採用管理(ATS)とは

 採用管理システム(ATS)とは、企業が行う人材採用活動において、応募者の情報管理や採用スケジュールの進行管理など、人材採用に関する業務を一元管理できるシステムのことです。新卒採用向け、中途採用向け、アルバイト/派遣社員向けなどに分けられますが、どんな採用にも対応できるオールインワンタイプのシステムもあります。また、各種カレンダーとの連携や分析レポート機能、自社採用Webページ作成機能などを備えたシステムやクラウドサービスも存在します。

採用管理(ATS)の製品タイプ
 採用管理(ATS)には、採用管理(ATS)に特化した製品と採用管理(ATS)以外の機能も有している製品があります。
ITreviewではそれぞれの製品タイプで、カテゴリーグリッド、製品一覧をフィルタリング可能となっています。

採用管理の定義
・求人情報の登録、管理ができる
・説明会や面接など採用スケジュールの進行管理ができる
・応募者のプロフィール、履歴書などの書類ファイルなどを一元管理できる
・選考時の評価、結果などを登録でき、次の選考担当者に情報を引き継げる

基本機能

機能 解説
応募者情報の管理 履歴書といった応募者の情報に加えて、採用の進捗状況を管理し、さらに複数の採用(求人)チャネルからの応募情報を一元管理できる
採用のタスク管理 書類受付、書類選考、面接、最終選考など、採用活動で行うべきタスクを容易に管理できるようにする
採用のスケジュール管理 各応募者に対する面接日程の調整をはじめ、採用活動に関するスケジュールを効率的に管理できる
分析レポート 採用チャネルごとの効果(応募数、採用数など)をはじめ、さまざまな採用状況をグラフ化/可視化して詳細に分析することで、新たな採用活動に役立てられる
自社採用Webページ作成 自社の企業イメージや採用活動に即したデザインや構成の採用Webページを作成できる


採用管理ツールのメリット

コア業務に集中できる

一口に採用活動といっても、対応すべき業務は多々あります。特にメール対応や日程調整など、煩雑になりがちな採用業務が自動化できる。また・さまざまな媒体からの応募者情報や選考進捗も一元管理できるため

採用のコストパフォーマンスが向上する

上記で挙げたように、採用管理ツールを導入することで、コア業務に集中することができます。それにより本来時間をかけるべき所である、面接など応募者と向き合う時間を割くことができ、結果的に採用のコストパフォーマンスが向上する可能性があります。

採用管理ツールの種類

採用管理ツールは採用したい人材タイプによって、選ぶべきツールの種類が変わります。
主に下記の4つの人材タイプの区分があります。

・新卒向け
・中卒向け
・新卒・中卒向け
・アルバイト向け

自社の採用したい人材を判断し、導入するツールを決定しましょう。

採用管理ツールの選び方

効率化したい業務の機能が備わっているか

まずは、自社が必要とする機能を明確にしましょう。求人広告の掲載や応募者の管理、面接スケジュールの調整、採用プロセスの進捗管理など、それぞれの企業によって必要とする機能は異なります。必要な機能が揃っているかどうかを確認し、自社に最適な採用管理システムを選びましょう。

使いやすさをチェックする

採用管理システムは、人事担当者だけでなく、求職者も利用することがあります。そのため、使いやすさも重要なポイントとなります。操作が簡単で直感的なUIや、スマートフォンからでも利用しやすいレスポンシブデザインに対応しているかどうかをチェックしましょう。

カスタマイズ性を確認する

採用プロセスは企業ごとに異なるため、採用管理システムもカスタマイズ性が高いことが望ましいです。自社の採用プロセスに合わせて、ステップや順序を変更したり、必要な情報を追加したりできるかどうかを確認しましょう。

セキュリティ面を確保しているか確認する

採用管理システムには、応募者の個人情報が含まれます。そのため、システムのセキュリティ対策がしっかりと行われているかどうかを確認しましょう。SSL暗号化通信に対応しているか、アクセス制限ができるか、セキュリティレベルの高いデータセンターを利用しているかなども合わせてチェックすることをお勧めします。

サポート体制が充実しているか確認する

万が一システムに問題が発生した場合や、使い方がわからない場合には、適切なサポートを受けることが重要です。採用管理システムを提供する企業のサポート体制が充実しているかどうかを確認しましょう。また、24時間体制のサポート、FAQやマニュアルの充実、トレーニングや研修の提供などは、プランについているか合わせてチェックしましょう。

採用管理(ATS)の基礎知識

 採用管理システム(ATS)とは、企業が行う人材採用活動において、応募者の情報管理や採用スケジュールの進行管理など、人材採用に関する業務を一元管理できるシステムのことです。新卒採用向け、中途採用向け、アルバイト/派遣社員向けなどに分けられますが、どんな採用にも対応できるオールインワンタイプのシステムもあります。また、各種カレンダーとの連携や分析レポート機能、自社採用Webページ作成機能などを備えたシステムやクラウドサービスも存在します。

採用管理(ATS)の製品タイプ
 採用管理(ATS)には、採用管理(ATS)に特化した製品と採用管理(ATS)以外の機能も有している製品があります。
ITreviewではそれぞれの製品タイプで、カテゴリーグリッド、製品一覧をフィルタリング可能となっています。

採用管理の定義
・求人情報の登録、管理ができる
・説明会や面接など採用スケジュールの進行管理ができる
・応募者のプロフィール、履歴書などの書類ファイルなどを一元管理できる
・選考時の評価、結果などを登録でき、次の選考担当者に情報を引き継げる

基本機能

機能 解説
応募者情報の管理 履歴書といった応募者の情報に加えて、採用の進捗状況を管理し、さらに複数の採用(求人)チャネルからの応募情報を一元管理できる
採用のタスク管理 書類受付、書類選考、面接、最終選考など、採用活動で行うべきタスクを容易に管理できるようにする
採用のスケジュール管理 各応募者に対する面接日程の調整をはじめ、採用活動に関するスケジュールを効率的に管理できる
分析レポート 採用チャネルごとの効果(応募数、採用数など)をはじめ、さまざまな採用状況をグラフ化/可視化して詳細に分析することで、新たな採用活動に役立てられる
自社採用Webページ作成 自社の企業イメージや採用活動に即したデザインや構成の採用Webページを作成できる


採用管理ツールのメリット

コア業務に集中できる

一口に採用活動といっても、対応すべき業務は多々あります。特にメール対応や日程調整など、煩雑になりがちな採用業務が自動化できる。また・さまざまな媒体からの応募者情報や選考進捗も一元管理できるため

採用のコストパフォーマンスが向上する

上記で挙げたように、採用管理ツールを導入することで、コア業務に集中することができます。それにより本来時間をかけるべき所である、面接など応募者と向き合う時間を割くことができ、結果的に採用のコストパフォーマンスが向上する可能性があります。

採用管理ツールの種類

採用管理ツールは採用したい人材タイプによって、選ぶべきツールの種類が変わります。
主に下記の4つの人材タイプの区分があります。

・新卒向け
・中卒向け
・新卒・中卒向け
・アルバイト向け

自社の採用したい人材を判断し、導入するツールを決定しましょう。

採用管理ツールの選び方

効率化したい業務の機能が備わっているか

まずは、自社が必要とする機能を明確にしましょう。求人広告の掲載や応募者の管理、面接スケジュールの調整、採用プロセスの進捗管理など、それぞれの企業によって必要とする機能は異なります。必要な機能が揃っているかどうかを確認し、自社に最適な採用管理システムを選びましょう。

使いやすさをチェックする

採用管理システムは、人事担当者だけでなく、求職者も利用することがあります。そのため、使いやすさも重要なポイントとなります。操作が簡単で直感的なUIや、スマートフォンからでも利用しやすいレスポンシブデザインに対応しているかどうかをチェックしましょう。

カスタマイズ性を確認する

採用プロセスは企業ごとに異なるため、採用管理システムもカスタマイズ性が高いことが望ましいです。自社の採用プロセスに合わせて、ステップや順序を変更したり、必要な情報を追加したりできるかどうかを確認しましょう。

セキュリティ面を確保しているか確認する

採用管理システムには、応募者の個人情報が含まれます。そのため、システムのセキュリティ対策がしっかりと行われているかどうかを確認しましょう。SSL暗号化通信に対応しているか、アクセス制限ができるか、セキュリティレベルの高いデータセンターを利用しているかなども合わせてチェックすることをお勧めします。

サポート体制が充実しているか確認する

万が一システムに問題が発生した場合や、使い方がわからない場合には、適切なサポートを受けることが重要です。採用管理システムを提供する企業のサポート体制が充実しているかどうかを確認しましょう。また、24時間体制のサポート、FAQやマニュアルの充実、トレーニングや研修の提供などは、プランについているか合わせてチェックしましょう。