かゆいところに手が届くシステム【ITreview】IT製品のレビュー・比較サイト

良いポイント

優れている点・好きな機能
・管理部門の横の連携が可能/細かい業務の見える化ができる
・業務の漏れがないかを確認できる

その理由
・今までは人事から新しく入社する人の情報が流れてきて、情シス、総務などそれぞれで必要な作業を行っていた。ただ、例えば、名刺の作成は総務だけど作成する際にメールアドレスや電話番号の情報が必要となり、結局、お互いに状況を確認していた。このシステムを使ってみたところ、上記の例だとタスクフローで一連の流れ（入社→メールアドレス→名刺など）を作っておくことで上位のタスク完了後に通知が送られてくるのでお互いのタスクの状態や期限を一覧で見えることによって都度聞かなくても良くなるのが良いと感じた。後は地味に入社時にお渡していていたアカウント情報などの資料もフロー完了後にPDFで出力できるのも良い。
・上記の通りフロー管理するので、イレギュラーがどこで発生し、どのフェーズで止まっているかも確認ができる。後は、止まったポイントを確認することで業務の改善ポイントのチェックも可能なところが良い。

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改善してほしいポイント

・連携機能が少ない

まだ、リリース直後なので仕方がないかもしれないですが、連携機能が少ないです。
例えばSSOはGoogleWorkspaceのOauthとか。SAML連携もあるといいなと思います。
後は、M365のAD情報や人事システムとの連携があると台帳や利用するユーザーの管理がしやすい気がします。

・業務分析機能

折角なので業務分析ができるといいなと思いました。
例えば、Aさんがいつも時間がかかっている、というデータが取れるならば「なぜ」なのか分かるので簡単な分析ができるといいなと思います。もしくはAPIなどで他の外部システムにデータを出力できるでもいいかと思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

良いポイントににも記載しましたが、以下2点でのメリットは大きいです。

・業務の抜けの改善
・業務効率化

何か入社などのイベントの際には管理部門で横断して実施することが良くあるのですが、その割に横断してつかえるフローシステムというのがなかったかと思います。本システムは正にそこを補うシステムです。今まではメールや口頭などでお願いしたり確認していたり、エクセルなどで管理していたことが、フローの中で進捗状況やどのステップにいるのか確認できますので抜けがなくなります。また、自分のタイミングで状況を確認できるのでお互いの負荷を減らすことができます。

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