ビジネスチャットとは

ビジネスチャットとは、ネットワークを介したリアルタイムコミュニケーションを実現するチャットツールのうち、ビジネス用途に特化したものを指す。

メッセージの既読/未読の確認やスタンプ、検索、いいね!ボタンといったコンシューマー向けSNSと同様の機能に加えて、企業や組織での利用に必要なセキュリティ対策や管理機能を備えている。安全かつ簡便で迅速なコミュニケーションを実現するツールとして、電子メールや電話の補完的手段(もしくは代替手段)に利用されるケースが増えている。

さらに、社内の情報共有やコラボレーションにも役立てられるよう、スケジュール/タスク管理やファイル共有などの機能を搭載する製品・サービスも少なくない。

ビジネスチャットの定義
・個人同士や複数人のグループでテキストベースのチャット(インスタントメッセージング)ができる
・チャットの履歴を記録/閲覧できる

ビジネスチャットの活用シーン

ビジネスチャットは、これまで社内外とのやり取りに使われていたメールや電話の代替ツールとして、コミュニケーションにかかわるさまざまなビジネスシーンに取り入れられる。

本章では、ビジネスチャットで従来の業務がどのように改善されるのか、その具体例を3つ紹介する。

活用シーン1:メールの代替ツールとして社内外のコミュニケーションを円滑化できる

ビジネスチャットがもたらす効果の一つは、今までメールや対面で行っていたやり取りの円滑化だ。日常の連絡手段を、メールからビジネスチャットに置き換えることで、社内外問わず、よりフランクで迅速なコミュニケーションが生まれる。

▼社内コミュニケーション例(メールとビジネスチャットの比較)

メール ビジネスチャット
資料の共有 「ご確認ください」「受け取りました。ありがとうございます」と、資料の送信者・受信者それぞれがメールを作成する必要がある 送られた資料に対して「OK」「確認します」「いいね」などのスタンプで意思表示が可能
ランチの誘い 相手のプライベートの連絡先を知らないと、カジュアルに誘いづらい 個別にメッセージのやり取りができるため、気軽に誘いやすい

チャットの例

メールでは手間がかかってしまう内容も、ビジネスチャットを用いればSNS感覚で対応できる。業務に支障をきたさない程度の雑談もしやすいため、社内コミュニケーション活性化の効果も期待できる。

活用シーン2:プロジェクトのタスク管理ツールとして、作業工数を削減できる

議事録共有、資料共有、タスク対応有無などプロジェクト進行に関わるタスクを、ビジネスチャットで管理できる。

たとえば、出勤表への入力、経費申請、源泉徴収など、全社員に対応が求められるタスクを考えてみよう。

従来のメールを用いた場合、一斉送信で依頼や資料を共有し、各社員からの反応を回収するという地道な作業を要する。タスクを完了したメンバーと、フォローアップが必要なメンバーがそれぞれ誰か、プロジェクト担当者が手動で管理しなければならない。また、質問事項などの途中のやり取りが、他の業務メールに埋もれてしまい発掘しにくいという問題もある。

一方、ビジネスチャットの場合は、より少ない工数で、より明確なプロジェクト管理が可能になる。

chatwork

例えばChatworkでは、
1. 複数の社内プロジェクトを管理しながら
2. プロジェクト毎にグループでコミュニケーションを取り
3. 個別のタスクをアサインすることができる。

これらが一画面に収まっているため、どのプロジェクトの誰のタスクがどこまで完了しているのか、直感的に理解でき業務効率化に繋がる。

slack

同じようにSlackでも、プロジェクト別にグループを作成することで、社内外コミュニケーションを整理することができる。

Google Documentほか、業務管理ツールのAsanaや、営業支援ツールのSalesforceなど、述べ1,500種類ものアプリケーションと連携して、タブを切り替えることなく、全てをSlack場で完結させられることが特徴である。

プロジェクト担当者がより効率的にタスク管理に臨めるだけでなく、社員同士のやり取りがオープンになることで、タスクのズレや確認漏れも防ぐことができる。

活用シーン3:音声での遠隔コミュニケーションツールとして、リモートワーカーや遠方の相手とやり取りが容易になる

ビジネスチャットがあれば、時間や場所を選ばないテレワークやリモートワークをしている社員とも、遠隔でのコミュニケーションが取りやすくなる。

▼Web会議の様子
web-conference-slack
Slackの使い方より

お互いの様子が見えるため、出欠や健康状態を確認できる。また、画面を通して誰が発言しているのかも見える化されるため、離れた場所にいてもスムーズなコミュニケーションが可能。

web-conference-chatwork
Chatwork公式サイトより

画面共有機能で、ミーティングをしながら全員で同じ資料を確認することができる。

インターネット通信でコミュニケーションが取れる主要ビジネスチャット(SlackChatworkMicrosoft Teams など)では、通話機能を無料で使うことができるため、新たにWeb会議リンクを取得したり、アカウントを登録したりといった手間がかからない。

ビジネスチャットのメリット

効果
ビジネスチャットでは基本的には短文のみをやりとりするので、電子メールよりも効率的に読み書きができる。

また、メールと比べ複数人での会話も無理なく行え、迷惑メールなどに煩わされることもないため、コミュニケーションに費やす時間を削減しつつ、日常的な議論の活発化も期待できる。

電話と比較した場合には、リアルタイムコミュニケーションでありながら、相手の時間を完全に占有することなく、各ユーザーのペースに合わせたやりとりが可能。しかも、会話がテキストデータとして残るという利点もある。

さらに、離れた場所にいる社員とも(製品・サービスによっては社外の人もゲストユーザーとして)円滑にやりとりできるため、テレワークなどを用いた働き方改革でも重要な役割を担う。

ビジネスチャットをおすすめする方

基本的には部門を問わず、また、全社的に導入することが望ましいが、エンジニア系など、特定の業種・部門に特化したビジネスチャットも存在する。また、社外との共同プロジェクトの中で、社外のメンバーとの柔軟なコミュニケーションを行うために導入されるケースもある。

導入検討ユーザー
・電子メールでのやりとりが非効率だと感じる
・業務連絡でもコンシューマー系チャットと同様に手軽にやりとりをしたい
・モバイルワークや在宅勤務を行う社員が増え、円滑なコミュニケーションができなくなっている

利用ユーザー
・部門を問わず全社的に導入されている
・特定の業種、職種に特化したビジネスチャットを利用尾する層もいる
・社外とのコミュニケーション専用ツールとして使用されることも

ビジネスチャットの機能

コミュニケーション

1. コミュニケーション

機能 解説
チャット 1対1もしくはグループ内において、リアルタイムでテキストをやりとりできる。また、グループチャット中に特に読んでほしい相手をメンションで指名しつつ、グループ全体へメッセージを送信する
他ユーザーのプロフィール確認 組織内の他ユーザーのプロフィールを参照できる
既読/未読のステータス表示 メッセージが読まれたかどうかのステータスを表示する
メッセージ受信の通知 画面表示/通知音、あるいは電子メールへの送信などでメッセージの受信を知らせる
プレゼンス 個々のユーザーのプレゼンス(在席状況)を確認できる
ファイル共有 画像、動画などのファイルをアップロード/ダウンロードできる
タイムライン 参加している全グループへの投稿をまとめて、時系列などの形式で表示できる
メッセージの検索 過去にやりとりしたメッセージに対して、キーワード、ユーザー、タグなどを用いて検索を行える
スタンプ 用意されたイラストなどを用いて、文字入力を省略したり、微妙なニュアンスを伝えたりできる
タスク管理 自分が行うべきタスクや相手に依頼したいタスクを管理し、優先度や部門別などで確認できる
社外ユーザーの招待 社外ユーザーのメールアドレスを使い、組織内のチャットルームに招待する

2. アクセス制御

機能 解説
ユーザー管理 管理者が組織内ユーザーの追加・変更を行ったり、利用状況や操作履歴などを確認したりできる
セキュリティ管理 利用デバイスやIPアドレスなどによるアクセス制限、部署単位やユーザー単位で利用可能な機能を制限できる
二要素認証 IDとパスワードに加え、登録された電話番号へ確認コードを送り、そのコード入力による二段階の認証を設けることで成りすましの登録を防ぐ
リモートワイプ デバイスの紛失や盗難の際リモートからチャットルームやデータを削除する

ビジネスチャットを選ぶポイント

チェックポイント

ビジネスチャットは、本来はコミュニケーションツールの枠組みに属するものだが、企業利用を想定しているがゆえに、情報共有やコラボレーションにも力を入れている製品・サービスが多くなっている。

しかも、それは一律的ではなく、例えば、社内SNS系、グループウェア系、オンラインストレージ系、オンライン会議系など、おのおのの事業者の出自によっても得意とする部分が異なる。そのため、どの製品・サービスが優れているかという点だけではなく、自社の導入目的やニーズを明確にした上で選定を行うことが非常に重要となる。

基本的にビジネスチャットはクラウドサービスで提供されており、ユーザー単位の月額・年額などで利用できる他、無料プランを用意しているケースもある。製品・サービスによって金額も幅があるが、基本的な構成であれば1ユーザー当たり月額数百円程度で利用できるものが多い。

事業者によっては、複数のプランを用意し、利用できる機能の拡張やより高度な管理機能・セキュリティなどをオプションで提供することもある。また、セキュリティポリシーでパブリッククラウドなどを利用できない官公庁や金融機関、医療機関向けに、オンプレミス導入が可能なシングルテナント版やパッケージ版を提供している事業者もある。

多くのビジネスチャットはマルチデバイス対応となっているが、企業、さらには個々のユーザーによって使い分けることが可能だ。iOSデバイスやAndroidデバイスのアプリを利用したい、PCで使いたい、あるいはブラウザベースで使いたいなど、ニーズはさまざまだろう。この点も製品・サービスによって対応が異なってくるため、事前に確認しておくべきだといえる。

ビジネスチャットの導入要件、他ツールとの連携方法

ビジネスチャット

ビジネスチャットの利用形態は大きく分けて、(パブリック)クラウド型とオンプレミス型が存在する。

クラウド型の場合は、当然ながら、システム部分の構築や運用管理は必要なく、ユーザーは基本的にはインターネット経由で社内外を問わず簡単にアクセスできる。

オンプレミス型は自社専用のシステムを導入する。顧客ごとにプライベートクラウドとして専用環境を用意するシングルテナント型の他、自社のサーバにインストール可能なパッケージ型を提供している事業者も存在する。

パッケージ版の場合はシステムの構築や運用管理を自前で行う必要があるが、インターネットを経由せず、社内ネットワークなどのみでの利用も可能なため、よりセキュアなコミュニケーションを実現することも可能だ。同様に、クラウド型(およびシングルテナント型)でも閉域網接続などに対応することで、高度なセキュリティを確保可能なサービスもある。

外部連携に関しては、基本的にはメール連携(電子メールへメッセージ受信を通知するなど)程度にとどまる製品・サービスも少なくないが、APIを介した外部サービスとの連携に対応するものも存在する。

こうした製品・サービスでは、外部のクラウドサービスやアプリケーションと連携し、通知を受け取ったり、電子メールやCRM、SFAなどの各種情報の一元管理を行ったり、いわゆるbotによるオートメーションの実現によって業務の自動化、効率化を図ったりすることが可能だ。

また、ビジネスチャットを大規模導入する場合は、ユーザーの登録や管理が煩雑になりうるが、Active Directoryなどとの連携を実現するオプションやアドオンサービスなどを利用できれば大幅に省力化できる。

ビジネスチャットの基礎知識

ビジネスチャットとは、ネットワークを介したリアルタイムコミュニケーションを実現するチャットツールのうち、ビジネス用途に特化したものを指す。

メッセージの既読/未読の確認やスタンプ、検索、いいね!ボタンといったコンシューマー向けSNSと同様の機能に加えて、企業や組織での利用に必要なセキュリティ対策や管理機能を備えている。安全かつ簡便で迅速なコミュニケーションを実現するツールとして、電子メールや電話の補完的手段(もしくは代替手段)に利用されるケースが増えている。

さらに、社内の情報共有やコラボレーションにも役立てられるよう、スケジュール/タスク管理やファイル共有などの機能を搭載する製品・サービスも少なくない。

ビジネスチャットの定義
・個人同士や複数人のグループでテキストベースのチャット(インスタントメッセージング)ができる
・チャットの履歴を記録/閲覧できる

ビジネスチャットの活用シーン

ビジネスチャットは、これまで社内外とのやり取りに使われていたメールや電話の代替ツールとして、コミュニケーションにかかわるさまざまなビジネスシーンに取り入れられる。

本章では、ビジネスチャットで従来の業務がどのように改善されるのか、その具体例を3つ紹介する。

活用シーン1:メールの代替ツールとして社内外のコミュニケーションを円滑化できる

ビジネスチャットがもたらす効果の一つは、今までメールや対面で行っていたやり取りの円滑化だ。日常の連絡手段を、メールからビジネスチャットに置き換えることで、社内外問わず、よりフランクで迅速なコミュニケーションが生まれる。

▼社内コミュニケーション例(メールとビジネスチャットの比較)

メール ビジネスチャット
資料の共有 「ご確認ください」「受け取りました。ありがとうございます」と、資料の送信者・受信者それぞれがメールを作成する必要がある 送られた資料に対して「OK」「確認します」「いいね」などのスタンプで意思表示が可能
ランチの誘い 相手のプライベートの連絡先を知らないと、カジュアルに誘いづらい 個別にメッセージのやり取りができるため、気軽に誘いやすい

チャットの例

メールでは手間がかかってしまう内容も、ビジネスチャットを用いればSNS感覚で対応できる。業務に支障をきたさない程度の雑談もしやすいため、社内コミュニケーション活性化の効果も期待できる。

活用シーン2:プロジェクトのタスク管理ツールとして、作業工数を削減できる

議事録共有、資料共有、タスク対応有無などプロジェクト進行に関わるタスクを、ビジネスチャットで管理できる。

たとえば、出勤表への入力、経費申請、源泉徴収など、全社員に対応が求められるタスクを考えてみよう。

従来のメールを用いた場合、一斉送信で依頼や資料を共有し、各社員からの反応を回収するという地道な作業を要する。タスクを完了したメンバーと、フォローアップが必要なメンバーがそれぞれ誰か、プロジェクト担当者が手動で管理しなければならない。また、質問事項などの途中のやり取りが、他の業務メールに埋もれてしまい発掘しにくいという問題もある。

一方、ビジネスチャットの場合は、より少ない工数で、より明確なプロジェクト管理が可能になる。

chatwork

例えばChatworkでは、
1. 複数の社内プロジェクトを管理しながら
2. プロジェクト毎にグループでコミュニケーションを取り
3. 個別のタスクをアサインすることができる。

これらが一画面に収まっているため、どのプロジェクトの誰のタスクがどこまで完了しているのか、直感的に理解でき業務効率化に繋がる。

slack

同じようにSlackでも、プロジェクト別にグループを作成することで、社内外コミュニケーションを整理することができる。

Google Documentほか、業務管理ツールのAsanaや、営業支援ツールのSalesforceなど、述べ1,500種類ものアプリケーションと連携して、タブを切り替えることなく、全てをSlack場で完結させられることが特徴である。

プロジェクト担当者がより効率的にタスク管理に臨めるだけでなく、社員同士のやり取りがオープンになることで、タスクのズレや確認漏れも防ぐことができる。

活用シーン3:音声での遠隔コミュニケーションツールとして、リモートワーカーや遠方の相手とやり取りが容易になる

ビジネスチャットがあれば、時間や場所を選ばないテレワークやリモートワークをしている社員とも、遠隔でのコミュニケーションが取りやすくなる。

▼Web会議の様子
web-conference-slack
Slackの使い方より

お互いの様子が見えるため、出欠や健康状態を確認できる。また、画面を通して誰が発言しているのかも見える化されるため、離れた場所にいてもスムーズなコミュニケーションが可能。

web-conference-chatwork
Chatwork公式サイトより

画面共有機能で、ミーティングをしながら全員で同じ資料を確認することができる。

インターネット通信でコミュニケーションが取れる主要ビジネスチャット(SlackChatworkMicrosoft Teams など)では、通話機能を無料で使うことができるため、新たにWeb会議リンクを取得したり、アカウントを登録したりといった手間がかからない。

ビジネスチャットのメリット

効果
ビジネスチャットでは基本的には短文のみをやりとりするので、電子メールよりも効率的に読み書きができる。

また、メールと比べ複数人での会話も無理なく行え、迷惑メールなどに煩わされることもないため、コミュニケーションに費やす時間を削減しつつ、日常的な議論の活発化も期待できる。

電話と比較した場合には、リアルタイムコミュニケーションでありながら、相手の時間を完全に占有することなく、各ユーザーのペースに合わせたやりとりが可能。しかも、会話がテキストデータとして残るという利点もある。

さらに、離れた場所にいる社員とも(製品・サービスによっては社外の人もゲストユーザーとして)円滑にやりとりできるため、テレワークなどを用いた働き方改革でも重要な役割を担う。

ビジネスチャットをおすすめする方

基本的には部門を問わず、また、全社的に導入することが望ましいが、エンジニア系など、特定の業種・部門に特化したビジネスチャットも存在する。また、社外との共同プロジェクトの中で、社外のメンバーとの柔軟なコミュニケーションを行うために導入されるケースもある。

導入検討ユーザー
・電子メールでのやりとりが非効率だと感じる
・業務連絡でもコンシューマー系チャットと同様に手軽にやりとりをしたい
・モバイルワークや在宅勤務を行う社員が増え、円滑なコミュニケーションができなくなっている

利用ユーザー
・部門を問わず全社的に導入されている
・特定の業種、職種に特化したビジネスチャットを利用尾する層もいる
・社外とのコミュニケーション専用ツールとして使用されることも

ビジネスチャットの機能

コミュニケーション

1. コミュニケーション

機能 解説
チャット 1対1もしくはグループ内において、リアルタイムでテキストをやりとりできる。また、グループチャット中に特に読んでほしい相手をメンションで指名しつつ、グループ全体へメッセージを送信する
他ユーザーのプロフィール確認 組織内の他ユーザーのプロフィールを参照できる
既読/未読のステータス表示 メッセージが読まれたかどうかのステータスを表示する
メッセージ受信の通知 画面表示/通知音、あるいは電子メールへの送信などでメッセージの受信を知らせる
プレゼンス 個々のユーザーのプレゼンス(在席状況)を確認できる
ファイル共有 画像、動画などのファイルをアップロード/ダウンロードできる
タイムライン 参加している全グループへの投稿をまとめて、時系列などの形式で表示できる
メッセージの検索 過去にやりとりしたメッセージに対して、キーワード、ユーザー、タグなどを用いて検索を行える
スタンプ 用意されたイラストなどを用いて、文字入力を省略したり、微妙なニュアンスを伝えたりできる
タスク管理 自分が行うべきタスクや相手に依頼したいタスクを管理し、優先度や部門別などで確認できる
社外ユーザーの招待 社外ユーザーのメールアドレスを使い、組織内のチャットルームに招待する

2. アクセス制御

機能 解説
ユーザー管理 管理者が組織内ユーザーの追加・変更を行ったり、利用状況や操作履歴などを確認したりできる
セキュリティ管理 利用デバイスやIPアドレスなどによるアクセス制限、部署単位やユーザー単位で利用可能な機能を制限できる
二要素認証 IDとパスワードに加え、登録された電話番号へ確認コードを送り、そのコード入力による二段階の認証を設けることで成りすましの登録を防ぐ
リモートワイプ デバイスの紛失や盗難の際リモートからチャットルームやデータを削除する

ビジネスチャットを選ぶポイント

チェックポイント

ビジネスチャットは、本来はコミュニケーションツールの枠組みに属するものだが、企業利用を想定しているがゆえに、情報共有やコラボレーションにも力を入れている製品・サービスが多くなっている。

しかも、それは一律的ではなく、例えば、社内SNS系、グループウェア系、オンラインストレージ系、オンライン会議系など、おのおのの事業者の出自によっても得意とする部分が異なる。そのため、どの製品・サービスが優れているかという点だけではなく、自社の導入目的やニーズを明確にした上で選定を行うことが非常に重要となる。

基本的にビジネスチャットはクラウドサービスで提供されており、ユーザー単位の月額・年額などで利用できる他、無料プランを用意しているケースもある。製品・サービスによって金額も幅があるが、基本的な構成であれば1ユーザー当たり月額数百円程度で利用できるものが多い。

事業者によっては、複数のプランを用意し、利用できる機能の拡張やより高度な管理機能・セキュリティなどをオプションで提供することもある。また、セキュリティポリシーでパブリッククラウドなどを利用できない官公庁や金融機関、医療機関向けに、オンプレミス導入が可能なシングルテナント版やパッケージ版を提供している事業者もある。

多くのビジネスチャットはマルチデバイス対応となっているが、企業、さらには個々のユーザーによって使い分けることが可能だ。iOSデバイスやAndroidデバイスのアプリを利用したい、PCで使いたい、あるいはブラウザベースで使いたいなど、ニーズはさまざまだろう。この点も製品・サービスによって対応が異なってくるため、事前に確認しておくべきだといえる。

ビジネスチャットの導入要件、他ツールとの連携方法

ビジネスチャット

ビジネスチャットの利用形態は大きく分けて、(パブリック)クラウド型とオンプレミス型が存在する。

クラウド型の場合は、当然ながら、システム部分の構築や運用管理は必要なく、ユーザーは基本的にはインターネット経由で社内外を問わず簡単にアクセスできる。

オンプレミス型は自社専用のシステムを導入する。顧客ごとにプライベートクラウドとして専用環境を用意するシングルテナント型の他、自社のサーバにインストール可能なパッケージ型を提供している事業者も存在する。

パッケージ版の場合はシステムの構築や運用管理を自前で行う必要があるが、インターネットを経由せず、社内ネットワークなどのみでの利用も可能なため、よりセキュアなコミュニケーションを実現することも可能だ。同様に、クラウド型(およびシングルテナント型)でも閉域網接続などに対応することで、高度なセキュリティを確保可能なサービスもある。

外部連携に関しては、基本的にはメール連携(電子メールへメッセージ受信を通知するなど)程度にとどまる製品・サービスも少なくないが、APIを介した外部サービスとの連携に対応するものも存在する。

こうした製品・サービスでは、外部のクラウドサービスやアプリケーションと連携し、通知を受け取ったり、電子メールやCRM、SFAなどの各種情報の一元管理を行ったり、いわゆるbotによるオートメーションの実現によって業務の自動化、効率化を図ったりすることが可能だ。

また、ビジネスチャットを大規模導入する場合は、ユーザーの登録や管理が煩雑になりうるが、Active Directoryなどとの連携を実現するオプションやアドオンサービスなどを利用できれば大幅に省力化できる。

ビジネスチャット導入時のROI・費用対効果の算出方法

1.ビジネスチャット導入でメール利用コスト課題解決を重視する場合

一般的には、全ての連絡がチャットに移行できるわけではないため、メール総量に対し、どの程度がチャットに移行できるかの判断が必要になってくる。これを踏まえ、費用対効果は下記の計算式で算出する。

費用対効果


(A)メール送信に要している人件費 = 

利用人数 × 送信通数 × 送信1回あたり作業時間 × 1分あたり人件費

●計算の例
 ・利用人数:200人
 ・送信通数:1日あたり平均12通、年間(260日)で2860通 *
 ・送信1回あたり作業時間:6分 *
 ・1分あたり人件費:時間あたり4000円として約66円
  200 [人] × 6 [分] × 12 [通] × 66 [円] × 260 (日)= 247,104,000 [円]

※1日平均メール通数、作業時間は「ビジネスメール実態調査2018」(一般社団法人日本ビジネスメール協会)を参照

(B)ビジネスチャット導入後のチャット送信に要する人件費 = 

チャット送信1回あたり人件費 × チャット送信件数 

 ・チャット送信1回あたり人件費
  チャット送信に要する時間:0.5分
   200 [人] × 0.5 [分] × 11 [回] × 66 [円] × 260 (日) = 18,876,000 [円]

 ・チャット送信件数:メール送信の3割が代替できるとして1日あたり3.6回、
           メールよりもやりとりの回数が増加する傾向を考慮してその約3倍で11回とする

(C) ビジネスチャット導入後にも残るメール送信に要する人件費 = 

導入前のメール送信人件費 × チャットで代替できない送信の割合(%) 

 ・チャットで代替できない送信の割合:70% (メール送信通数の30%がチャット代替可能として、70%)
247,104,000 [円] × 0.7 = 172,972,800 [円]


(D)ビジネスチャット利用料(初期費用なしの場合) = 

利用人数 × 月額料金 × 12 (カ月) 

■注意ポイント:導入企業ではメールシステムを廃止した企業がある一方、10%ほどしかチャットに切り替えられていない企業もある。業務内容や社内文化によって活用頻度は異なるため、一定期間ビジネスチャットを試用して、適切に効果を算出した方が望ましい

2.社内会議のチャット代替、および会議用資料の事前共有を行う場合

ビジネスチャットのグループ内では常に情報共有と議論が可能だ。定例会議など会議の一部をチャットで代替したり、事前に会議用資料をファイル共有して会議時間を短縮するといった効果も算出可能だ。

会議の削減における費用対効果

(A)会議の全体コスト

 会議時間 × 出席者の時間あたり人件費 + 移動費と移動中の人件費 + 会議用資料作成・配布費

(B)チャットとファイル共有機能により削減できる会議コスト

 上記(A)の計算式から、従来は必要だった下記がゼロとなる
 ・移動交通費と移動中の人件費

 加えて、全てゼロになるわけではないが、下記の項目も削減が見込める
 ・会議時間(チャット上で議論や状況共有ができることにより会議数・時間自体の削減効果が見込める)
 ・会議用資料配布費(人件費や紙コスト)

ROI・費用対効果を算出する際には、ぜひこれらのケースを参考にしていただきたい。

また、ITreviewでは稟議起案時にROI・費用対効果の算出など参考情報としてそのまま添付できるサポートコンテンツを無料配布中だ。下記にてダウンロード後、稟議の起案にお役立ていただきたい。 

数字を入れるだけ ビジネスチャットの費用対効果や稟議項目が埋まります(無料会員登録が必要です)