※本記事はG2.comの記事を、ITreview Laboが意訳した転載記事です。

人事部には、機密情報を含む複雑な文書が多く存在します。

これらのファイルは、従業員の記録でいっぱいのファイリングキャビネットの中に、未整理の状態で置かれている可能性があります。もしくは、従業員文書管理システムのおかげで、安全、安心、そしてよく整理された状態で保管することができます。  

従業員ドキュメント管理とは？

従業員ドキュメント管理とは、コンプライアンスを維持しながら、会社の記録や従業員情報を保持、ファイリング、整理、廃棄するプロセスのことで、HRドキュメント管理と呼ばれることもあります。

人事サービス提供ソフトウェアによる効果的な従業員ドキュメント管理により、すべての従業員データの検索、保存、管理が容易になります。これにより、ファイルや従業員記録にアクセスする必要がある場合、膨大な量の書類から探し出すことなく、迅速に見つけることができます。

従業員ドキュメント管理の設定方法

従業員ドキュメント管理は、必要な手順さえ知っていれば、簡単に構築できます。ここでは、その方法をご紹介します。

1. 必要な書類を決める

まず、あなたのビジネスが収集しているファイルや記録を洗い出します。書類は通常、部門が処理する人事機能に関連するものです。

これらの必要な人事文書は、通常、次のとおりです。

2. アクセス制限の設定

人事文書の中には、機密文書や特定の従業員だけにアクセスを制限する必要があるものがあります。ファイルを整理する際に、アクセスの必要性を定義しておくとよいでしょう。

記録へのアクセスを管理するには、全従業員、管理職、人事部など、どの部署がその文書にアクセスする必要があるのかを考慮します。また、これらの人々がいつ、どのくらいの頻度でこれらのファイルを必要とする可能性があるかによって、アクセス許可を定めることができます。さらに、これらの人々が特定の文書にアクセスできるようにする方法を検討します。

3. 情報の有効期限を決める

多忙な人事担当者であれば、1回だけ文書を作成して終わりとしたいところです。

しかし、ファイル内のデータには有効期限があるため、そうもいきません。さらに、時にはそれは彼らが無効になる前に、特定の時間のためにドキュメントを保守する必要があり、それは人事チーム次第です。従業員のドキュメント管理を設定する際に、どのファイルに有効期限があるかを確認し、有効期限が切れたときのリマインダーを設定することを検討してください。ケース管理は、特定の問題の始まりと終わりを判断するのにも役立ちます。

有効期限切れのファイルを特定するには、次のことを確認してください。

• 組織は、法律に基づいて特定のファイルを保管する必要があるか？
• これらのファイルは、どのくらいの期間保管する必要があるか？
• 文書を完全に廃棄するきっかけとなるような出来事はあるか？
• 期限切れ後もファイルを保管することに法的責任があるか？

4. セキュリティレベルの決定

ドキュメント管理プロセスを合理化すると、より高いセキュリティと保護が必要な記録があることがわかります。たとえば、医療や障害に関する情報は、従業員用のファイルフォルダとは別に保管する必要があるなど、これらのファイル内の情報は法的に保護されている可能性があります。

また、有効期限が切れたり、保管する必要がなくなったりしたドキュメントは、どのように廃棄すればよいのでしょうか。古くなった研修用ドキュメントなど、単純に捨てられるものもあります。過去または現在の従業員に関する個人情報を含むものは、シュレッダーで処分する必要があります。

5.ファイルの保管とアーカイブの計画を立てる

ファイルに必要なセキュリティについて理解を深めたら、ファイル管理を進めましょう。どのファイルを紙のまま残し（最終的にはシュレッダーで処分する必要があるようなもの）、どのファイルをデジタルで保存できるようにするかを決めておくとよいでしょう。完全にペーパーレス化できるのであれば、これが最も簡単な選択肢かもしれません。

次に、ファイルをどのようにグループ化するかを決めます。例えば、従業員は保険や税金に関する重要な情報を集めた資料ライブラリにアクセスし、マネージャーやチームリーダーは従業員の記録にアクセスできるようにすることができます。

6. ソフトウェアを活用する

時間をかけて適切な人事サービス・デリバリー・ソフトウェアを見つけたら、そのツールを活用して、従業員のドキュメント管理をシンプルにするのは簡単です。必要なファイルはすべて一箇所に集められ、最も必要な記録に対してパラメータ、制限、セキュリティの設定を簡単に行うことができます。

ドキュメント管理システムのメリット

組織や業種に関係なく、人事チームに社員ドキュメント管理システムを導入することには多くのメリットがあります。

コンプライアンスを維持できる

人事ファイルのドキュメント管理システムの主な利点の1つは、組織が安全でコンプライアンスを維持することができるという点です。これらのシステムは、人事チームがどのようなドキュメントがファイル上にあるか、不足しているか、日付やコンプライアンスから外れているかを簡単に確認できるようにします。包括的なドキュメントストレージシステムを持つことは、組織が関連するすべての要件に準拠していることを確認するのに役立ちます。

法的保護

ビジネス全般のニーズに関して言えば、常に法律の制約の範囲内にとどまりたいと思うものです。多くの連邦法が雇用者に特定の従業員記録の保存を義務付けているため、従業員ドキュメント管理ソフトウェアを利用することは絶対条件です。これらの連邦法上の要件に加え、訴訟、規制当局の監査や問い合わせ、従業員の苦情に対応するために、従業員ドキュメントに容易にアクセスできる必要があります。

例えば、従業員が組織に対して差別的な苦情を申し立てた場合、人事部は過去の人事考課、報酬データ、出勤記録などを参照する必要があるでしょう。また、苦情がEEOC（雇用機会均等委員会）の調査に発展した場合、人事部はこれらの記録を活用して、会社を訴訟から保護することができます。

セキュリティとプライバシーの確保

従業員の記録には、安全に保管しなければならないものと、保管期間が決められているものがあるため、これらはすべて一箇所にまとめておくのが望ましいです。雇用主は、医療情報、障害に関する詳細、社会保障番号、その他の個人情報に関連するファイルなど、従業員の機密データを保護することが法的に義務付けられています。

従業員ドキュメント管理システムを導入することで、これらの法的要件を満たすセキュリティプロトコルを備えることができます。

セキュリティとプライバシーに関連するドキュメントシステムの機能には、一般的に以下のようなものがあります。

• 物理的なファイルのロック
• 未使用時のコンピュータやその他の機器の保護
• パスワードと暗号化設定による電子データの保護

人事の生産性向上

人事部門は、ドキュメントを簡単に検索でき、従業員ファイルの一貫性を高めることができれば、より生産的になります。整理されていないドキュメントでいっぱいの書類棚や箱を探す時間を減らし、従業員関係の管理など、日々の業務に時間を割くことができるようになります。

例えば、社内の異動や転勤など、社員のタスクを管理するためにかかる時間と労力を想像してみてください。すべてのファイルが1つの場所にあることを確認することで、引越しの管理をさらにシンプルにすることができます。

ワークフローの改善

紙のファイルを電子ドキュメントに変換するプロセスを自動化することで、人事部だけでなく、他のマネージャーや 経営陣のワークフローも改善されます。重要な従業員記録が必要なときや、福利厚生の管理方針を変更しなければならないときでも、迅速かつ効率的に行うことができます。

人事チームや他のマネージャーのワークフローを改善するだけでなく、これらのファイルをクラウドベースのドキュメント管理システムで安全に整理・保管することで、従業員は人事チームに助けを求めることなく、必要なドキュメントに簡単にアクセスすることができます。

ドキュメント管理システムの課題

一方で、ドキュメント管理システムの導入には、いくつかの課題があります。主な課題の1つは、新しいプロセスを初めて活用する際に発生するトレーニングプロセスです。新しいソフトウェアに投資するだけでなく、コンプライアンスに則った安全な使い方をするためのトレーニングにも時間と労力を費やす必要があります。

また、選択するツールによっては、紙からペーパーレス・ファイルへの移行に時間がかかる場合があります。慣れるまでに時間がかかり、そのメリットを享受するためには、十分に活用することが必要です。

デジタルワークプレイスへの移行

従業員の重要なファイルを探し出すのに何時間も費やすのをやめ、従業員ドキュメント管理を活用しましょう。その結果、「あの書類はどこに置いたっけ？」と悩むことが減り、成功のための適切なプロセスを確認することに集中できるようになります。

重要なファイルをドキュメント管理システムで管理できるようになれば、人事コンプライアンスをどのように向上させることができるかを考えてみてください。

執筆：Mara Calvello／Mara Calvello is a Content Marketing Manager at G2 with a focus on Design, Human Resources, and SaaS Management. She graduated with a Bachelor of Arts from Elmhurst College. In addition to working at G2, Mara is a freelance writer for a handful of small- and medium-sized tech companies. In her spare time, Mara is either at the gym, exploring the great outdoors with her rescue dog Zeke, enjoying Italian food, or right in the middle of a Harry Potter binge.

元記事：Employee Document Management: Organize Company Records（2021.10.18公開）