高橋 昌也
株式会社ＳＯＲＩＸ｜情報通信・インターネット｜社内情報システム（開発・運用管理）｜20-50人未満｜IT管理者｜契約タイプ 有償利用
導入3ヶ月で承認期間1/5に短縮！決裁スピード向上で営業力強
ワークフローシステムで利用
良いポイント
実際に利用して感じる最大の良さは、Excelで作成した申請フォーマットをそのまま活用できる点です。表の枠線や文字色までそっくりそのまま反映されるため、システム移行の心理的ハードルが低く、ユーザー教育の負担も大幅に軽減されます。
また、金額に応じた承認ルートの自動振り分け機能が非常に優れています。例えば5万円以下は課長決裁、10万円以上は部長決裁といったルールを設定できるため、申請者が承認者を迷う必要がありません。申請状況が一目で把握でき、「誰のところで止まっているか」がすぐに分かるのも実務では大きな利点です。
テレワーク環境でも申請・承認が場所を選ばずできる点も強みで、スマホからの操作も直感的です。特に急ぎの案件で上長が外出中でも迅速に対応できるため、業務のスピードアップに直結します。
データの検索性も見逃せません。過去の申請書を瞬時に探し出せるため、類似案件の参照やデータ分析が容易になりました。導入前は書類探しに費やしていた時間が激減し、本質的な業務に集中できるようになります。
改善してほしいポイント
添付ファイルの取り扱いについて改善の余地があります。現状では添付ファイルを一つずつ開く必要があり、申請書上で直接プレビューできる機能があれば確認作業が効率化されるでしょう。特に複数の証憑書類を確認する経費精算などの場面では、プレビュー機能があれば承認者の作業時間を大幅に短縮できます。
「承認」から「承認(実行)」への動作が時々重く感じられる点も改善が期待されます。特に急ぎの決裁が必要な場面では、この遅延がストレスになることがあります。レスポンスの改善により、ユーザー体験の向上と業務効率化が見込めます。
また、添付できるデータの容量制限についても緩和が望まれます。現在の容量では、近年の高画質な画像や詳細な資料を添付する際に制限を感じることがあります。容量拡大により、より詳細な情報共有が可能になります。
申請書類を一括ダウンロードする機能も欲しいところです。現状では申請書を個別に確認・ダウンロードする必要があり、複数の申請をまとめて処理したい場合に非効率です。一括ダウンロード機能があれば、監査対応や報告資料作成時の作業時間が大幅に削減でき、管理業務の効率化につながります。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
弊社では、紙ベースの稟議申請プロセスに課題を抱えていました。月平均300件以上の稟議申請があり、承認ルート上の役職者が出張中の場合、申請から承認完了まで平均7営業日かかっていました。特に月末や期末の集中時には最大10日以上かかるケースもあり、ビジネススピードの低下を招いていました。
manage ワークフロー導入後、この承認期間は劇的に短縮され、平均1.5営業日で完了するようになりました。特に急ぎの案件では、モバイル承認機能により出張中の役職者でも即日承認が可能となり、ビジネスチャンスの逃失防止に貢献しています。
検討者へお勧めするポイント
manage ワークフローを検討されている方へ、最も強調したいのは「Excel互換性」と「使いやすさ」のバランスです。他システムでは移行時にフォーマット再設計が必要になりがちですが、manageなら既存Excelをそのまま活用できるため、導入の初期負担が大幅に軽減されます。
特に承認者が多い中堅〜大企業では、承認ルートの自動設定機能が効果を発揮します。当社では承認者の設定ミスによる差戻しが完全になくなり、決裁効率が飛躍的に向上しました。
