給与計算のITreview Grid

 給与計算ソフト/システムとは、手作業や表計算ソフトなどで行っていた計算業務や管理を自動化するツールだ。毎月の基本給、残業代、各種手当の支給額、所得税や社会保険、雇用保険料、住民税などの控除、賞与計算や年末調整などの処理負担を軽減できる。正社員だけでなく、契約社員、パートやアルバイトといったさまざまな雇用スタイルに対応。マイナンバー制度への対応はもちろん、法令改正にもソフトの機能更新により対応するなど、給与計算全般に関わる業務効率化につながる。



給与計算ソフトの導入効果


業務の効率化とコスト削減

 給与計算は、給与の締め日から振込期日までの短期間に業務が集中する事に加えて、各種手当や社会保険料、割増残業代、所得税や住民税などの控除といった煩雑な計算が必要なるため担当者の作業負担が大きい。給与計算ソフトの導入により、こうした計算業務のほとんどを自動化できるため、効率化による作業時間短縮とコスト削減が可能だ。

人的ミスの防止

 給与計算業務は、社会保険料率などの複雑な計算が多く、業務が集中する状況に置かれた場合、知識不足や業務に慣れていない担当者では対応漏れや計算ミスが発生しやすい。給与計算ソフトでは、関連法規に対する専門知識がなくとも業務を行うことができるので、こうした人的なミスを軽減できる。

法令改正への確実な対応

 頻繁に改正される関連の法令にも、システムのバージョンアップや機能更新でスムーズに対応できる。所得税や住民税、社会保険料などの給与計算に必要な要素に関連した法令は、改正のたびに迅速に対応しなければならないが、改正内容を詳細に把握して計算に反映させる作業は面倒で負担も大きい。給与計算ソフトを導入していれば、製品やサービス提供業者が対応するので、企業はソフトを最新バージョンに保つだけでよい。


給与計算ソフトの対象ユーザー


導入検討ユーザー
毎月の煩雑な給与計算を効率化し、短期間に集中する作業負担を軽減したい経理部門や総務部門
給与計算業務を効率化してコア業務に専念したい人事部門

利用ユーザー
給与計算を担当する経理部門や総務部門、人事部門

給与計算ソフトの機能一覧


給与計算機能

機能 解説
月例給与の自動計算 基本給与、残業代、所得税や社会保険料などの控除を加味した毎月の給与計算を自動化する。正社員だけでなく、パートやアルバイトも含めたさまざまな雇用スタイルに対応した計算体系を設定しておくことができる
賞与の自動計算 定期賞与、決算賞与などの計算を自動で行う。予算ベースの賞与試算を行える製品もある
年末調整機能 生命保険料控除や住宅ローン控除などを加味した税額を計算する年末調整について、申告データの入力だけで自動計算する
自動アップデート 制度変更などにより頻繁に改正される社会保険料や労働保険などの料率を自動でアップデートする。管轄の都道府県ごとに対応。算定基礎届けなどの届け出書類も印刷が可能
社員情報の自動更新 社会保険や有休休暇など、給与計算に必要な従業員情報を自動更新する


必要な書類や台帳などの管理機能

機能 解説
月例給与管理機能 従業員の毎月の給与に必要な書類や台帳をWeb上で電子データにより管理する。給与明細書/給与管理台帳/地方税納付一覧表/源泉徴収票など、ほとんどの必要書類・台帳を利用できる
賞与管理機能 賞与に関する必要な書類や台帳をWeb上で電子データにより管理する。賞与明細書/賞与管理台帳/賞与内訳一覧表などの利用が可能
有給情報の管理 給与計算に必要な従業員ごとの有給情報を管理する。有給付与情報一覧表/有給付与繰越計算書などがある
給与明細の電子化 発行された給与明細を電子化する機能で、印刷コスト削減や誤配布を防ぐ
マイナンバー管理 従業員やその扶養家族のマイナンバーについて、取得から管理までセキュアに行う




給与計算ソフトの選定ポイント


ツールごとの違い

 給与計算ソフト/システムにはさまざまな製品やサービスがあり、大きくは以下のような違いがある。
・企業規模や利用目的などにより、さまざまな製品やサービスがラインアップされている。一般的な事業者に対応したものから、パートやアルバイトが多い飲食店や、人材派遣会社などの複雑な計算が必要な業種まで多種多様だ。
・基本的な給与計算の機能だけに絞り込んだエントリー向け製品やサービスから、多数の付加機能を搭載し他の経理ソフトと連携可能な上位製品などがある。前者は主に従業員数の少ない小規模事業者向け、後者は従業員数が多く勤怠データや人事情報などの入力負担が大きい企業向けといえる。

導入形態

 ネットワーク経由でサービスを利用する「クラウド型」、クライアントPCにソフトをインストールする「パッケージソフト型」、ソフトからハードウェアまでシステムを一括して自社で所有する「オンプレミス型」がある。

価格形態・契約形態

 「クラウド型」「パッケージソフト型」「オンプレミス型」の導入形態ごとに、価格や契約内容には下記のような違いがある。

・クラウド型は、無料/有料サービスがあるが、無料版は従業員数人程度まで、それ以上では有料に移行するタイプが多い。完全無料版はデータ保証やサポートは期待できない。有料版は、月額/年額単位をベースとしたランニングコストがかかり、一定の従業員数までは月額料金などが変わらない固定制料金プランや使用人数に応じた従量制課金などが採用されている。

・パッケージソフト型は、製品の購入費用が導入コストとして必要となるが、月額使用料などはかからない。

・オンプレミス型は、カスタマイズの程度に応じて価格は変動。サーバなどのハードウェアも導入するとなると初期費用はかさむ。

導入前に自社で準備すべきこと

 給与計算ソフトは価格帯の違いによる機能差が意外と大きいといわれており、製品やサービス選定時にはソフト導入により実現したいことを明確にしておくことが必要だ。例えば、低価格製品では年末調整に関連した機能が少なく、自社で年末調整も処理したい事業者にとっては機能不足となることもある。単に価格だけで選ぶことなく、しっかりと機能内容を確認することが重要である。



給与計算ソフトのシステム要件、他製品との連携方法


一般的な導入方法・導入環境

 クラウド型、パッケージソフト型ともに、短期間での導入が可能であるが、従業員の人事情報や各種の給与データなどの入力作業が必要なため、実稼働までには時間がかかることがある。オンプレミス型は自社仕様の要件などを業者と打ち合わせた上でソフトのカスタマイズを行うため、仕様変更の程度により、導入までの時間が左右される。

導入後の運用方法・サポートの有無

 サーバなどのハードウェアやソフトを自社で設置する必要のないクラウド型では、メンテナンスやソフトの機能更新、障害発生時への対応をサービス提供事業者が基本的に担当するので、導入企業にシステム運用の負担はほとんどない。ソフトの扱い方などについても、一般的には電話やメール、チャットなどによりサポートが提供される。パッケージソフト型は自社で運用する必要はあるが、ソフトメーカーのサポートが用意されており、それほど負担は大きくない。サーバやデータを自社で保有するオンプレミス型では、システムメンテナンスや障害対応などに関して自社で対応しなければならないが、その負担度合いはITベンダーとの保守契約の内容により左右される。

他製品との連携方法

 従業員数が少ないうちは基本機能に絞った製品やサービスでも十分だが、従業員数が増えると入力すべきデータが増えることから、勤怠管理システムや会計ソフトなどとの連携が欠かせなくなる。この場合、他のシステムとの連携機能が必要となるため、製品やサービスをランクアップするか、最初の導入時から連携を視野に入れたシステム選定を行うべきだろう。オンプレミス型では、カスタマイズ仕様に連携機能を盛り込みたい。

給与計算の基礎知識

 給与計算ソフト/システムとは、手作業や表計算ソフトなどで行っていた計算業務や管理を自動化するツールだ。毎月の基本給、残業代、各種手当の支給額、所得税や社会保険、雇用保険料、住民税などの控除、賞与計算や年末調整などの処理負担を軽減できる。正社員だけでなく、契約社員、パートやアルバイトといったさまざまな雇用スタイルに対応。マイナンバー制度への対応はもちろん、法令改正にもソフトの機能更新により対応するなど、給与計算全般に関わる業務効率化につながる。



給与計算ソフトの導入効果


業務の効率化とコスト削減

 給与計算は、給与の締め日から振込期日までの短期間に業務が集中する事に加えて、各種手当や社会保険料、割増残業代、所得税や住民税などの控除といった煩雑な計算が必要なるため担当者の作業負担が大きい。給与計算ソフトの導入により、こうした計算業務のほとんどを自動化できるため、効率化による作業時間短縮とコスト削減が可能だ。

人的ミスの防止

 給与計算業務は、社会保険料率などの複雑な計算が多く、業務が集中する状況に置かれた場合、知識不足や業務に慣れていない担当者では対応漏れや計算ミスが発生しやすい。給与計算ソフトでは、関連法規に対する専門知識がなくとも業務を行うことができるので、こうした人的なミスを軽減できる。

法令改正への確実な対応

 頻繁に改正される関連の法令にも、システムのバージョンアップや機能更新でスムーズに対応できる。所得税や住民税、社会保険料などの給与計算に必要な要素に関連した法令は、改正のたびに迅速に対応しなければならないが、改正内容を詳細に把握して計算に反映させる作業は面倒で負担も大きい。給与計算ソフトを導入していれば、製品やサービス提供業者が対応するので、企業はソフトを最新バージョンに保つだけでよい。


給与計算ソフトの対象ユーザー


導入検討ユーザー
毎月の煩雑な給与計算を効率化し、短期間に集中する作業負担を軽減したい経理部門や総務部門
給与計算業務を効率化してコア業務に専念したい人事部門

利用ユーザー
給与計算を担当する経理部門や総務部門、人事部門

給与計算ソフトの機能一覧


給与計算機能

機能 解説
月例給与の自動計算 基本給与、残業代、所得税や社会保険料などの控除を加味した毎月の給与計算を自動化する。正社員だけでなく、パートやアルバイトも含めたさまざまな雇用スタイルに対応した計算体系を設定しておくことができる
賞与の自動計算 定期賞与、決算賞与などの計算を自動で行う。予算ベースの賞与試算を行える製品もある
年末調整機能 生命保険料控除や住宅ローン控除などを加味した税額を計算する年末調整について、申告データの入力だけで自動計算する
自動アップデート 制度変更などにより頻繁に改正される社会保険料や労働保険などの料率を自動でアップデートする。管轄の都道府県ごとに対応。算定基礎届けなどの届け出書類も印刷が可能
社員情報の自動更新 社会保険や有休休暇など、給与計算に必要な従業員情報を自動更新する


必要な書類や台帳などの管理機能

機能 解説
月例給与管理機能 従業員の毎月の給与に必要な書類や台帳をWeb上で電子データにより管理する。給与明細書/給与管理台帳/地方税納付一覧表/源泉徴収票など、ほとんどの必要書類・台帳を利用できる
賞与管理機能 賞与に関する必要な書類や台帳をWeb上で電子データにより管理する。賞与明細書/賞与管理台帳/賞与内訳一覧表などの利用が可能
有給情報の管理 給与計算に必要な従業員ごとの有給情報を管理する。有給付与情報一覧表/有給付与繰越計算書などがある
給与明細の電子化 発行された給与明細を電子化する機能で、印刷コスト削減や誤配布を防ぐ
マイナンバー管理 従業員やその扶養家族のマイナンバーについて、取得から管理までセキュアに行う




給与計算ソフトの選定ポイント


ツールごとの違い

 給与計算ソフト/システムにはさまざまな製品やサービスがあり、大きくは以下のような違いがある。
・企業規模や利用目的などにより、さまざまな製品やサービスがラインアップされている。一般的な事業者に対応したものから、パートやアルバイトが多い飲食店や、人材派遣会社などの複雑な計算が必要な業種まで多種多様だ。
・基本的な給与計算の機能だけに絞り込んだエントリー向け製品やサービスから、多数の付加機能を搭載し他の経理ソフトと連携可能な上位製品などがある。前者は主に従業員数の少ない小規模事業者向け、後者は従業員数が多く勤怠データや人事情報などの入力負担が大きい企業向けといえる。

導入形態

 ネットワーク経由でサービスを利用する「クラウド型」、クライアントPCにソフトをインストールする「パッケージソフト型」、ソフトからハードウェアまでシステムを一括して自社で所有する「オンプレミス型」がある。

価格形態・契約形態

 「クラウド型」「パッケージソフト型」「オンプレミス型」の導入形態ごとに、価格や契約内容には下記のような違いがある。

・クラウド型は、無料/有料サービスがあるが、無料版は従業員数人程度まで、それ以上では有料に移行するタイプが多い。完全無料版はデータ保証やサポートは期待できない。有料版は、月額/年額単位をベースとしたランニングコストがかかり、一定の従業員数までは月額料金などが変わらない固定制料金プランや使用人数に応じた従量制課金などが採用されている。

・パッケージソフト型は、製品の購入費用が導入コストとして必要となるが、月額使用料などはかからない。

・オンプレミス型は、カスタマイズの程度に応じて価格は変動。サーバなどのハードウェアも導入するとなると初期費用はかさむ。

導入前に自社で準備すべきこと

 給与計算ソフトは価格帯の違いによる機能差が意外と大きいといわれており、製品やサービス選定時にはソフト導入により実現したいことを明確にしておくことが必要だ。例えば、低価格製品では年末調整に関連した機能が少なく、自社で年末調整も処理したい事業者にとっては機能不足となることもある。単に価格だけで選ぶことなく、しっかりと機能内容を確認することが重要である。



給与計算ソフトのシステム要件、他製品との連携方法


一般的な導入方法・導入環境

 クラウド型、パッケージソフト型ともに、短期間での導入が可能であるが、従業員の人事情報や各種の給与データなどの入力作業が必要なため、実稼働までには時間がかかることがある。オンプレミス型は自社仕様の要件などを業者と打ち合わせた上でソフトのカスタマイズを行うため、仕様変更の程度により、導入までの時間が左右される。

導入後の運用方法・サポートの有無

 サーバなどのハードウェアやソフトを自社で設置する必要のないクラウド型では、メンテナンスやソフトの機能更新、障害発生時への対応をサービス提供事業者が基本的に担当するので、導入企業にシステム運用の負担はほとんどない。ソフトの扱い方などについても、一般的には電話やメール、チャットなどによりサポートが提供される。パッケージソフト型は自社で運用する必要はあるが、ソフトメーカーのサポートが用意されており、それほど負担は大きくない。サーバやデータを自社で保有するオンプレミス型では、システムメンテナンスや障害対応などに関して自社で対応しなければならないが、その負担度合いはITベンダーとの保守契約の内容により左右される。

他製品との連携方法

 従業員数が少ないうちは基本機能に絞った製品やサービスでも十分だが、従業員数が増えると入力すべきデータが増えることから、勤怠管理システムや会計ソフトなどとの連携が欠かせなくなる。この場合、他のシステムとの連携機能が必要となるため、製品やサービスをランクアップするか、最初の導入時から連携を視野に入れたシステム選定を行うべきだろう。オンプレミス型では、カスタマイズ仕様に連携機能を盛り込みたい。