勤怠管理のITreview Grid

 勤怠管理とは、従業員の出退勤の時刻、残業や休日出勤などの時間外労働といった就業状況を管理すること、またそれを実現するツールである。働き方改革の推進やワークライフバランスの考え方を背景に就業雇用スタイルが多様化しているが、従来のタイムカードとタイムレコーダーによる打刻や手計算では勤怠管理業務が煩雑化してしまうため、打刻情報や勤務形態などの情報をシステムに集約、自動集計することで勤怠管理業務を効率化する勤怠管理システムを導入するケースが増えている。さらにこれまで以上に労働基準法に対する順守が求められていることなどから、企業規模に関係なく導入が進んでいる。

勤怠管理の定義
・従業員の勤務時間データを管理できる
・勤務時間、残業時間(時間外勤務)、有給休暇、欠勤、休日などの情報を一元管理できる
・出勤状況や休暇の申請、承認がシステム上で完結できる
・従業員の勤務状況を集計析できる


勤怠管理の導入効果


出退勤(打刻)時間の正確な把握

 シフト勤務やフレックスタイム制、変形労働時間制、さらにはテレワークなどさまざまな勤務形態が混在する状況では、従来のタイムカードとタイムレコーダーによる管理が難しい。勤怠管理システムではICカードやPC、スマートフォンなどのさまざまな打刻方式により、場所を問わず出退勤の状況を正確に把握できる他、打刻待ちの行列解消にもなる。また、打刻方式によっては本人以外の打刻が難しくなり、不正打刻の防止にもつながる。

業務効率化と計算ミスの削減

 紙のタイムカードにより出退勤時間を打刻している場合、勤務時間や残業時間などを手作業で記入しなければならず、転記や集計ミスが発生しやすい。電子化による自動集計が可能な勤怠管理システムであれば、作業時間や人的コストが削減されると共に、ミスも削減できる。

従業員の労働時間を管理

 従業員ごとの欠勤や早退、残業時間、休日出勤などの把握はもちろん、レポーティング機能により企業全体の労働時間も管理できる。確実な勤怠管理は適切な労務管理につながり、残業時間の削減や人事戦略などにも活用することが可能だ。

法改正へのスムーズな対応

 勤怠管理に関連した法律には労働基準法などが挙げられるが、これらの法律は度々改正される。改正に伴い、勤怠管理の方法なども変更する必要があり、その対応には手間も負担もかかる。勤怠管理ソフト/システムでは改正法に対応したバージョンに更新されるため、法令改正時も速やかに移行できる。


勤怠管理の対象ユーザー


導入検討ユーザー
 ・勤怠管理に伴う集計業務の負担を削減、効率化したい総務・経理部門
 ・労働基準法の順守や働き方改革に取り組みたい人事・労務担当者

利用ユーザー
 ・給与計算に必要な従業員の勤務時間を計算する総務・経理部門
 ・人事戦略の構築や残業削減、法令順守に取り組む人事・労務担当者
 ・出退時に打刻を行う従業員


勤怠管理の機能一覧


タイムレコーダー(打刻)機能

機能 解説
PC打刻 出退勤時にPCにログインすることで打刻、あるいはPCから勤怠管理システムにアクセスし打刻を行う
モバイル打刻 モバイルデバイスから勤怠管理システムにアクセス、あるいはアプリを立ち上げ打刻を行う
ICカード打刻 ICカードリーダーや非接触方式のNFC規格を用い、出退勤の打刻をICカードで行う(NFC規格が対応していれば、交通系ICカードを活用できる)
生体認証/顔認証 静脈や指紋などの生体情報による認証、顔認証などにより打刻を行う(なりすましによる不正打刻の防止に効果的)
パスワード打刻 共有PCや専用機器に、従業員個別のパスワードを入力することで打刻を行う(個人のPCがなくても打刻できる)
GPS打刻 モバイル端末で打刻した際、時間と同時に位置情報を記録する。直行直帰や出張、現場作業などさまざまな労働スタイルに対応が可能
QRコード打刻 スマートフォンのアプリでQRコードを読み取り打刻する
タイムカード打刻 従来の紙ベースによる打刻方法はそのままに、打刻時間をタイムレコーダー側で電子化、記録し、集計ソフトなどにデータを取り込む


申請・承認などのワークフロー機能

機能 解説
ワークフロー機能 出勤簿の承認、残業や休暇などの申請から承認までの流れをシステム上で完結できる。システム上での就労状況確認や未承認残業時の打刻エラーといった機能により、従業員のタイムマネジメント意識向上にも役立つ
モバイルデバイス申請 モバイルデバイスから残業や休暇申請、承認確認などを行う。外出先からでも申請を行える


自動集計・管理

機能 解説
リアルタイム自動集計 打刻データに基づいて、勤怠時間数をリアルタイムに自動計算する。総労働時間に加え、単純残業や深夜勤務、休日出勤といった定時労働以外のさまざまな残業時間を従業員ごとに集計し、詳細データとして表示する
休暇管理 日数をカウントして管理することが必要な休暇タイプ(有給/代替/夏季/特別/慶弔など)に合わせて従業員ごとに一元管理する
アラート(警告) 残業時間が規定の枠を超えたらアラート表示させるなど、所定の労働や残業の基準時間を事前に設定して警告する
データ出力 打刻データから自動集計された労働時間を、Excel/CSV/PDFなどの形式で出力する。CSV形式は自由なフォーマットでダウンロードできるので、給与計算ソフトに合わせて出力し、そのまま他の経理システムにインポートできる
給与計算システム連携 給与計算システムと連携し、勤怠データを給与計算システムへ自動的にインポートする(入力漏れなどによる給与未払いといったリスク回避に役立つ)


シフト・勤務管理機能

機能 解説
スケジュール設定・登録 早番や遅番などの個別スケジュールのパターンを作成し、従業員ごとに割り当てることで就業スケジュールの登録や管理を行う
シフト作成・管理 必要人数や従業員の勤務パターンなどから適切な人員配置を割り出し、条件に合ったシフト表を自動作成する。
予実管理 作成したスケジュール(シフト)に対して、予定と勤務実績の差異をリアルタイムに確認できる
工数管理機能 プロジェクトなどを達成するまでに必要なタスク、時間や人件費を計算し、工数の自動算出を行う(作業量や進捗状況を可視化する)




勤怠管理の選定ポイント


ツールごとの違い

 勤怠管理システムの導入形態は、大きく「クラウド型」、クライアントPCにソフトをインストールする「パッケージソフト型」、ソフトからハードまでシステムを一括して自社で所有し、カスタマイズ性に富んだ「オンプレミス型」に分けられる。また、勤怠管理ソフトと打刻用ハードウェアが同梱されたセット製品を提供する形態もある。

 セット製品では、タイムレコーダー(打刻データの電子化対応)やICカード読み取り装置(カードリーダーや非接触装置)などとソフトがワンパッケージ化されている場合が多い。クラウド型は、打刻などは手持ちのスマートフォンやタブレット、PCを使うことを前提にソフトやアプリのみを提供するタイプが多く、テレワークやシフト勤務など授業員の働き方の多様化に対応しやすいことから、主流になりつつある。

価格形態・契約形態

 クラウド型、パッケージソフト型、オンプレミス型の導入形態ごとに、価格や契約内容には下記のような違いがある。

・クラウド型
 無料/有料サービスがある。無料版はデータ保証やサポートがないことが多く、ビジネス利用なら有料版を選ぶべきだろう。有料版も基本的に初期費用は不要で、月額/年額単位をベースに使用人数に応じた従量制課金が一般的だが、一定ユーザー数ごとの固定料金制(10ユーザーまで月額3000円など)といった具合にさまざまな価格体系があるのもクラウドの特徴だ。

・パッケージソフト型
 製品の購入費用が導入コストとして必要となるが、月額使用料などはかからない。オンプレミス型は、カスタマイズの程度に応じて価格は変動。サーバなどのハードウェアも導入するとなると初期費用はかさむ。

導入前に自社で準備すべきこと

 勤務形態は企業によりさまざま。導入した勤怠管理システムが自社の就業や雇用スタイルに合っていないと、十分に導入メリットを享受できず、場合によっては手動設定などの手間がかかることもある。クラウド型やパッケージソフト型では、トライアル版や無償の簡易版が用意されていることがあるので、自社の実態に合うかどうか使い勝手を確認しておくとよいだろう。


勤怠管理のシステム要件・他製品との連携方法


一般的な導入方法・導入環境

 クラウド型はサービス契約後にWeb上の画面から設定操作を行うことで、すぐに使い始められる。スマートフォン打刻を使う場合は、アプリのダウンロードが必要な場合もある。

パッケージソフト型は購入したソフトをインストールして設定を行う。導入時間は比較的短い。

オンプレミス型は自社仕様の要件などを業者と打ち合わせた上でソフトのカスタマイズを行う。仕様変更の程度により、稼働までの時間が左右される。

導入後の運用方法・サポートの有無

 クラウド型とパッケージソフト型とも勤怠管理としての運用は総務や人事、経理部門などが担うが、IT部門がある企業ではシステム面で担当者が運用・サポートを行うことが考えられる。なお、ベンダーからは電話やメール、チャットなどによる操作関連のサポートなどは無料提供されるケースが多い。オンプレミス型では保守契約の範囲により、運用・サポート内容が決まる。また、勤怠関連は関連の法律変更があるため、その対応についてどうサポートされるかは確認しておきたい。

他製品との連携方法

 クラウド型の勤怠管理システムは、給与計算システムなどさまざまな経理システムとの連携を前提としている製品が多い。勤怠管理ソフトで自動集計されたデータを給与計算システムに連携させることにより、打刻から給与明細の発行まで一元的かつ効率的に管理できる。さらに、会計ソフトとも連携させれば、基本的な経理業務のほぼ全てを電子化することも可能だ。オンプレミス型やパッケージソフト型では、事前に他製品との連携が可能かどうかを確認したい。オンプレミス型では連携できるようにカスタマイズすることも検討すべきだろう。

勤怠管理の基礎知識

 勤怠管理とは、従業員の出退勤の時刻、残業や休日出勤などの時間外労働といった就業状況を管理すること、またそれを実現するツールである。働き方改革の推進やワークライフバランスの考え方を背景に就業雇用スタイルが多様化しているが、従来のタイムカードとタイムレコーダーによる打刻や手計算では勤怠管理業務が煩雑化してしまうため、打刻情報や勤務形態などの情報をシステムに集約、自動集計することで勤怠管理業務を効率化する勤怠管理システムを導入するケースが増えている。さらにこれまで以上に労働基準法に対する順守が求められていることなどから、企業規模に関係なく導入が進んでいる。

勤怠管理の定義
・従業員の勤務時間データを管理できる
・勤務時間、残業時間(時間外勤務)、有給休暇、欠勤、休日などの情報を一元管理できる
・出勤状況や休暇の申請、承認がシステム上で完結できる
・従業員の勤務状況を集計析できる


勤怠管理の導入効果


出退勤(打刻)時間の正確な把握

 シフト勤務やフレックスタイム制、変形労働時間制、さらにはテレワークなどさまざまな勤務形態が混在する状況では、従来のタイムカードとタイムレコーダーによる管理が難しい。勤怠管理システムではICカードやPC、スマートフォンなどのさまざまな打刻方式により、場所を問わず出退勤の状況を正確に把握できる他、打刻待ちの行列解消にもなる。また、打刻方式によっては本人以外の打刻が難しくなり、不正打刻の防止にもつながる。

業務効率化と計算ミスの削減

 紙のタイムカードにより出退勤時間を打刻している場合、勤務時間や残業時間などを手作業で記入しなければならず、転記や集計ミスが発生しやすい。電子化による自動集計が可能な勤怠管理システムであれば、作業時間や人的コストが削減されると共に、ミスも削減できる。

従業員の労働時間を管理

 従業員ごとの欠勤や早退、残業時間、休日出勤などの把握はもちろん、レポーティング機能により企業全体の労働時間も管理できる。確実な勤怠管理は適切な労務管理につながり、残業時間の削減や人事戦略などにも活用することが可能だ。

法改正へのスムーズな対応

 勤怠管理に関連した法律には労働基準法などが挙げられるが、これらの法律は度々改正される。改正に伴い、勤怠管理の方法なども変更する必要があり、その対応には手間も負担もかかる。勤怠管理ソフト/システムでは改正法に対応したバージョンに更新されるため、法令改正時も速やかに移行できる。


勤怠管理の対象ユーザー


導入検討ユーザー
 ・勤怠管理に伴う集計業務の負担を削減、効率化したい総務・経理部門
 ・労働基準法の順守や働き方改革に取り組みたい人事・労務担当者

利用ユーザー
 ・給与計算に必要な従業員の勤務時間を計算する総務・経理部門
 ・人事戦略の構築や残業削減、法令順守に取り組む人事・労務担当者
 ・出退時に打刻を行う従業員


勤怠管理の機能一覧


タイムレコーダー(打刻)機能

機能 解説
PC打刻 出退勤時にPCにログインすることで打刻、あるいはPCから勤怠管理システムにアクセスし打刻を行う
モバイル打刻 モバイルデバイスから勤怠管理システムにアクセス、あるいはアプリを立ち上げ打刻を行う
ICカード打刻 ICカードリーダーや非接触方式のNFC規格を用い、出退勤の打刻をICカードで行う(NFC規格が対応していれば、交通系ICカードを活用できる)
生体認証/顔認証 静脈や指紋などの生体情報による認証、顔認証などにより打刻を行う(なりすましによる不正打刻の防止に効果的)
パスワード打刻 共有PCや専用機器に、従業員個別のパスワードを入力することで打刻を行う(個人のPCがなくても打刻できる)
GPS打刻 モバイル端末で打刻した際、時間と同時に位置情報を記録する。直行直帰や出張、現場作業などさまざまな労働スタイルに対応が可能
QRコード打刻 スマートフォンのアプリでQRコードを読み取り打刻する
タイムカード打刻 従来の紙ベースによる打刻方法はそのままに、打刻時間をタイムレコーダー側で電子化、記録し、集計ソフトなどにデータを取り込む


申請・承認などのワークフロー機能

機能 解説
ワークフロー機能 出勤簿の承認、残業や休暇などの申請から承認までの流れをシステム上で完結できる。システム上での就労状況確認や未承認残業時の打刻エラーといった機能により、従業員のタイムマネジメント意識向上にも役立つ
モバイルデバイス申請 モバイルデバイスから残業や休暇申請、承認確認などを行う。外出先からでも申請を行える


自動集計・管理

機能 解説
リアルタイム自動集計 打刻データに基づいて、勤怠時間数をリアルタイムに自動計算する。総労働時間に加え、単純残業や深夜勤務、休日出勤といった定時労働以外のさまざまな残業時間を従業員ごとに集計し、詳細データとして表示する
休暇管理 日数をカウントして管理することが必要な休暇タイプ(有給/代替/夏季/特別/慶弔など)に合わせて従業員ごとに一元管理する
アラート(警告) 残業時間が規定の枠を超えたらアラート表示させるなど、所定の労働や残業の基準時間を事前に設定して警告する
データ出力 打刻データから自動集計された労働時間を、Excel/CSV/PDFなどの形式で出力する。CSV形式は自由なフォーマットでダウンロードできるので、給与計算ソフトに合わせて出力し、そのまま他の経理システムにインポートできる
給与計算システム連携 給与計算システムと連携し、勤怠データを給与計算システムへ自動的にインポートする(入力漏れなどによる給与未払いといったリスク回避に役立つ)


シフト・勤務管理機能

機能 解説
スケジュール設定・登録 早番や遅番などの個別スケジュールのパターンを作成し、従業員ごとに割り当てることで就業スケジュールの登録や管理を行う
シフト作成・管理 必要人数や従業員の勤務パターンなどから適切な人員配置を割り出し、条件に合ったシフト表を自動作成する。
予実管理 作成したスケジュール(シフト)に対して、予定と勤務実績の差異をリアルタイムに確認できる
工数管理機能 プロジェクトなどを達成するまでに必要なタスク、時間や人件費を計算し、工数の自動算出を行う(作業量や進捗状況を可視化する)




勤怠管理の選定ポイント


ツールごとの違い

 勤怠管理システムの導入形態は、大きく「クラウド型」、クライアントPCにソフトをインストールする「パッケージソフト型」、ソフトからハードまでシステムを一括して自社で所有し、カスタマイズ性に富んだ「オンプレミス型」に分けられる。また、勤怠管理ソフトと打刻用ハードウェアが同梱されたセット製品を提供する形態もある。

 セット製品では、タイムレコーダー(打刻データの電子化対応)やICカード読み取り装置(カードリーダーや非接触装置)などとソフトがワンパッケージ化されている場合が多い。クラウド型は、打刻などは手持ちのスマートフォンやタブレット、PCを使うことを前提にソフトやアプリのみを提供するタイプが多く、テレワークやシフト勤務など授業員の働き方の多様化に対応しやすいことから、主流になりつつある。

価格形態・契約形態

 クラウド型、パッケージソフト型、オンプレミス型の導入形態ごとに、価格や契約内容には下記のような違いがある。

・クラウド型
 無料/有料サービスがある。無料版はデータ保証やサポートがないことが多く、ビジネス利用なら有料版を選ぶべきだろう。有料版も基本的に初期費用は不要で、月額/年額単位をベースに使用人数に応じた従量制課金が一般的だが、一定ユーザー数ごとの固定料金制(10ユーザーまで月額3000円など)といった具合にさまざまな価格体系があるのもクラウドの特徴だ。

・パッケージソフト型
 製品の購入費用が導入コストとして必要となるが、月額使用料などはかからない。オンプレミス型は、カスタマイズの程度に応じて価格は変動。サーバなどのハードウェアも導入するとなると初期費用はかさむ。

導入前に自社で準備すべきこと

 勤務形態は企業によりさまざま。導入した勤怠管理システムが自社の就業や雇用スタイルに合っていないと、十分に導入メリットを享受できず、場合によっては手動設定などの手間がかかることもある。クラウド型やパッケージソフト型では、トライアル版や無償の簡易版が用意されていることがあるので、自社の実態に合うかどうか使い勝手を確認しておくとよいだろう。


勤怠管理のシステム要件・他製品との連携方法


一般的な導入方法・導入環境

 クラウド型はサービス契約後にWeb上の画面から設定操作を行うことで、すぐに使い始められる。スマートフォン打刻を使う場合は、アプリのダウンロードが必要な場合もある。

パッケージソフト型は購入したソフトをインストールして設定を行う。導入時間は比較的短い。

オンプレミス型は自社仕様の要件などを業者と打ち合わせた上でソフトのカスタマイズを行う。仕様変更の程度により、稼働までの時間が左右される。

導入後の運用方法・サポートの有無

 クラウド型とパッケージソフト型とも勤怠管理としての運用は総務や人事、経理部門などが担うが、IT部門がある企業ではシステム面で担当者が運用・サポートを行うことが考えられる。なお、ベンダーからは電話やメール、チャットなどによる操作関連のサポートなどは無料提供されるケースが多い。オンプレミス型では保守契約の範囲により、運用・サポート内容が決まる。また、勤怠関連は関連の法律変更があるため、その対応についてどうサポートされるかは確認しておきたい。

他製品との連携方法

 クラウド型の勤怠管理システムは、給与計算システムなどさまざまな経理システムとの連携を前提としている製品が多い。勤怠管理ソフトで自動集計されたデータを給与計算システムに連携させることにより、打刻から給与明細の発行まで一元的かつ効率的に管理できる。さらに、会計ソフトとも連携させれば、基本的な経理業務のほぼ全てを電子化することも可能だ。オンプレミス型やパッケージソフト型では、事前に他製品との連携が可能かどうかを確認したい。オンプレミス型では連携できるようにカスタマイズすることも検討すべきだろう。