ビジネスのIT化が進み、職場のペーパーレス化が求められるようになっています。ペーパーレスに着手しやすいのが、給与計算をクラウド化することです。しかし、何となく分かっていても、給与計算をクラウド化するメリットを深く理解していない方も多いでしょう。

そこでこの記事では、従来の給与計算が持つ慢性的な課題と、クラウド化するメリットについて詳しく解説します。クラウド化の導入によって職場の働き方改革が実施できる魅力もあるので、ペーパーレス化の参考にしてください。

給与計算が持つ慢性的な課題とは？

事業者は、従業員に対して給与を支払う必要があります。給与を計算する際には、Excelや古くから利用しているオフラインの給与計算ソフトを使っている会社も多いでしょう。しかし、この給与計算方法には次のような課題があります。

• 手入力しているためミスが発生しやすい
• オフラインで管理すると個人情報流出のリスクがある
• 担当者ごとに作業が属人化しやすい

上記3つの課題は多くの企業で慢性的に発生するトラブルであり、その中でも特に問題視されるのが「手入力によるミス」です。従業員の給与計算を間違えてしまうのは大問題に発展してしまうため、早急に対処する必要があります。

また、給与明細をすべて紙データに出力しなければバックアップが取れなかったり、毎回PDF化して管理する必要があったりと、多大な手間がかかることも問題視されています。

給与計算の課題を解決する選択肢

従来の給与計算が持つ課題を解決するためには、次に示す選択肢の適用が効果的です。

• 給与計算のアウトソーシング化
• クラウドシステムの導入

アウトソーシングは、外部にいる給与計算のプロに作業を委託する方法です。しかし、委託費用自体に大幅なコストが発生するため、作業効率化と費用負担のバランスを取りにくい点がデメリットです。

そこでおすすめするのが「クラウドシステムの導入」です。従来のオフラインで実施していた給与計算をオンラインで実施でき、バックアップやデータ連携などを簡単に実施できるため、パートやアルバイトの人でも簡単に給与計算を行えます。

また、オンラインで同意書を作成して電子データで管理できるため、PDF化や紙出力の手間も削減できます。職場のペーパーレス化が進み、山積みになっていた給与計算の資料をデータ管理できるようになります。次項より、給与計算をクラウド化するメリットを解説します。

メリット1：人材不足や働き方改革に対応

給与計算をクラウド化すると、人材不足の解消を含めた「働き方改革」の点で効果を発揮します。

給与計算は月末の忙しい時期に実施することが多く、他の業務と作業タイミングが被ってしまう場合も少なくありません。対応できる人材が揃っていれば問題はありませんが、多くの企業はギリギリの社員数で仕事を回していることもあります。

このとき役立つのが、給与計算のクラウド化です。オフラインで手入力が必要だった給与計算を自動計算できることはもちろん、年末調整で必要となる所得額や税額の仕訳にも利用できるため、幅広いポイントで活用できます。

メリット2：給与計算の計算チェックの手間を削減

クラウド化された給与計算ツールの多くは、必要情報を入力するだけで簡単に自動計算されるため、引継ぎ作業などを行わずともアルバイトやパートの方でも操作できます。

従来の給与計算では、計算結果に間違いがないかチェックする必要がありました。一方クラウド化した給与計算はルールに即して給与情報を入力するため、計算結果の再チェック等が不要です。

また、社員によって異なる資格手当や保険料の計算も自動で実施し、法令に準拠した計算設定も行えるため、長期的に利用できる便利なツールだと言えます。

メリット3：勤怠管理システムとの連携で入力の省力化

勤怠管理システムと連携できるのも、給与計算をクラウド化するメリットの1つです。

従来の給与計算では、社員が提出するタイムカードの情報をもとに手入力する必要がありました。給与計算のクラウド化とあわせて勤怠管理システムを導入すれば、システムに入力された情報をそのまま給与計算に反映でき、給与計算への手入力が不要となります。

また、事前に設定する従業員情報により、手当の計算や税額の計算も不要です。つまり半自動的に給与を出力できるようになるので、大幅な作業効率化を期待できます。

給与計算をクラウド化するメリットを理解したら製品を比較検討しよう

給与計算をクラウド化すると、ペーパーレス化できることはもちろん、給与計算にかかる手間を大幅に削減可能です。連携機能を利用すれば、さらなる効率化を期待できます。給与計算自体を半自動化できるので、人材不足や仕事量の多さに悩んでいる職場におすすめです。

また、給与明細といった書類のバックアップ管理が楽になり、保管スペースがクラウド上になることから、職場スペースの確保としても効果を発揮します。

給与計算のクラウド化について詳しく理解してから導入を検討したいのなら、まずはITreviewが提供するツール紹介ページを参考に、気になる製品を比較してみてはいかがでしょうか。利用者のレビューや評価も掲載しているので、ぜひ参考にしてください。