経営層を巻き込んだ共同編集で、複雑な文書作成を劇的に効率化

改善してほしいポイント

共同編集という機能自体は素晴らしいのですが、複数人で同時に手を入れた際の「変更履歴（差分）」の視覚的な見づらさが課題です。誰がどこを変えたのか、上司や役員にわざわざ聞かなくてもパッと見て直感的に把握できるように、変更箇所の表示をもっと洗練させてほしいです。また、完全に同じタイミングで編集がぶつかると、レイアウト崩れや競合が発生することが稀にあります。元々ローカルPCで動かす前提で作られた歴史の長いソフトだからだと思いますが、これからの時代に向けて、より「Web上で複数人が同時に触る」ことを前提とした軽快で分かりやすいUIに進化していってほしいと期待しています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

団体交渉の回答書という、非常にセンシティブで何度も推敲が必要な文書作成のスピードと質が劇的に向上しました。これまでは担当者と上司の間で閉じて作っていた回答書ですが、共同編集機能を使ったことで、最終的な決断を下す経営層を早い段階から文書の推敲プロセスに巻き込むことができました。今年の激しい賃上げ要求に対して、最終回答で会社としてだいぶ譲歩をすることになりましたが、経営層自身がWord上で直接文言を練り上げ、議論に関わってくれたおかげで、状況の理解が進みスムーズな妥結に繋がったと感じています。関係者全員が同じファイルを見て議論できる環境を作れたことが最大のメリットです。

検討者へお勧めするポイント

Wordを単なる「一人で文章を作成するソフト」と捉えているなら、少し視点を変えて「チームで共同編集するツール」として使ってみてください。どこの会社でも導入されているはずですが、いまだにファイルをメールに添付してリレー形式で回している部門は多いと思います。関係者が好きなタイミングで同じファイルにアクセスし、どんどん手を入れていくスタイルに変えるだけで業務スピードは激変します。今回のような労使交渉のシビアな文書作成から日常的な企画書まで、経営層や上司をスピーディーに巻き込んで合意形成を図りたい担当者に、OneDrive連携での共同編集は強くおすすめできる使い方です。