そこで活用したいのが、議事録作成に活躍するツール群です。これらのツールを有効活用することで、議事録作成の負担を大幅に削減できます。本記事では、議事録作成の目的や作成のコツ、お役立ちツールなどをご紹介します。

議事録とは

議事録とは、社内会議やクライアントとのミーティング内容を明文化して記録した文書のことです。社内での情報共有や事実確認はもちろん、案件によってはクライアントに議事録を共有する場合もあります。そのため、メモとは異なりある程度の体裁を整えて作成する必要があります。

また、取締役会における議事録は「取締役会議事録」と呼ばれ、会社法によって作成が義務付けられています。取締役会において述べられた意見、議事の経過や結果などの定められた内容を書面または電磁的記録をもって作成しなければなりません。

このように、議事録は重要性の高い文書でありながら、作成業務そのものはあまり現場で好まれていません。会議に合わせて文書を作成するという業務負担の大きさはもちろん、議事録作成に起因して本来の業務時間が奪われ、残業発生の要因となりやすいためです。

議事録を作成する目的

議事録を作成する目的は、会議内での意思決定やその経緯を記録しておくためです。

会議に参加していない人へ情報を共有する場合、決定事項だけを伝えても納得感を得ることはできません。決定に至った経緯、発言者が誰かということも踏まえて情報を共有することで、初めて有意義な情報共有が実現します。

また、誰が言い出したことで決定したのか、という責任の所在を明らかにする上でも議事録作成は重要です。大きなプロジェクトの場合、責任者が明らかでなければ推進力を得られなかったり、意思決定に遅れが出てプロジェクトが頓挫したりする可能性があるためです。

議事録の書き方

ここで、基本的な議事録の書き方について確認しておきましょう。議事録を作成する際のポイントとしては以下が挙げられます。

• 主語述語を明らかにする
• 発言者を明らかにする
• 定量的な情報を明らかにする
• 余計な情報を排除する

主語述語を明らかにすることは、その発言の趣旨を掴む上で非常に重要です。合わせてその発言が誰から発せられたのかを記録しておくことで、意思決定の責任者を文脈から特定することにも役立ちます。

また、議事録において重要なのが定量的な情報を明文化することです。例えば金額や商品数などの数字情報がこれに当てはまりますが、その数字の大きさによって発言の意味が大きく変わるため、明らかにしなければなりません。

「大体これくらい」ではなく、会議が終わった後からでも具体的な情報として把握できるよう整理しておくことで、発言の意図を正しく掴んだり、意思決定者の適切な状況判断を促すのに役立ったりします。

また「えー」や「あの」といった、記録としては不要な発言を排除することにより、文書としての読みやすさを確保できます。

議事録作成のコツ

議事録作成を行う上では、いくつかのコツをあらかじめ覚えておくことが大切です。例えば「空・雨・傘」と呼ばれているフレームワークの活用です。これは問題解決のステップを踏むためのもので、多くの企業が採用している意思決定のアプローチです。

1. 空＝事実（空の色が黒い）
2. 雨＝事実の解釈（雨が降りそうだ）
3. 傘＝判断（傘を用意しておかなければ）

頭の中にこのフレームワークを描くことで、会議の内容や趣旨を掴みやすくなり、文書として可読性の高い議事録を作成できます。

あるいは5W1HやPREP法といった、基本的なフレームワークも議事録作成に活躍します。5W1Hは「いつ（When）」「どこで（Where）」「誰が（Who）」「何を（What）」「なぜ（Why）」「どのように（How）」を指す言葉ですが、これらの要素はいずれも議事録作成においては無視できないものです。情報の過不足をなくすためにも、議事録には5W1Hが正しく含まれているか確認しましょう。

PREP法は「Point（結論）」「Reason（理由）」「Example（具体例）」「Point（まとめ）」という文章の書き方を説明するもので、合理的に納得感を持って物事を伝える上での基本的なフレームワークです。

いずれも議事録作成において役立つため、身につけておくことをおすすめします。

議事録作成・管理に役立つチームコラボレーションツール

最後に、議事録の作成や情報共有、保管作業の効率化に役立つチームコラボレーションツールをご紹介します。議事録だけでなく、グループウェアとしても使えるものばかりなので、社内インフラの整備にご活用ください。

NotePM

NotePMは、社内のナレッジ共有に特化した機能を備えるツールです。Wiki形式でメンバーが自身の持つ知識やノウハウ、学んだことを編集し加えていくことで、リアルタイムでの正確な情報共有を実現します。

便利なエディタ機能を備えており、ストレスフリーで文書作成できるだけでなく、テンプレートを使って短期間での文書作成をサポートします。

・NotePMの参考価格

プラン50：30,000円（ストレージ500GB、編集可能なユーザー登録50まで、閲覧のみのユーザーは無料）

・NotePMの参考レビュー

プロジェクトごとに資料や議事録の作成から共有まですることが可能。
煩雑化していた社内情報も一元的に管理が可能となり、部署の壁を越えてナレッジの蓄積と共有に貢献。
また、ナレッジ共有のみでなく定型業務のマニュアル管理に関しても、バージョン管理等もしっかりでき、有用なツール。

NotePMへのレビュー「ナレッジ共有から業務効率化も可能なツール」より

Backlog

ウェブ制作やソフト開発、広告代理店など幅広い業種で導入されているのが、Backlogです。シンプルで直感的なデザインを採用し、ITに不慣れな従業員でも文書作成を効率化できます。

メンバーの業務やタスクをまとめて管理できる機能を使って、情報共有や進捗状況の把握を容易にします。議事録のような文書も簡単に共有できるので、1つひとつの業務負担を軽減して全体の業務効率化に貢献します。

・Backlogの参考価格

スタンダードプラン：17600円/月（ユーザー数無制限、100プロジェクトまで）

・Backlogの参考レビュー

実際に行事に関する議事録をいろいろなソフトでまとめてみましたが、このアプリを使うことによって簡単に編集ができるようになり今までかかっていた時間の3分の1まで抑えることができるようになりました。最近になってこのアプリを使い始めています。こういったアプリを複数使ってはいるのですが、今のところ手ごたえ的にとても良いです。

Backlogへのレビュー「議事録、会議録はぜひ！簡単に編集できます。」より

kintone

社内に散らばって存在する各種文書を統合する上で活躍するのが、kintoneです。ExcelファイルやWordファイル、メール、PDFなどの各種文書をクラウドでまとめて管理できるため、議事録の共有負担を軽減して業務効率化に貢献します。

情報共有はチーム単位で行えるので各メンバーに1人ずつ連絡する必要もなくなり、業務の属人化を回避して引き継ぎの負担も軽減します。

・kintoneの参考価格

スタンダードコース：1500円/月/1ユーザー

・kintoneの参考レビュー

分かりやすいUIとJavaScriptを用いた拡張性の高さ、利用人口の多さが挙げられます。
顧客名簿や議事録管理などの基本的な機能あればデフォルトの機能で直感的に作成、運用できると思います。
また、JavaScriptによる拡張性が極めて高く、あらゆる業務プラットフォームを構築できる可能性を秘めています。

kintoneへのレビュー「まさしく業務改善プラットフォーム」より

ツールを活用して議事録作成を効率化しよう

議事録作成は負担が大きい作業ですが、組織活動には欠かせない役割を果たすことから、軽視できない業務だと言えます。議事録作成はポイントを押さえて取り組むことはもちろん、ツールを活用することで、正確な情報共有や作成負担の軽減が可能です。積極的にツールを導入し、議事録作成業務を効率化しましょう。

・議事録の効率化については以下の記事もご一読ください

会議の議事録やインタビューの文字起こしを劇的に楽にする方法

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