3倍で11回とする


(C) ビジネスチャット導入後にも残るメール送信に要する人件費 = 

導入前のメール送信人件費 × チャットで代替できない送信の割合(%) 

 ・チャットで代替できない送信の割合:70% (メール送信通数の30%がチャット代替可能として、70%)
247,104,000 [円] × 0.7 = 172,972,800 [円]


(D)ビジネスチャット利用料(初期費用なしの場合) = 

利用人数 × 月額料金 × 12 (カ月) 

■注意ポイント:導入企業ではメールシステムを廃止した企業がある一方、10%ほどしかチャットに切り替えられていない企業もある。業務内容や社内文化によって活用頻度は異なるため、一定期間ビジネスチャットを試用して、適切に効果を算出した方が望ましい

2. 社内会議のチャット代替、および会議用資料の事前共有を行う場合

 ビジネスチャットのグループ内では常に情報共有と議論が可能だ。定例会議など会議の一部をチャットで代替したり、事前に会議用資料をファイル共有して会議時間を短縮するといった効果も算出可能だ。


会議の削減における費用対効果


(A)会議の全体コスト

 会議時間 × 出席者の時間あたり人件費 + 移動費と移動中の人件費 + 会議用資料作成・配布費

(B)チャットとファイル共有機能により削減できる会議コスト

 上記(A)の計算式から、従来は必要だった下記がゼロとなる
 ・移動交通費と移動中の人件費

 加えて、全てゼロになるわけではないが、下記の項目も削減が見込める
 ・会議時間(チャット上で議論や状況共有ができることにより会議数・時間自体の削減効果が見込める)
 ・会議用資料配布費(人件費や紙コスト)


 ROI・費用対効果を算出する際には、ぜひこれらのケースを参考にしていただきたい。また、ITreviewでは稟議起案時にROI・費用対効果の算出など参考情報としてそのまま添付できるサポートコンテンツを無料配布中です。下記にてダウンロード後、稟議の起案にお役立ていただきたい。 

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