非公開ユーザー
病院｜社内情報システム（その他）｜1000人以上｜IT管理者｜契約タイプ 有償利用
請求書発送処理の軽減など
請求書・見積書作成ソフトで利用
良いポイント
請求書の作成は専用システムを使用しているためなかなか簡略化できませんでしたが、Microsoft PDFを活用してPDF化し、初回は発送先の住所録を所定の形式に取り込んだところ、発送できました。
思っていたよりも郵送から到着までの時間が短く、土曜発送で月曜到着になることもありました。
相手先が電子請求のみを希望したときは、相手側でQRを読み込んでポータルを開き、設定を変えればよい点も楽でよいかと思います。
システム担当者側の視点になりますが、PDF化の際には文字のOCR処理がされていることと、印刷物の向きを揃えておくことに注意が必要でした。
ただ、そこがクリアできれば問題ないので、ScanSnapなどのOCR機能と組み合わせたり、システムからの印刷物はMicrosoft PDF化の際に文字情報がそのまま残っていたため、そのまま活用できてよかったと思います。
また、数百枚のPDFを取り込んでも一度に取り込めたのは良かったです。
改善してほしいポイント
単にPDF化すればいいのかと思い、PDFの文字データが必要だとは思っていなかったので苦労しましたが、最初さえクリアすればあまり問題なかったです。
できれば、取り扱えるPDF形式になっているかチェックする機能があると、なお助かるかなと思いました。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
数千枚の請求書を各宛先に送る手作業を数日かけて自前でしていましたが、数名の担当者でデータ処理で済むようになり、かなりの効果がありました（データ作成に数時間程度）。導入して間もないため効果は分かりにくいですが、費用対効果はかなり高いと思われます。似たものと比較すると、ある程度知識があって使いこなせるならこちらの方が安価になるので、使う側の選択次第ですが、安価で具体的な成果が出たので助かります。
検討者へお勧めするポイント
一気にデジタル化するのではなく、郵便代行サービスを経てデジタル請求・領収書へ移行するよう、段階的に進められるので、その形での導入をお勧めします。郵便代行を進めるだけでも手間が省け、配送料との差額もカバーできるのではないかと思います。
