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テレワークにもおすすめ!モバイル対応のWeb会議システムが重宝される理由|Web会議システムのモバイルアプリがもたらすビジネスメリット

テレワークにも最適!モバイル対応のWeb会議システムが重宝される理由|Web会議システムのモバイルアプリがもたらすビジネスメリット

 「遠方の顧客からの急な呼び出しで、自分が主催した大切な会議の時間に帰社できそうになくなった」「テレワーク中だけど、重要な会議に参加をしなくてはいけない」「30分の会議のために遠方の出先から帰社しなければならない」─。そんな場面で重宝するのが、スマートフォンなどのモバイルデバイスに対応したWeb会議システムである。ここでは、そうしたWeb会議システムのメリットと機能について、改めて確認したい。

「モバイルでWeb会議」が便利な場面

 Web会議システムとは、インターネットとWebを介して映像・音声による会議を可能にするツールことである。基本的には、PCでの利用を想定したオンライン会議の仕組みと言えるが、最近では、スマートフォン/タブレット用のモバイルアプリも提供され、これらのモバイルデバイスからでも会議に参加することが可能になっている。

 Web会議システムのモバイルアプリは、大抵の場合、手持ちのスマートフォン/タブレット用のOS、具体的には、Android OSやiOSの開発元が運営するマーケットプレース(Google Play、App Storeなど)から簡単に入手でき、インストールするだけで活用が可能になる。そのため、導入・活用のハードルは低い。

 とはいえ、ここで次のように感じることがある。「外出中など社外からWeb会議に参加しなければならない場面なんて、あるのだろうか」と─。ただし、そうした場面は意外と多くある。以下、その中から典型的なユースケースを2つ紹介する。

ユースケース-1:社内の同僚とビデオでチャット

 例えば、顧客先で作業を進める機器メンテナンスのサービス担当者と、同僚である社内の技術者がWeb会議システムを通じて対話するといったケースがある。これは、顧客先の設備の異常時に、メンテナンスサービスの担当者が、その状況をスマートフォン(あるいは、タブレット)で撮影して社内の技術者に見せながら、より適切な対応について話し合う、といった使い方だ。

同様に、建設現場で働く建設会社の技術者が、遠隔地にいる上司への状況報告と課題への対応の相談や、在宅勤務中の担当者が重要な指示出しのために社内にいるメンバーへスマートフォンとWeb会議システムを使うケースもある。

 Web会議というと、とかく複数人で行う“会議”を想像しがちだが、Web会議システムは、“映像を使ったアドホックなチャット”にも活用できる。上の2つのケースは、そうしたWeb会議システムとモバイルデバイス(スマートフォン/タブレット)の利点を業務の効率化と精度向上に活かした例といえる。

ユースケース-2:大切な会議に「出れない!」「間に合わない!」をモバイルアプリで解決

 営業担当者の場合、テレワークの最中に、社内のミーティングに遠隔から参加したいと思う場面によく遭遇する。

 1つは、自分が会議を主催したにもかかわらず、出先での顧客との商談が長引き、会議の時間に帰社できそうにならなくなるケースである。

 またもう1つ、会社から少し離れた場所(例えば、会社への移動に1~2時間はかかる顧客先)で仕事を終え、直帰をしようとしたときに、チームから急ぎのミーティングへの参加を呼びかけられることもある。この場合、ミーティングに参加して、チームに協力したいものの、会社には戻りたくないと思うはずである。あるいは、自分が帰社するまで、チームの皆を待たせるのは申し訳ないと感じるかもしれない。

 こうした場面では、遠隔から社内の会議に参加したいと考えるはずである。そして、自分の所属するチームが、Web会議システムを導入していて、そのアプリが自分のスマートフォンにインストールされていれば、その“願い”は簡単に叶えられるのである。

 ちなみに、自分のことをよく知る同僚たちとの会議であれば、声とテキストチャットによる参加で、自分の真意は十分に伝えることができる。

 そのため、出先からのWeb会議への参加は、モバイルPCやタブレットよりも、スマートフォンが便利と感じることもよくある。特に、LTE対応のスマートフォン(つまり、電話機としても使っている通常のスマートフォン)の場合、Wi-Fi環境のない場所でも、インターネットに接続できる。それゆえに、出先からのWeb会議への参加のためにWi-Fi接続が可能な場所を探したり、Wi-Fiルーターを携行したりする必要はなく、移動中の列車の中でも、Web会議に参加して(発言はできないまでも)会議の様子をモニタリングすることが可能だ。これによって、会議の中で話し合われた内容を、あとから同僚に確認する必要がなくなるほか、外出先から会社に戻り、会議に30分ほど遅れて参加することになっても、話し合われている内容をすぐにキャッチアップできるのである。

 定例会議以外の会議は、多くの場合、何らかの意思決定を急ぎで下すために催される。ゆえに予定の変更(後ろ倒し)が許されないことも少なくない。また、誰もが忙しく働き、かつ、メンバーの外出も多い営業チームの場合、なかなか会議の予定が組めないことが多いはずである。さらに、個々人の予定の急な変更により、意思決定に必要なメンバー全員が集まれず、意思決定が後ろにズレ込み、時宜を逸するリスクもある。Web会議のモバイルアプリの活用には、そうした問題を解決できる効果が期待できるのである。

モバイル活用に対応する人気Web会議システム 4製品

 では、スマートフォンやタブレットで利用可能なWeb会議システムには、具体的にどのような製品(サービス)があるのだろうか。

 実のところ、そうしたWeb会議システムは多くある。そんな数ある選択肢の中から、会社で導入するのに適した製品を選ぶ際には、“ちまたの評判”に耳を傾けることが良策といえる。こうすることで、「なぜ、その製品を選んだのか」の理由が分かりやすくなり、周囲を納得させる手間が省けるからである。

 そこで以下では、ITreviewのWeb会議カテゴリーの「ITreview Grid」において、「Leader」の位置付けにある以下の4製品を取り上げ、それぞれの特徴について見ていくことにする。

1.Zoom Meetings
2.Microsoft Teams
3.Cisco Webex Meetings
4.ハングアウト Meet

 ITreviewでは、Web会議システムに対するユーザーによるレビュー(口コミ・評判)内容や投稿数に基づきながら、認知度・満足度がともに高い製品を「Leader」に分類している。上記4製品は、Leaderに分類されているWeb会議システムの中でも評判がよく、かつ、スマートフォン/タブレット用のモバイルアプリも用意している製品である。なお、他の製品の評価が気になる方は、Web会議のカテゴリーページにアクセスされたい。

 また、4製品のユーザーの口コミ・評判を詳しく知りたい方は、下記にアクセスされたい。

▼Zoom Meetingsの口コミ・評判
https://www.itreview.jp/products/zoom/reviews
▼Microsoft Teamsの口コミ・評判
https://www.itreview.jp/products/microsoft-teams/reviews
▼Cisco Webex Meetingsの口コミ・評判
https://www.itreview.jp/products/cisco-webex-meetings/reviews
▼ハングアウト Meetの口コミ・評判
https://www.itreview.jp/products/hangout-meet/reviews

人気4製品の特色、基本機能、料金体系、モバイル対応

 まずは4製品の特徴について、その特色と基本機能、料金体系、そしてモバイル対応の順番でそれぞれ確認することにしたい。

1.Zoom Meetings

画像引用元: https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

■特色:
 使いやすさと通信の安定性で評判のWeb会議システム。会議の主催者は、Zoomへのアカウント登録が必要だが、参加者はZoomアカウントを必要とせず、(PCからの参加の場合)主催者から送られてきたURLをクリックするだけで、Zoomアプリが自動的にインストールされ、Web会議に参加できる。ただし、スマートフォンからの参加の場合は、iPhone/Android向けのZoomモバイルアプリ(無料)をあらかじめダウンロードしておく必要がある。

■基本機能:
 音声通話、ビデオ通話、デスクトップ/アプリケーション共有、ファイル共有、ホワイボード共有、グループチャット、会議のMPEG-4記録、など                 

■料金体系:

■モバイルアプリ:
 Android端末、iPhone/iPadに対応

2.Microsoft Teams

画像引用元: https://www.microsoft.com/ja-jp/biz/smb/teams.aspx

■特色:
 「Microsoft Office 365」に含まれるグループチャットツール。Web会議システムの機能を内包している。あくまでも、Office 365(有料版)の機能として提供されているので、無料版は存在せず、会議に参加するための無料のTeamsアプリがあるのみである。

■基本機能:
 音声通話・ビデオ通話、デスクトップ/アプリケーション共有、ファイル共有、ホワイトボード共有、グループチャット、など

■料金体系

※Office 365の無料版と「Office 365 Business」には、Microsoft Teamsは含まれていない。

■モバイルアプリ:
 Android端末、iPhone/iPadに対応

3.Cisco Webex Meetings

画像引用元: https://www.cisco.com/c/ja_jp/products/conferencing/webex-meetings/index.html

■特色:
 アプリのダウンロードやプラグインが不要で、デバイスに関係なく、いつでも誰とでも会議が行えるWeb会議システム。画像の滑らかさやノイズを低減した音声の聞き取りやすさを特徴とする。

■基本機能:
 音声通話・ビデオ通話、デスクトップ/アプリケーション共有、ファイル共有、ホワイトボード共有、グループチャット、会議のMPEG4記録、など

■料金体系:

■モバイルアプリ:
 Android端末、iPhone/iPad、Apple Watchなどに対応。PC対応のデスクトップ版もあり。

4.ハングアウト Meet

画像引用元: https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/products/meet/

■特色:
 Googleが提供するWeb会議システムで、グループウェア「G Suite」を構成する機能の一つ。Googleの無料アカウントからでも利用できる。会議を設定してURLを参加メンバーに共有するだけでビデオ会議が行える。会議の参加メンバーにはG Suiteのアカウントは必要ではなく、PCの場合であれば、所定のWebブラウザを通じて会議に参加できる。ただし、スマートフォンなどから参加する場合には、「Meetモバイルアプリ」のインストールが必要とされる。

■基本機能:
 ビデオ通話、音声通話、ドキュメント共有、デストップ共有、チャット、会議録画(G Suite for Enterprise版のみ)

■料金体系:

■モバイルアプリ:
Android、iPhone/iPadに対応

4製品の「便利さ」を比較する

 上述した通り、人気の4製品はどれもWeb会議システムとしての基本機能をサポートしている。また、これらの全てが「Leader」製品に位置付けられるだけあって、実際のユーザーの口コミ・評判を見ても「使いやすい」という評価が多い。

 その中で、機能と料金との対比で捉えると、Office 365に一体化され、かつユーザー当たりの料金も安いMicrosoft Teamsは、非常にコストパフォーマンスに優れたWeb会議システムといえる。

 ただし、Microsoft Teamsの場合、あくまでもOffice 365を構成する1つのモジュールであり、Office 365に含まれる他のマイクロソフト製品との親和性、統合性を“売り”にしたグループチャットソフトウェアである。それゆえに、例えば、会議のスケジューリングで連携するツールも、「Microsoft Outlook」に限定されている(他の3製品は、Microsoft OutlookやGoogle Calendarに対応している)。

 さらに、Microsoft Teamsの場合、会議を主催するときはもとより、参加するだけでもマイクロソフトのアカウントが必要とされる。

 そのため、Microsoft Teamsの会議に外部の誰かを参加させようとしたときには、その人がマイクロソフトのアカウントを持っているかどうかの確認が必要とされ、持っていない場合には、新たにアカウントの取得を求める必要がある。加えて言えば、Microsoft Teamsへの参加には、会議に使うデバイスがPCであっても、専用アプリ(無料)のインストールが求められる。その点で、Microsoft Teamsは「社内外の誰とでも簡単につながれる仕組み」とは言いにくいかもしれない。

 この辺りは、Googleのハングアウト Meetについても同様にいえる。

 上述した通り、ハングアウト Meetの場合、会議の参加にG Suiteアカウントは必要とされないが、スマートフォン/タブレットから会議に参加する場合には、専用のモバイルアプリが必要とされる。また、PCからの参加については、Webブラウザがあれば可能となるものの、Meetがサポートするブラウザは「Chrome」「Mozilla Firefox」「Apple Safari」の3つに限定されている。ゆえに、他のWebブラウザを使っているユーザーを会議に参加させたい場合は、そのインストールも求めなければならない。

 これに対して、Cisco Webex MeetingsやZoom Meetingsは、会議の参加者に、何らかのアカウントの登録を求める必要はない。また、PCからの会議参加の場合、アプリをダウンロードするという動作も求められない。その点で、外部の人を会議に招くハードルは低いといえる。

 もちろん、4製品ともに、外部の参加者に経済的な負担を強いるような仕組みではない。

 だが、外部の人が会議に参加する際の簡単さ、言い換えれば、外部の人を会議に招待するときのハードルの低さという点では相応の差異があるようだ。

気になるサポート体制

 会社の業務で使うコミュニケーション/コラボレーションツールとしてWeb会議システムを導入する場合、トラブル対応など、提供元のサポート体制も気になる点である。ということで、先に示した料金体系の中で、それぞれが提供しているサポート体制についても簡単に触れておいたが、実のところ、サポートサービスの実際の品質については、実際に活用し、何らかのトラブルに見舞われないと正確なところはつかめない。ただし、トラブル発生時の対応・対処の体制とサポートの中身について、導入製品を決めた時点で、その提供元、あるいは代理店に対して徹底的に聞き込みをかけたほうがよいかもしれない。

 Web会議システムは、基幹の業務システムやメール、チャットに比べるとそれほどミッションクリティカルなシステムとはいえず、24時間365日の無停止運用が求められるような仕組みではないといえる。それでも、想定外の長時間の停止によって業務に支障が出るのは避けられない。しかも、Web会議システムのトラブル原因は、さまざまに考えられ、ユーザー企業が原因を特定するのは困難で、ベンダーであっても簡単には原因が特定できない場合が想定できる。その意味でも、サポートサービスの品質、サービス担当者のスキルレベルについては、入念に点検しておくことをお勧めしたい。

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