勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤の時刻残業休日出勤などの時間外労働といった就業状況を管理するシステムのことをいう。

代表的なツールとして、ITreviewの中でもユーザー満足度の高いKING OF TIMEジョブカン勤怠管理TeamSpiritなどが挙げられる。その他の人気ツールは、ユーザーからの評価を四象限にマッピングした ITreview Gridで確認いただきたい。

働き方改革の推進やワークライフバランスの考え方を背景に、日本でも就業雇用のスタイルが多様化し始めている。従来のタイムカードとタイムレコーダーによる打刻では勤務時間は正確に管理できても、社内にさまざまな勤務形態の社員が所属する場合は、各人の勤務形態に合わせた集計が煩雑化することが多く、なかなか現代に合ったものとは言い難い。

勤怠管理システムはこういった現代のニーズに対応しているものが多く、社員ごとの勤務形態を登録でき、それに合った勤務状況をシステムに集約できる。遠隔地からでもスマートフォンのアプリやブラウザを通じて打刻できるものもあり、リモートワーク(テレワーク)にも適している。また、勤務時間の自動集計残業時間超過アラートなども可能になることから、導入する企業が増えている。

さらに、これまで以上に労働基準法に対する順守が求められていることなどから、企業規模に関係なく導入が進んでいる。特に、導入が簡単でソフトウェアのインストールが不要なクラウド(SaaS)型のサービスが注目されている。

勤怠管理システムの定義
・従業員の勤務時間データを管理できる
・勤務時間、残業時間(時間外勤務)、有給休暇、欠勤、休日などの情報を一元管理できる
・出勤状況や休暇の申請、承認がシステム上で完結できる
・従業員の勤務状況を集計析できる

勤怠管理システムの4つの導入効果・メリット

ビジネス

【01】出退勤(打刻)時間の正確な把握が可能に

シフト勤務やフレックスタイム制、変形労働時間制、さらにはテレワークなどさまざまな勤務形態が混在する状況では、従来のタイムカードとタイムレコーダーによる管理が難しい。

勤怠管理システムではICカードやPC、スマートフォンなどのさまざまな打刻方式により、場所を問わず出退勤の状況を正確に把握できる他、打刻待ちの行列解消にもなる。また、打刻方式によっては本人以外の打刻が難しくなり、不正打刻の防止にもつながるというメリットもある。

【02】業務効率化と計算ミスが削減できる

紙のタイムカードにより出退勤時間を打刻している場合、勤務時間や残業時間などを手作業で記入しなければならず、転記や集計ミスが発生しやすい。

一方、ほとんどの勤怠管理システムでは自動集計機能が備わっているため、集計作業時間や人的コストが削減されると共に、ミスも削減できる。

【03】従業員の労働環境を管理できる

勤怠管理システムを導入すると、従業員ごとの欠勤や早退、残業時間、休日出勤などを一覧で把握できることに加え、レポーティング機能があれば企業全体の労働時間も管理できる。これにより長時間労働が続いている従業員を発見、アラートを上げるなどして、適切な労働時間管理が可能になる。

これらの労働環境管理は労務管理へとつながり、残業時間の削減や人事戦略などにも活用することが可能だ。

【04】法改正へスムーズに対応できる

勤怠管理に関連した法律には労働基準法などが挙げられるが、これらの法律は度々改正される。改正に伴い、勤怠管理の方法なども変更する必要があり、その対応には手間も負担もかかる。

勤怠管理システムでは改正法に対応したバージョンに更新されるため、法令改正時も速やかに移行できるというメリットがある。

人気の勤怠管理システム製品一覧

製品一覧

勤怠管理システムの機能一覧

勤怠管理システムには打刻情報を記録・管理することに加え、それをワークフローとして上申していく機能や、各従業員の就業状況を管理するための機能などが備わっている。主な機能を紹介していこう。

勤怠管理システムの機能

タイムレコーダー(打刻)機能

機能 解説
PC打刻 出退勤時にPCにログインすることで打刻、あるいはPCから勤怠管理システムにアクセスし打刻を行う
モバイル打刻 モバイルデバイスから勤怠管理システムにアクセス、あるいはアプリを立ち上げ打刻を行う
ICカード打刻 ICカードリーダーや非接触方式のNFC規格を用い、出退勤の打刻をICカードで行う(NFC規格が対応していれば、交通系ICカードを活用できる)
生体認証/顔認証 静脈や指紋などの生体情報による認証、顔認証などにより打刻を行う(なりすましによる不正打刻の防止に効果的)
パスワード打刻 共有PCや専用機器に、従業員個別のパスワードを入力することで打刻を行う(個人のPCがなくても打刻できる)
GPS打刻 モバイル端末で打刻した際、時間と同時に位置情報を記録する。直行直帰や出張、現場作業などさまざまな労働スタイルに対応が可能
QRコード打刻 スマートフォンのアプリでQRコードを読み取り打刻する
タイムカード打刻 従来の紙ベースによる打刻方法はそのままに、打刻時間をタイムレコーダー側で電子化、記録し、集計ソフトなどにデータを取り込む


申請・承認などのワークフロー機能

機能 解説
ワークフロー機能 出勤簿の承認、残業や休暇などの申請から承認までの流れをシステム上で完結できる。システム上での就労状況確認や未承認残業時の打刻エラーといった機能により、従業員のタイムマネジメント意識向上にも役立つ
モバイルデバイス申請 モバイルデバイスから残業や休暇申請、承認確認などを行う。外出先からでも申請を行える


自動集計・管理

機能 解説
リアルタイム自動集計 打刻データに基づいて、勤怠時間数をリアルタイムに自動計算する。総労働時間に加え、単純残業や深夜勤務、休日出勤といった定時労働以外のさまざまな残業時間を従業員ごとに集計し、詳細データとして表示する
休暇管理 日数をカウントして管理することが必要な休暇タイプ(有給/代替/夏季/特別/慶弔など)に合わせて従業員ごとに一元管理する
アラート(警告) 残業時間が規定の枠を超えたらアラート表示させるなど、所定の労働や残業の基準時間を事前に設定して警告する
データ出力 打刻データから自動集計された労働時間を、Excel/CSV/PDFなどの形式で出力する。CSV形式は自由なフォーマットでダウンロードできるので、給与計算ソフトに合わせて出力し、そのまま他の経理システムにインポートできる
給与計算システム連携 給与計算システムと連携し、勤怠データを給与計算システムへ自動的にインポートする(入力漏れなどによる給与未払いといったリスク回避に役立つ)


シフト・勤務管理機能

機能 解説
スケジュール設定・登録 早番や遅番などの個別スケジュールのパターンを作成し、従業員ごとに割り当てることで就業スケジュールの登録や管理を行う
シフト作成・管理 必要人数や従業員の勤務パターンなどから適切な人員配置を割り出し、条件に合ったシフト表を自動作成する。
予実管理 作成したスケジュール(シフト)に対して、予定と勤務実績の差異をリアルタイムに確認できる
工数管理機能 プロジェクトなどを達成するまでに必要なタスク、時間や人件費を計算し、工数の自動算出を行う(作業量や進捗状況を可視化する)

勤怠管理システムの選定ポイントとは

チェックポイント

【01】クラウド型、パッケージ型、オンプレミス型の中から最適な形態を選ぶ

勤怠管理システムの導入形態は、大きく「クラウド型」、クライアントPCにソフトをインストールする「パッケージソフト型」、ソフトからハードまでシステムを一括して自社で所有し、カスタマイズ性に富んだオンプレミス型」に分けられる。

オンプレミス型やソフトウェア型においては、自社でサーバやソフトウェアをインストールし、それを運用・管理していく手間がかかる。また法改正時にはソフトウェアのバージョンアップ等の対応を自社で行う必要があるため、管理工数はかかりがちだ。

ただし、従業員が多く、さまざまな就業形態の社員を持つ企業には、就業規則やワークフローを柔軟に構築できるオンプレミス型がおすすめされるケースが多い。また、長期での利用を前提とする場合には月額課金のクラウドサービスよりは安価になる傾向がある。

一方、クラウド型においては、法改正時に自動でバージョンアップされたり、ソフトウェアやハードウェアの運用管理の負荷もかからない(打刻する機器は別)ため、最近は人気が高まっている。

【02】打刻方式を選ぶ

従来はタイムカードやシステムの画面上からボタンを押して打刻という手段が多かったが、昨今は打刻できる手段が格段に増えている。自社の就業環境や実現したい働き方に合わせて最適な打刻方法と、それに対応した勤怠管理システムを選ぶのがおすすめだ。

・Webサービス画面上やアプリからの打刻

いま最も主流の打刻方法と言えるだろう。個人のPCからシステムにログインすることで打刻としたり、システムのボタンを押下することで打刻する。また、スマートフォン用のアプリやブラウザからも打刻可能とすれば、場所にとらわれない打刻が可能となり、柔軟なワークスタイルにも対応可能となる。

・ICカードでの打刻

SuicaやPasmoといった交通系ICや、Edyなどの電子マネーのFelicaカードをICカード読み取り装置(カードリーダーや非接触装置)にかざすことで読み取り、打刻を行う。
打刻場所は読み取り装置を設置する場所に限られてしまうが、Felicaカード、カードリーダーとも安価なものが多いため、比較的安価に導入できる。また、毎日専用システムにアクセスする必要がないので手軽だ。

・指紋や静脈、顔など生体認証での打刻

指を専用機器にかざし、あらかじめ登録した指紋や静脈、顔情報と一致していることをキーに打刻を行う。こちらも打刻場所は専用機器の設置場所に限られてしまうが、不正打刻の防止ができることが一番のメリット。
読み取り機器はメーカーによって精度が高まるため、生体認証を選んだ場合には機器の選定も必要になる。

・チャットでの打刻

社内ですでに利用しているビジネスチャットツールと連携させ、そのトークルーム(チャンネル)になど出勤/退勤情報を投稿することで、打刻が行える方式。手軽かつログインするシステムを増やさなくて良いのがメリット。どのビジネスチャットツールでも対応可能というわけでなく、対応ツールは勤怠管理システムによって変わってくるため、確認が必要だ。


上記の打刻方式を組み合わせることでより精度の高い打刻を実現させるという方法もある。また、セット製品では、タイムレコーダーやICカード読み取り装置(カードリーダーや非接触装置)などとソフトがワンパッケージ化されている場合が多い。


【03】契約形態や価格の違いから選ぶ

クラウド型、パッケージソフト型、オンプレミス型の導入形態ごとに、価格や契約内容には下記のような違いがある。

・クラウド型

勤怠管理のクラウド版の勤怠管理システムは月額300円から、といった安価に始められるものが多い。中には無料で利用できるサービスもある。ただし無料版はデータ保証やサポートがないことが多くその点は注意が必要である。

参考:無料で利用できる勤怠管理システム一覧

基本的にソフトウェア部分の初期費用は不要で、月額/年額単位をベースに使用人数に応じた従量制課金が一般的だ。一定ユーザー数ごとの固定料金制(10ユーザーまで月額3000円など)といった具合にさまざまな価格体系があるのもクラウドの特徴だ。なお、初期費用にはカードリーダーや指紋認証のハードウェアを導入する場合には、その分の費用が必要になる。

・パッケージソフト型

製品の購入費用が導入コストとして必要となるが、月額使用料などはかからない。オンプレミス型は、カスタマイズの程度に応じて価格は変動。サーバなどのハードウェアも導入するとなると初期費用はかさむ。

勤怠管理システムの導入方法

商談

クラウド/パッケージ/オンプレミスそれぞれの導入方法と導入にかかる期間

まず、クラウド型はサービス契約後にWeb上のサービスサイトにログインし、画面から設定操作を行うことですぐに使い始められる。スマートフォン打刻を使う場合は、アプリのダウンロードが必要な場合もある。

パッケージソフト型は購入したソフトをインストールして設定を行う。導入時間は比較的短いと言える。

オンプレミス型は自社仕様の要件などを業者と打ち合わせた上でソフトのカスタマイズを行う。仕様変更の程度により、稼働までの時間が左右されるされる。

勤怠管理システムの導入前の注意点

勤務形態は企業によりさまざま。導入した勤怠管理システムが自社の就業や雇用スタイルに合っていないと、十分に導入メリットを享受できず、場合によっては手動設定などの手間がかかることもある。

クラウド型やパッケージソフト型では、トライアル版や無償の簡易版が用意されていることがあるので、自社の実態に合うかどうか使い勝手を確認しておくとよいだろう。

勤怠管理システムの導入後の運用方法・サポートの有無

クラウド型とパッケージソフト型とも勤怠管理としての運用は総務や人事、経理部門などが担うが、IT部門がある企業ではシステム面で担当者が運用・サポートを行うことが考えられる。

なお、ベンダーからは電話やメール、チャットなどによる操作関連のサポートなどは無料提供されるケースが多い。オンプレミス型では保守契約の範囲により、運用・サポート内容が決まる。

また、勤怠関連は関連の法律変更があるため、その対応についてどうサポートされるかは確認しておきたい。

連携しておきたい関連ソフトウェア

クラウド型の勤怠管理システムは、給与計算システムなどさまざまな経理システムとの連携を前提としている製品が多い。

勤怠管理ソフトで自動集計されたデータを給与計算システムに連携させることにより、打刻から給与明細の発行まで一元的かつ効率的に管理できる。さらに、会計ソフトとも連携させれば、基本的な経理業務のほぼ全てを電子化することも可能だ。

オンプレミス型やパッケージソフト型では、事前に他製品との連携が可能かどうかを確認したい。オンプレミス型では連携できるようにカスタマイズすることも検討すべきだろう。

勤怠管理システムはこんな方におすすめ

導入検討ユーザー
・勤怠管理に伴う集計業務の負担を削減、効率化したい総務・経理部門
・労働基準法の順守や働き方改革に取り組みたい人事・労務担当者

利用ユーザー
・給与計算に必要な従業員の勤務時間を計算する総務・経理部門
・人事戦略の構築や残業削減、法令順守に取り組む人事・労務担当者
・出退時に打刻を行う従業員


製品一覧

勤怠管理システムの基礎知識

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤の時刻残業休日出勤などの時間外労働といった就業状況を管理するシステムのことをいう。

代表的なツールとして、ITreviewの中でもユーザー満足度の高いKING OF TIMEジョブカン勤怠管理TeamSpiritなどが挙げられる。その他の人気ツールは、ユーザーからの評価を四象限にマッピングした ITreview Gridで確認いただきたい。

働き方改革の推進やワークライフバランスの考え方を背景に、日本でも就業雇用のスタイルが多様化し始めている。従来のタイムカードとタイムレコーダーによる打刻では勤務時間は正確に管理できても、社内にさまざまな勤務形態の社員が所属する場合は、各人の勤務形態に合わせた集計が煩雑化することが多く、なかなか現代に合ったものとは言い難い。

勤怠管理システムはこういった現代のニーズに対応しているものが多く、社員ごとの勤務形態を登録でき、それに合った勤務状況をシステムに集約できる。遠隔地からでもスマートフォンのアプリやブラウザを通じて打刻できるものもあり、リモートワーク(テレワーク)にも適している。また、勤務時間の自動集計残業時間超過アラートなども可能になることから、導入する企業が増えている。

さらに、これまで以上に労働基準法に対する順守が求められていることなどから、企業規模に関係なく導入が進んでいる。特に、導入が簡単でソフトウェアのインストールが不要なクラウド(SaaS)型のサービスが注目されている。

勤怠管理システムの定義
・従業員の勤務時間データを管理できる
・勤務時間、残業時間(時間外勤務)、有給休暇、欠勤、休日などの情報を一元管理できる
・出勤状況や休暇の申請、承認がシステム上で完結できる
・従業員の勤務状況を集計析できる

勤怠管理システムの4つの導入効果・メリット

ビジネス

【01】出退勤(打刻)時間の正確な把握が可能に

シフト勤務やフレックスタイム制、変形労働時間制、さらにはテレワークなどさまざまな勤務形態が混在する状況では、従来のタイムカードとタイムレコーダーによる管理が難しい。

勤怠管理システムではICカードやPC、スマートフォンなどのさまざまな打刻方式により、場所を問わず出退勤の状況を正確に把握できる他、打刻待ちの行列解消にもなる。また、打刻方式によっては本人以外の打刻が難しくなり、不正打刻の防止にもつながるというメリットもある。

【02】業務効率化と計算ミスが削減できる

紙のタイムカードにより出退勤時間を打刻している場合、勤務時間や残業時間などを手作業で記入しなければならず、転記や集計ミスが発生しやすい。

一方、ほとんどの勤怠管理システムでは自動集計機能が備わっているため、集計作業時間や人的コストが削減されると共に、ミスも削減できる。

【03】従業員の労働環境を管理できる

勤怠管理システムを導入すると、従業員ごとの欠勤や早退、残業時間、休日出勤などを一覧で把握できることに加え、レポーティング機能があれば企業全体の労働時間も管理できる。これにより長時間労働が続いている従業員を発見、アラートを上げるなどして、適切な労働時間管理が可能になる。

これらの労働環境管理は労務管理へとつながり、残業時間の削減や人事戦略などにも活用することが可能だ。

【04】法改正へスムーズに対応できる

勤怠管理に関連した法律には労働基準法などが挙げられるが、これらの法律は度々改正される。改正に伴い、勤怠管理の方法なども変更する必要があり、その対応には手間も負担もかかる。

勤怠管理システムでは改正法に対応したバージョンに更新されるため、法令改正時も速やかに移行できるというメリットがある。

人気の勤怠管理システム製品一覧

製品一覧

勤怠管理システムの機能一覧

勤怠管理システムには打刻情報を記録・管理することに加え、それをワークフローとして上申していく機能や、各従業員の就業状況を管理するための機能などが備わっている。主な機能を紹介していこう。

勤怠管理システムの機能

タイムレコーダー(打刻)機能

機能 解説
PC打刻 出退勤時にPCにログインすることで打刻、あるいはPCから勤怠管理システムにアクセスし打刻を行う
モバイル打刻 モバイルデバイスから勤怠管理システムにアクセス、あるいはアプリを立ち上げ打刻を行う
ICカード打刻 ICカードリーダーや非接触方式のNFC規格を用い、出退勤の打刻をICカードで行う(NFC規格が対応していれば、交通系ICカードを活用できる)
生体認証/顔認証 静脈や指紋などの生体情報による認証、顔認証などにより打刻を行う(なりすましによる不正打刻の防止に効果的)
パスワード打刻 共有PCや専用機器に、従業員個別のパスワードを入力することで打刻を行う(個人のPCがなくても打刻できる)
GPS打刻 モバイル端末で打刻した際、時間と同時に位置情報を記録する。直行直帰や出張、現場作業などさまざまな労働スタイルに対応が可能
QRコード打刻 スマートフォンのアプリでQRコードを読み取り打刻する
タイムカード打刻 従来の紙ベースによる打刻方法はそのままに、打刻時間をタイムレコーダー側で電子化、記録し、集計ソフトなどにデータを取り込む


申請・承認などのワークフロー機能

機能 解説
ワークフロー機能 出勤簿の承認、残業や休暇などの申請から承認までの流れをシステム上で完結できる。システム上での就労状況確認や未承認残業時の打刻エラーといった機能により、従業員のタイムマネジメント意識向上にも役立つ
モバイルデバイス申請 モバイルデバイスから残業や休暇申請、承認確認などを行う。外出先からでも申請を行える


自動集計・管理

機能 解説
リアルタイム自動集計 打刻データに基づいて、勤怠時間数をリアルタイムに自動計算する。総労働時間に加え、単純残業や深夜勤務、休日出勤といった定時労働以外のさまざまな残業時間を従業員ごとに集計し、詳細データとして表示する
休暇管理 日数をカウントして管理することが必要な休暇タイプ(有給/代替/夏季/特別/慶弔など)に合わせて従業員ごとに一元管理する
アラート(警告) 残業時間が規定の枠を超えたらアラート表示させるなど、所定の労働や残業の基準時間を事前に設定して警告する
データ出力 打刻データから自動集計された労働時間を、Excel/CSV/PDFなどの形式で出力する。CSV形式は自由なフォーマットでダウンロードできるので、給与計算ソフトに合わせて出力し、そのまま他の経理システムにインポートできる
給与計算システム連携 給与計算システムと連携し、勤怠データを給与計算システムへ自動的にインポートする(入力漏れなどによる給与未払いといったリスク回避に役立つ)


シフト・勤務管理機能

機能 解説
スケジュール設定・登録 早番や遅番などの個別スケジュールのパターンを作成し、従業員ごとに割り当てることで就業スケジュールの登録や管理を行う
シフト作成・管理 必要人数や従業員の勤務パターンなどから適切な人員配置を割り出し、条件に合ったシフト表を自動作成する。
予実管理 作成したスケジュール(シフト)に対して、予定と勤務実績の差異をリアルタイムに確認できる
工数管理機能 プロジェクトなどを達成するまでに必要なタスク、時間や人件費を計算し、工数の自動算出を行う(作業量や進捗状況を可視化する)

勤怠管理システムの選定ポイントとは

チェックポイント

【01】クラウド型、パッケージ型、オンプレミス型の中から最適な形態を選ぶ

勤怠管理システムの導入形態は、大きく「クラウド型」、クライアントPCにソフトをインストールする「パッケージソフト型」、ソフトからハードまでシステムを一括して自社で所有し、カスタマイズ性に富んだオンプレミス型」に分けられる。

オンプレミス型やソフトウェア型においては、自社でサーバやソフトウェアをインストールし、それを運用・管理していく手間がかかる。また法改正時にはソフトウェアのバージョンアップ等の対応を自社で行う必要があるため、管理工数はかかりがちだ。

ただし、従業員が多く、さまざまな就業形態の社員を持つ企業には、就業規則やワークフローを柔軟に構築できるオンプレミス型がおすすめされるケースが多い。また、長期での利用を前提とする場合には月額課金のクラウドサービスよりは安価になる傾向がある。

一方、クラウド型においては、法改正時に自動でバージョンアップされたり、ソフトウェアやハードウェアの運用管理の負荷もかからない(打刻する機器は別)ため、最近は人気が高まっている。

【02】打刻方式を選ぶ

従来はタイムカードやシステムの画面上からボタンを押して打刻という手段が多かったが、昨今は打刻できる手段が格段に増えている。自社の就業環境や実現したい働き方に合わせて最適な打刻方法と、それに対応した勤怠管理システムを選ぶのがおすすめだ。

・Webサービス画面上やアプリからの打刻

いま最も主流の打刻方法と言えるだろう。個人のPCからシステムにログインすることで打刻としたり、システムのボタンを押下することで打刻する。また、スマートフォン用のアプリやブラウザからも打刻可能とすれば、場所にとらわれない打刻が可能となり、柔軟なワークスタイルにも対応可能となる。

・ICカードでの打刻

SuicaやPasmoといった交通系ICや、Edyなどの電子マネーのFelicaカードをICカード読み取り装置(カードリーダーや非接触装置)にかざすことで読み取り、打刻を行う。
打刻場所は読み取り装置を設置する場所に限られてしまうが、Felicaカード、カードリーダーとも安価なものが多いため、比較的安価に導入できる。また、毎日専用システムにアクセスする必要がないので手軽だ。

・指紋や静脈、顔など生体認証での打刻

指を専用機器にかざし、あらかじめ登録した指紋や静脈、顔情報と一致していることをキーに打刻を行う。こちらも打刻場所は専用機器の設置場所に限られてしまうが、不正打刻の防止ができることが一番のメリット。
読み取り機器はメーカーによって精度が高まるため、生体認証を選んだ場合には機器の選定も必要になる。

・チャットでの打刻

社内ですでに利用しているビジネスチャットツールと連携させ、そのトークルーム(チャンネル)になど出勤/退勤情報を投稿することで、打刻が行える方式。手軽かつログインするシステムを増やさなくて良いのがメリット。どのビジネスチャットツールでも対応可能というわけでなく、対応ツールは勤怠管理システムによって変わってくるため、確認が必要だ。


上記の打刻方式を組み合わせることでより精度の高い打刻を実現させるという方法もある。また、セット製品では、タイムレコーダーやICカード読み取り装置(カードリーダーや非接触装置)などとソフトがワンパッケージ化されている場合が多い。


【03】契約形態や価格の違いから選ぶ

クラウド型、パッケージソフト型、オンプレミス型の導入形態ごとに、価格や契約内容には下記のような違いがある。

・クラウド型

勤怠管理のクラウド版の勤怠管理システムは月額300円から、といった安価に始められるものが多い。中には無料で利用できるサービスもある。ただし無料版はデータ保証やサポートがないことが多くその点は注意が必要である。

参考:無料で利用できる勤怠管理システム一覧

基本的にソフトウェア部分の初期費用は不要で、月額/年額単位をベースに使用人数に応じた従量制課金が一般的だ。一定ユーザー数ごとの固定料金制(10ユーザーまで月額3000円など)といった具合にさまざまな価格体系があるのもクラウドの特徴だ。なお、初期費用にはカードリーダーや指紋認証のハードウェアを導入する場合には、その分の費用が必要になる。

・パッケージソフト型

製品の購入費用が導入コストとして必要となるが、月額使用料などはかからない。オンプレミス型は、カスタマイズの程度に応じて価格は変動。サーバなどのハードウェアも導入するとなると初期費用はかさむ。

勤怠管理システムの導入方法

商談

クラウド/パッケージ/オンプレミスそれぞれの導入方法と導入にかかる期間

まず、クラウド型はサービス契約後にWeb上のサービスサイトにログインし、画面から設定操作を行うことですぐに使い始められる。スマートフォン打刻を使う場合は、アプリのダウンロードが必要な場合もある。

パッケージソフト型は購入したソフトをインストールして設定を行う。導入時間は比較的短いと言える。

オンプレミス型は自社仕様の要件などを業者と打ち合わせた上でソフトのカスタマイズを行う。仕様変更の程度により、稼働までの時間が左右されるされる。

勤怠管理システムの導入前の注意点

勤務形態は企業によりさまざま。導入した勤怠管理システムが自社の就業や雇用スタイルに合っていないと、十分に導入メリットを享受できず、場合によっては手動設定などの手間がかかることもある。

クラウド型やパッケージソフト型では、トライアル版や無償の簡易版が用意されていることがあるので、自社の実態に合うかどうか使い勝手を確認しておくとよいだろう。

勤怠管理システムの導入後の運用方法・サポートの有無

クラウド型とパッケージソフト型とも勤怠管理としての運用は総務や人事、経理部門などが担うが、IT部門がある企業ではシステム面で担当者が運用・サポートを行うことが考えられる。

なお、ベンダーからは電話やメール、チャットなどによる操作関連のサポートなどは無料提供されるケースが多い。オンプレミス型では保守契約の範囲により、運用・サポート内容が決まる。

また、勤怠関連は関連の法律変更があるため、その対応についてどうサポートされるかは確認しておきたい。

連携しておきたい関連ソフトウェア

クラウド型の勤怠管理システムは、給与計算システムなどさまざまな経理システムとの連携を前提としている製品が多い。

勤怠管理ソフトで自動集計されたデータを給与計算システムに連携させることにより、打刻から給与明細の発行まで一元的かつ効率的に管理できる。さらに、会計ソフトとも連携させれば、基本的な経理業務のほぼ全てを電子化することも可能だ。

オンプレミス型やパッケージソフト型では、事前に他製品との連携が可能かどうかを確認したい。オンプレミス型では連携できるようにカスタマイズすることも検討すべきだろう。

勤怠管理システムはこんな方におすすめ

導入検討ユーザー
・勤怠管理に伴う集計業務の負担を削減、効率化したい総務・経理部門
・労働基準法の順守や働き方改革に取り組みたい人事・労務担当者

利用ユーザー
・給与計算に必要な従業員の勤務時間を計算する総務・経理部門
・人事戦略の構築や残業削減、法令順守に取り組む人事・労務担当者
・出退時に打刻を行う従業員


製品一覧

勤怠管理システム導入時のROI・費用対効果の算出方法

勤怠管理ツールの基本機能は出退勤の時刻を正確に記録することだ。

従来のタイムカードやExcelなどでのアナログな勤怠管理をデジタル化し、毎月の給与計算や労務管理を迅速・正確に行うための基礎データを収集、整理、保存することが主目的となる。給与管理システムなどへの連携も可能なことから、アナログ運用からの切り替えによる効果は大きい。

ここでは集計業務の効率化を中心に費用対効果を算出する。

タイムカード運用からの勤怠管理システム導入による費用対効果

従業員数100人の企業で紙のタイムカードと専用打刻装置で打刻していた場合を考えてみる。

毎月、各社員の記録したタイムカードを2人の担当者が集計していた。費用対効果は下記のように算出できる。

費用対効果

(A) タイムカードのデータ入力、集計、確認にかかる人件費= 作業時間 × 時間単価
    10分 × 100件 × 2人 × 4,000 円/時間 = 133,000円
    (1件あたり10分の入力、確認作業が発生していたとする)

(B) タイムカード購入、郵送費
    ・タイムカード購入費:5,000円 
    ・郵送費:2,500円(500円 × 5拠点)

(C) 勤怠管理システム利用・導入費
    ・月額利用料:50,000円(500円/月 × 100人)
    ・初期費用:130,000円(システム初期費用100,000円 + 認証デバイス30,000円)
    (ここではクラウドサービスの導入を前提とする。初期費用や認証デバイスが不要なサービスもある)

  費用対効果 =
    初月:133,000円 + 7,500円(5,000円+2,500円) - 180,000円 = ▲39,500円
    2か月目以降:133,000円 + 7,500円(5,000円+2,500円)- 50,000円 = 90,500円/月
    ※2カ月で初月分を賄うことができ、その後は毎月90,500円の費用対効果が得られる

勤怠管理システム導入による定性効果

この他、勤怠管理ツールを導入することで、下記のような定性的な効果も得られる。費用対効果と合わせて稟議を上げることをおすすめする。

 ・集計ミスの削減
 ・ICカードや生体認証打刻による不正打刻の削減
 ・直行直帰、出張者、テレワーク社員の勤怠管理負荷削減
 ・残業や休暇申請のシステム化による効率化
 ・過重労働傾向の発見とアラート、通知

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