Web会議ツールの中でもZoomは定番のツールですが、意外と使いこなせていない人も多いようです。
そこで本記事では、Web会議においてZoom利用時に押さえておきたい基本機能をご紹介します。覚えておくと便利な機能についても解説しますので、Zoomを最大限に活用したい方は、ぜひ参考にしてください。
Web会議やオンラインMTGにZoomを導入するメリット
Web会議やオンラインMTGにZoomを導入するメリットは数多くありますが、ここでは厳選して6点解説します。
メリット1：利用率の高さ
MM総研が2020年に発表した「SaaS・コラボレーションツール利用動向調査」の結果によると、現在「利用中」および「利用を検討している」Web会議システムを調査したところZoomが一番多く、利用率は35％でした。
出典：コラボレーションツールの利用動向調査（2020年度版） « 市場分析レポート | 株式会社MM総研
このようにシェア率の高さから、取引先企業においても採用されていたり、使ったことがあるという人が多いはずです。ビジネスを円滑に進める上でもよい選択肢となるでしょう。
メリット2：機能が充実している
Zoomは、Web会議ツールの中でも特に機能が充実しているツールです。バーチャル背景の設定や画面のリアルタイム共有、ホワイトボード、参加しているユーザー間でグループディスカッション用にグループ分けをする機能などがよく使われています。また、SlackやGoogleカレンダーなどの別アプリと連携して使用することも可能です。
メリット3：無料で利用できる
有料版以外に無料版も準備されており、多くの人が導入しやすいのもメリットです。また、招待リンクを送るだけで、メンバーを会議に招待できる手軽さもZoomが人気の理由です。ただし無料版の場合は、1回の会議時間が限定されているので注意してください。
メリット4：安定の接続環境
オンラインでコミュニケーションを取る際に重要なのが、接続環境の安定性です。会議中に頻繁に音声が途切れたり、映像が乱れたりするとスケジュール通りに会議を進行できず、集中力も途切れてしまいます。Zoomは回線の最適化技術が優れているため、低速回線でも安定したパフォーマンスを発揮します。また、Wi-FiのみならずLTE接続にも対応しているため、スマホやタブレットからもZoomを使用でき、外出先でも手軽にオンライン会議を開催できます。
メリット5：アカウント登録なしで利用できる
通常のオンライン会議ツールは、会議を開催する主催者と会議に参加する参加者の両社が使用するオンライン会議ツールのアカウント登録を行う必要があります。しかし、Zoomではアカウント登録必要なのは主催者のみで、参加者はアカウント登録をする必要がありません。主催者から送られてきたURLにアクセスするだけで、簡単に会議に参加でき、名前の変更も容易にできるといった手軽さがZoomのメリットです。
メリット6：大規模会議が可能
Zoomは有料プランに加入することで、最大1,000人まで参加可能な大規模会議が開催できます。そのため、ウェビナーやオンラインでの全社会などを行いたいということであれば選択肢となるでしょう。無料プランでも時間の制限はありますが、最大100人の会議を開催できます。
Zoomの基本機能
ビデオで通話ができるだけでなく、以下のような機能を使うことができます。
基本機能1：チャット
チャットでは、短いメッセージを送信したり、ファイルやURLを共有したりできます。全体へのメッセージ送信だけでなく、個別にメッセージを送信することも可能です。
基本機能2：画面共有
画面共有では、自分のPC上の画面を会議の参加者に共有できます。画面共有を行うことで、資料を画面に投影しながら説明できるため、会議の参加者に内容が伝わりやすくなります。Zoomの初期設定では会議の管理者のみが画面共有を行う権限を持っていますが、設定を変更することで、会議の参加者でも画面共有を行えるようになります。
基本機能3：レコーディング
レコーディングでは、会議の画面と音声を録画・録音できます。レコーディングを行うことで、当日会議に参加できなかった人に会議を後から見せられます。レコーディングも画面共有と同様に、初期設定では会議の管理者のみがレコーディングを行える権限を持っているため、会議の参加者にレコーディングをお願いする際は、設定を変更する必要があります。
基本機能4：ブレイクアウトルーム
会議の参加者を選択し、最大50個の部屋に分けられる機能です。グループディスカッションを行い、意見を集約する際などに便利です。
基本機能5：ホワイトボード
会議に参加しているメンバーとオンライン上のホワイトボードを共有できる機能です。イラストや手書きの文字を共有できるため、テキストでは伝わりにくいことも共有可能です。
基本機能6：パスワード設定機能
パスワード設定機能とは、ミーティングにパスワードを設定する機能です。パスワードが設定されたミーティングでは、参加者はミーティングの入室時にパスワード入力が求められます。パスワード設定機能を活用することで、セキュリティ面の向上が図れます。
覚えておくと便利な機能
次に、覚えておくと便利な機能を4つご紹介します。
便利機能1：バーチャル背景
自宅からZoom会議に参加する人も少なくありません。バーチャル背景は、自宅などプライベートな空間を画面上に映したくないときに役立ちます。
便利機能2：リモートコントロール
リモートコントロールとは、会議の参加者が別の会議の参加者の画面を遠隔操作できる機能です。パソコンの操作に慣れてない人とZoom会議する際に活躍します。
便利機能3：スポットライト
スポットライトは、特定の参加者の画面を大きく表示する機能です。Zoomでは通常、発言者の画面が一番大きく表示されます。しかし、スポットライト機能を使用するとスポットライトが当たっている人の映像が常に一番大きく表示されます。特定の方を常に表示させておきたい場面で役立つ機能です。
便利機能4：Zoomと他のアプリを連携する
Zoomとアプリを連携することで、業務を効率化できます。Zoomと連携できるのは以下のようなアプリです。
・Slack
・Googleカレンダー
・Googleドキュメント
・Microsoft Teams
・Snap Camera
・Zendesk
ほかにも、さまざまなアプリと連携可能です。
Zoomを利用する際の注意点
Zoomを利用する際に、最も注意したいのがセキュリティです。本項目では、Zoomを利用する際の注意点を3つご紹介します。
注意点1：パスワードの管理を徹底する
Zoomは、ミーティングURL、もしくはミーティングIDとパスワードが分かれば誰でも簡単に会議に参加できます。そのため、会議に関係ない人が入ってこないように、会議の参加者のみにミーティングURL、IDやパスワードを伝えるように徹底しましょう。
注意点2：待合室機能を使用する
待合室機能を有効にすると、ホストが許可するまで参加者はミーティングに参加できなくなります。これにより、セキュリティ向上につながります。ただし、ホストの方は会議が始まる前までに、待合室で待機している人を入室許可してあげましょう。
注意点3：Zoomアプリのバージョンを常に最新にする
セキュリティ面を向上するために、Zoomアプリは常に最新になっているか確認しましょう。
Zoomの機能をフル活用して会議をスムーズにしよう
Zoomは、非常に機能を豊富に備えたWeb会議ツールです。もしかしたら普段から利用している方でも、使用したことがない機能があるかもしれません。本記事を参考に、これからのZoom会議の効率性を上げてください。
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