社内外との打ち合わせがシームレスに

改善してほしいポイント

会議中の画面共有と資料操作をもっと直感的にしてほしい
・現状、資料を共有しながら別タブの操作をしたい時に、画面切り替えが少し煩雑に感じることがある。
・プレゼン資料を見せながら別のExcelやブラウザを参照したい時に、一度共有を切り替える必要がある。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

社内外の会議・打ち合わせがシームレスに（移動時間を80％削減）
課題
・営業担当や技術スタッフが、取引先や新規顧客との打ち合わせのたびに移動しており、
1件あたり1〜2時間の移動ロスが発生。
・会議設定もメールや電話での調整が中心で、日程確定に時間がかかっていた。
Teams導入後
・招待リンクを発行して送るだけで、顧客がブラウザから参加可能。
・初回商談や社内外合同打合せがオンラインでスムーズに実施可能に。
・Outlook連携により、会議設定→日程調整→実施→録画共有までを一気通貫で管理。
導入効果
・月20件の外出会議のうち15件をオンライン化。
・移動時間 約40時間／月 → 8時間／月 に削減（約80％削減）。
・打ち合わせ件数が増加し、商談スピードが1.5倍に向上。

検討者へお勧めするポイント

社内外のコミュニケーションを一元化できる
・チャット・通話・ビデオ会議・ファイル共有がすべて1つのツールで完結。
・社内メンバーだけでなく、社外の顧客・協力会社とも同じ環境で打ち合わせ可能。
・招待リンクを送るだけで、相手がアカウントを持っていなくても参加できる手軽さも魅力。
オンライン商談や顧客対応に強い
・ブラウザからワンクリック参加が可能で、新規顧客との初回面談にも最適。
・録画・文字起こし・画面共有・ホワイトボードなど、営業シーンで必要な機能が揃っている。
導入コストを抑えつつ効果が高い
・Microsoft 365をすでに利用している企業なら、追加費用なしで使えるケースが多い。
・初期設定も簡単で、ITリテラシーに差があってもすぐ慣れる設計。

今後導入予定のあるITツール

Web会議ツールの導入
チャットツールの導入
ファイル共有ツールの導入
ペーパレスを実現するためのツールの導入
電子署名ツールの導入
マルウェア・フィッシング対策
条件付きアクセスの導入（いつ、どこで、だれが、どのPCで会社のデータ、アプリにアクセスできるか制御）
BIツールの導入（さまざまなデータを分析・見える化）
PBXのクラウド化（会社の固定電話の着発信、内線通話をPC、スマートフォンなどで行えるようにする）
分からない