インボイス制度の導入や電子帳簿保存法の改正に伴い、経費精算の仕方が変化しています。なかにはこの変化を知り、エクセル作業による経費精算からの脱却を考えている人もいるでしょう。しかし、どのようなツールを導入していいのか分からない人も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、経費精算の変化に対応できるおすすめの経費精算システムを3つご紹介します。freeeやマネーフォワードといった有名なツール以外の選択肢をピックアップしましたので、ぜひ参考にしてください。

経費精算ツールとは？

経費精算ツールとは、業務で必要な「費用」を従業員が立て替えて支払った際に利用するツールです。このツールには次のような機能が備わっています。

• 経費の入力・申請
• レシートのスマホ撮影
• 仕訳
• 分析

必要な情報を電子化できることはもちろん、自動で仕訳したり、分析機能を使うことで経費の無駄を見つけたりできます。また経費精算ツールは次の契約形態が選択できます。

• クラウド型
• オンプレミス型
• パッケージソフト型

企業のハード・ソフトウェアの利用状況に応じて契約形態が選べることはもちろん、離れた場所にある本社・支店とのデータ共有が行えます。契約の際には自社に必要な機能だけをカスタマイズできるツールも登場しています。

経費精算ツールの見直しが必要な理由

エクセルといった表計算ツールや、古くから利用している経費精算ツールを使い続けているなら、ツールの見直しをおすすめします。その理由は次の通りです。

• インボイス制度の導入・電子帳簿保存法の改正
• 使いやすさとコストの改善
• エクセル作業にかかる手間の改善

インボイス制度の導入・電子帳簿保存法の改正

2023年10月1日から開始する「インボイス制度」と2022年1月1日から施行されている「電子帳簿保存法改正」により、確定申告で提出する書類に次のような変化が起こります。

• インボイス制度による変化
  • 仕訳
  • 消費税計算方法
• 電子帳簿保存法改正による変化
  • データ保存

エクセル作業や古い経費精算ツールの中には、上記の変化に対応していないものがあります。現行の基準に対応できないので、すべて制度・法律の変化に対応する最新の経費精算ツールへの見直しが必要なのです。

使いやすさとコストの改善

経費精算ツールの見直しを行うことによって、使いやすさとコストが改善します。

近年の経費精算ツールは、ユーザビリティに優れ、マニュアルが充実していることから、初心者にとって使いやすいツールです。また、サブスクリプション形式での利用が可能なので、費用を抑えつつ利用できる特徴を持っています。

エクセル作業にかかる手間の改善

最新の経費精算ツールは、制度・法律の変更に対応できるようにシステムが自動更新されます。エクセル作業を行う場合、制度・法律の変更ごとに自社で更新作業が必要であり、更新時に入力ミスをする可能性があります。

エクセル作業の多くは手作業が必要となるため、その手間を削減するためにも経費精算ツールへの見直しが必要です。

経費精算ツールの見直しポイント

経費精算ツールは様々な企業・メーカーから提供されているので、導入前の比較が欠かせません。経費精算ツールの見直しを行う際にチェックすべきポイントは次の通りです。

• 費用
• 自社ニーズ
• セキュリティ

経費精算ツールに求めるべきなのは、今までの経費精算作業を効率化できるのかという点です。社員が手間に感じている経費精算の作業時間を削減でき、安く利用できるツールがないか確認してみましょう。

多機能なツールも多いため、その機能を活用することで企業が抱える課題を解決できるか検討することが重要です。

また、会社のお金に関わる業務は、万全なセキュリティのもとで利用することが大切です。口コミやツールの認知度、セキュリティ体制などをチェックし、安全に利用できるか確認してみましょう。

おすすめ経費精算ツール3選

「freee」や「マネーフォワード」は、経費精算機能を持つ有名なツールですが、もっと多くの選択肢の中から利用ツールを決めたい人もいるでしょう。

ここでは、高く評価されている3つの経費精算ツールをご紹介します。目的に合ったツールを見つけるためにそれぞれの特徴を確認してみましょう。

楽楽精算

株式会社ラクスが提供する「楽楽精算」は、従来の紙資料、エクセル作業から脱却できることで人気を集めている経費精算ツールです。

経理作業に役立つ機能が充実していることはもちろん、会計システムとの連携に役立つAPIが利用できることから、経費精算の枠を飛び越え、会計作業全体の手間を削減できる魅力を持っています。

また楽楽精算は10,000社を超える導入実績があり、次のような有名企業に採用されています。

• セブン銀行
• RIZAP
• BANDAI NAMCO

資料請求や利用料金のシミュレーションが行えるので、導入前に検討しやすいツールだと言えます。

Concur Expense

株式会社コンカーが提供する「Concur Expense」は、世界規模でサービスが提供されている経費精算ツールです。

Concur Expenseの強みは、高精度の自動分析機能です。ツール内に蓄積されたデータを自動で仕訳して、細かい粒度の分析レポートを出力できることから、企業の目的に応じた経費の検討が行えます。

またクラウドを通じてスマホアプリで簡単に経費精算を行えることから、テレワークなど場所にとらわれることなく利用できます。公式ページでは、登録不要のデモ体験が利用できるので、まずは操作性を確かめてみてはいかがでしょうか。

TeamSpirit

株式会社チームスピリットが提供する「TeamSpirit」は、各企業が持つルールに合わせて経費精算システムをカスタマイズできるツールです。

経費精算ツールの多くは、ツールごとに決められたルールに従う必要があります。一方TeamSpiritは、勤務体系や申請承認などに合わせて自由にカスタマイズできるのが強みです。企業のルールを変更せずに利用できるツールであることから、環境変化への対応が難しい企業におすすめです。

また初めての導入でも使いやすいユーザーフレンドリーなUIが導入されていることはもちろん、マニュアルなども充実していることから、業務に支障を出すことなく利用できます。

問い合わせするとデモ版の利用ができるので、ぜひ導入前に検討してみてください。

もっと詳しく経費精算ツールを知りたいならITreviewで比較しよう

ご紹介した経費精算ツールは、どれもインボイス制度、電子帳簿保存法改正に対応しています。また、経費の分析やレポートの作成を行えることから、月次報告の提出書類の準備が簡単になるのも魅力です。

しかし、利用料金やサービス範囲に細かい違いがあるので、事前に料金表やサービス内容を確認したうえで比較検討を行いましょう。まだ経費精算ツールに触れたことがない人は、デモ版を利用するのがおすすめです。

もっと多くの経費精算ツールを比較して自社に合ったツールを探したい方は、ITreviewが提供するサービス紹介ページを参考に気になる製品を比較してみてはいかがでしょうか。利用者のレビューや評価も掲載しているので、ぜひ参考にしてください。