文書作成とは

 文書作成ツールは、文書作成を効率的に行ったり、共同編集を行うことができるツールだ。
文書作成ソフトとは、テキストを主体としたドキュメントを作成・編集するためのツールのことをいう。
オフィス統合スイートなどの主要ツールとして提供されているケースが多いが、文書作成に特化した製品も存在する。

 テキストの入力、検索・置換、装飾づけ、表・図版・画像の挿入、段組みといった機能を備え、作成した文書ファイルを印刷、保存、あるいはPDF出力するといったことが可能だ。また、作成した文書をほかのユーザーと共有したり、共同編集を行ったりするための機能を備えた製品も増えている。

ビジネス文書の種類と基本構成

 文書作成を効率的に行うために、文書作成ツールを使うことが重要であるが、文書の種類によって最適な文書作成ツールを使い分けたり、最低限の基本構成をしって置くことで相手が読みやすい文書作成を行う事ができる。
基本的なビジネス文書の種類と、ビジネス文書の基本構成を紹介する。

(1)ビジネス文書の種類

  ビジネス文書は使用用途によって社内向け・社外向け文書に分けられ、その中でも以下の目的によって種類が分かれている。
社外文書
社外文書に使われるのは以下の文書である。
相手企業にどのような意図で文書を送ろうとしているのかによって文書を使い分けるようにしよう。
● 取引関係文書
通知状/案内/紹介状/請求状/注文書 など
● 社交・儀礼目的の文書
あいさつ状/見舞い状/暑中お見舞/年賀状 など
社内文書
社外文書に使われるのは以下の文書である。
相手企業にどのような意図で文書を送ろうとしているのかによって文書を使い分けるようにしよう。
● 上層部への意見
上申書/稟議書/提案書 など
● 報告書
定期報告書/成果報告書 など
● 指示命令
通達/指示書/辞令 など
● 届出・申請
休暇届/出張申請/旅費交通費精算書/顛末書 など
● 記録
議事録/履歴書/人事考課書類 など
● 連絡調査
通知文/回覧文/案内文 など

(2)基本構成

ビジネス文書の基本構成は3つのパートから構成されている。
1. 前付け
2. 本文
3. 付記

前付けの内容は以下のものである。
①発信日付:文書の公開日
②宛先:相手先を記載
③発信者名:発信者の所属部課、職名、氏名

本文の内容は以下のものである。
①タイトル
②前文:頭語、時候の挨拶、慶賀(安否)の挨拶、感謝の挨拶の順の定型文
③主文:文書で伝えたい主目的を簡潔に

付記の内容は以下のものである。
①追記:補足資料等
②末尾:以上で締める。
③担当者名:発信者の所属部課、職名、氏名

【目的別】ビジネス文書の作成ツール

ビジネス文書を効率的に作成するためのツールを目的別に紹介する。

(1)社外との共有を行う

 文書を作成し、社外で共有する場合には、Wordを使って作成するのがおすすめだ。Wordを使えば、テンプレートを使うことができたり、校閲機能などを使って文書を効率的にミスなく作成する事ができる。
また、社外に文書を共有する際には、契約書などはWordで作成することで相手方が容易に確認することができたり、コメントをいれて内容の修正を依頼することができる。
以下のレビューも参考になる。

この製品・サービスの良いポイントは何でしょうか?
・正しく書式を設定した上で書き始めるなら、かなり良いワープロ
・同じチーム内に書式の概念が理解できていない人が混じると、途端に文書のメンテナンス効率がガタ落ちになるツール
・中身がなくても上下左右マージンと行間のおかげで、ほぼキレイな1枚書類に見せてくれるツール(定形申請書的なものにはbest)
どのようなビジネス課題を解決できましたか?あるいは、どのようなメリットが得られましたか?
・定形申請書類(普通に書けば、それなりの見た目になる)
・デファクトスタンダードなので、却下されないファイルタイプ
・初期定義をして、別のテキストエディタで文書を仕上げてから、WORDにコピペして、ページレイアウト的に調整するのが速く見栄え良くドキュメントを作成する方法だと思っています
製品名:Microsoft Word 
参考レビュー:https://www.itreview.jp/products/microsoft-word/reviews/50699

(2)社内で共有を行う

 社内での文書共有をメインで行う場合には、Googleドキュメントがおすすめだ。文書作成は専らWordで行っているという人も多いと思うが、GoogleドキュメントはURLで文書を送ることができたり、複数人で同時編集をすることが可能なので、作業効率が上がるため、特に社内文書でチームメンバーで同じ書類を作成したり、書類に対するレビューを行う場合などにはいちいちファイルで送る必要がないためMicrosoft Wordよりもおすすめだ。
以下のレビューも参考になる。

この製品・サービスの良いポイントは何でしょうか?
googleクラウド上で、ワードのようにドキュメントを作成でき、共有などもできます。ワードの感覚で文章を作成できるため、ワードを使ったことがある人にとっては簡単に使いこなせるのも便利です。
どのようなビジネス課題を解決できましたか?あるいは、どのようなメリットが得られましたか?
クラウド上に保存できるため、データの整理やデータ紛失といった心配もありません。また相手にワード形式やPDFでほしいと言った場合にも変換できる。ちゃんとログアウトさえすればデータも他の人が見られることがないので、パソコンを共有し合うこともできました。
製品名:Googleドキュメント 
参考レビュー:https://www.itreview.jp/products/google-document/reviews/58323

(3)個人利用がメインの場合
 ビジネス文書というよりも個人で日記を管理したり、何かを執筆する場合などは一太郎がおすすめだ。一太郎Microsoft Wordなどが一般化する前に使われていた文書作成ソフトのため、もう使わなくなったという人もいるかもしれないが、一太郎ならではの以下のような機能があるため、特定の目的の人には使いやすいと感じられる。
● 変換がスムーズ(今日と入力すると日付が出る など)
● 国語辞典が使える
● 文章校正機能が充実
● 読み上げ機能
以下のレビューも参考になる。

この製品・サービスの良いポイントは何でしょうか?
日本語変換最高峰のAtok搭載の日本語ワードプロセッサです。日本語文書作成においては、他の追随を許さないとおもいます。特に、図の貼り付けと表・罫線が、M社のWソフトに比べて勝っています。急に図がどこかに行ったりすることがなくストレスなく図や写真が扱えることや、罫線の細かな描画が可能です。>doc形式も読み書きできます。
製品名:一太郎 
参考レビュー:https://www.itreview.jp/products/ichitaro/reviews/55326

読みやすい文章を書くためのポイント

 ビジネス文書や文書作成をする際、相手が読みやすい文章を作成するポイントを3つ紹介する。ポイントをおさえて相手に伝わる文章を作成しよう。

(1)決まった構成フォーマットをおさえる

 読みやすい文章を書くためのポイント1つ目は決まった構成やフォーマットをおさえることだ。ビジネス文書では、目的ごとに決まった内容を書くため、目的とそれにあった構成で文書作成を行うようにしよう。一般的なビジネス文書はテンプレートがインターネットで検索すると、無料でダウンロードできたり、有料でしっかりした内容のテンプレートを購入することも可能だ。ビジネス文書の種類と基本構成を参考に、目的にあった文章構成で書類作成を行おう。

(2)結論と理由を対応させる

 読みやすい文章を書くためのポイント2つ目は、文章の結論と理由を対応させることだ。読みにくい文章というのは、文章の主語と述語の関係が対応していなかったり、結論に対して理由があいまいである。伝わる文章を書く場合は、まず結論を提示し、なぜその結論が言えるのかの理由を説明するようにしよう。

(3)回りくどい言い方や過度な敬語を避ける

 読みやすい文章を書くためのポイント3つ目は、文書の結論や内容を簡潔に伝わるようにすることだ。読みにくい文章は、回りくどい言い方で結論を遠回しに伝えようとするが、忙しいビジネスパーソンは結論が後回しになっている文章を読まない。なぜその文書を相手に送っているのか、結論を先に提示し、なぜその提案をしているのか続きを読みたくなる文章を作成しよう。
また、日本語特有の敬語については、過度な敬語は避けるようにしたい。敬語は相手を敬うために用いるが、必要以上の敬語は文書の内容が伝わりにくくなる。ビジネス文書では目的や用途ごとに敬語は用いず断定的な言い方を用いるものもあるので、目的やその文書の一般的な敬語のレベル感に合わせるようにしよう。


文書作成ソフトの機能一覧


機能 解説
校正機能 誤字脱字や文字の重複などの文字の誤りのチェックができる機能。ツールによって日本語のチェックに強みを持つものや英語に強みをもつものなどがある。
共同編集機能 文書の編集を複数人でオンラインで同時に編集することができる機能。
コメント機能 文書を確認した人が内容についてハイライトしてコメントできる機能。
上長通知/承認 ファイルの送受信の際に、上長にメール通知を行ったり、承認を得る仕組みを提供することで、不正なファイル流出や誤送信を抑止する
アクセス制限 送信先のホワイトリスト、接続元のIPアドレスによるアクセス制限を行える。
メールアドレスの一括読み込み/管理 ユーザーの利便性向上や誤送信防止を図れるよう、相手先のメールアドレスをCSV形式などで一括入力し、ファイル転送の利用の際にリストから宛先を選択可能にする
転送の詳細設定理 ファイルのダウンロード可能回数、有効期限、サイズ上限などを設定する


文書作成の基礎知識

 文書作成ツールは、文書作成を効率的に行ったり、共同編集を行うことができるツールだ。
文書作成ソフトとは、テキストを主体としたドキュメントを作成・編集するためのツールのことをいう。
オフィス統合スイートなどの主要ツールとして提供されているケースが多いが、文書作成に特化した製品も存在する。

 テキストの入力、検索・置換、装飾づけ、表・図版・画像の挿入、段組みといった機能を備え、作成した文書ファイルを印刷、保存、あるいはPDF出力するといったことが可能だ。また、作成した文書をほかのユーザーと共有したり、共同編集を行ったりするための機能を備えた製品も増えている。

ビジネス文書の種類と基本構成

 文書作成を効率的に行うために、文書作成ツールを使うことが重要であるが、文書の種類によって最適な文書作成ツールを使い分けたり、最低限の基本構成をしって置くことで相手が読みやすい文書作成を行う事ができる。
基本的なビジネス文書の種類と、ビジネス文書の基本構成を紹介する。

(1)ビジネス文書の種類

  ビジネス文書は使用用途によって社内向け・社外向け文書に分けられ、その中でも以下の目的によって種類が分かれている。
社外文書
社外文書に使われるのは以下の文書である。
相手企業にどのような意図で文書を送ろうとしているのかによって文書を使い分けるようにしよう。
● 取引関係文書
通知状/案内/紹介状/請求状/注文書 など
● 社交・儀礼目的の文書
あいさつ状/見舞い状/暑中お見舞/年賀状 など
社内文書
社外文書に使われるのは以下の文書である。
相手企業にどのような意図で文書を送ろうとしているのかによって文書を使い分けるようにしよう。
● 上層部への意見
上申書/稟議書/提案書 など
● 報告書
定期報告書/成果報告書 など
● 指示命令
通達/指示書/辞令 など
● 届出・申請
休暇届/出張申請/旅費交通費精算書/顛末書 など
● 記録
議事録/履歴書/人事考課書類 など
● 連絡調査
通知文/回覧文/案内文 など

(2)基本構成

ビジネス文書の基本構成は3つのパートから構成されている。
1. 前付け
2. 本文
3. 付記

前付けの内容は以下のものである。
①発信日付:文書の公開日
②宛先:相手先を記載
③発信者名:発信者の所属部課、職名、氏名

本文の内容は以下のものである。
①タイトル
②前文:頭語、時候の挨拶、慶賀(安否)の挨拶、感謝の挨拶の順の定型文
③主文:文書で伝えたい主目的を簡潔に

付記の内容は以下のものである。
①追記:補足資料等
②末尾:以上で締める。
③担当者名:発信者の所属部課、職名、氏名

【目的別】ビジネス文書の作成ツール

ビジネス文書を効率的に作成するためのツールを目的別に紹介する。

(1)社外との共有を行う

 文書を作成し、社外で共有する場合には、Wordを使って作成するのがおすすめだ。Wordを使えば、テンプレートを使うことができたり、校閲機能などを使って文書を効率的にミスなく作成する事ができる。
また、社外に文書を共有する際には、契約書などはWordで作成することで相手方が容易に確認することができたり、コメントをいれて内容の修正を依頼することができる。
以下のレビューも参考になる。

この製品・サービスの良いポイントは何でしょうか?
・正しく書式を設定した上で書き始めるなら、かなり良いワープロ
・同じチーム内に書式の概念が理解できていない人が混じると、途端に文書のメンテナンス効率がガタ落ちになるツール
・中身がなくても上下左右マージンと行間のおかげで、ほぼキレイな1枚書類に見せてくれるツール(定形申請書的なものにはbest)
どのようなビジネス課題を解決できましたか?あるいは、どのようなメリットが得られましたか?
・定形申請書類(普通に書けば、それなりの見た目になる)
・デファクトスタンダードなので、却下されないファイルタイプ
・初期定義をして、別のテキストエディタで文書を仕上げてから、WORDにコピペして、ページレイアウト的に調整するのが速く見栄え良くドキュメントを作成する方法だと思っています
製品名:Microsoft Word 
参考レビュー:https://www.itreview.jp/products/microsoft-word/reviews/50699

(2)社内で共有を行う

 社内での文書共有をメインで行う場合には、Googleドキュメントがおすすめだ。文書作成は専らWordで行っているという人も多いと思うが、GoogleドキュメントはURLで文書を送ることができたり、複数人で同時編集をすることが可能なので、作業効率が上がるため、特に社内文書でチームメンバーで同じ書類を作成したり、書類に対するレビューを行う場合などにはいちいちファイルで送る必要がないためMicrosoft Wordよりもおすすめだ。
以下のレビューも参考になる。

この製品・サービスの良いポイントは何でしょうか?
googleクラウド上で、ワードのようにドキュメントを作成でき、共有などもできます。ワードの感覚で文章を作成できるため、ワードを使ったことがある人にとっては簡単に使いこなせるのも便利です。
どのようなビジネス課題を解決できましたか?あるいは、どのようなメリットが得られましたか?
クラウド上に保存できるため、データの整理やデータ紛失といった心配もありません。また相手にワード形式やPDFでほしいと言った場合にも変換できる。ちゃんとログアウトさえすればデータも他の人が見られることがないので、パソコンを共有し合うこともできました。
製品名:Googleドキュメント 
参考レビュー:https://www.itreview.jp/products/google-document/reviews/58323

(3)個人利用がメインの場合
 ビジネス文書というよりも個人で日記を管理したり、何かを執筆する場合などは一太郎がおすすめだ。一太郎Microsoft Wordなどが一般化する前に使われていた文書作成ソフトのため、もう使わなくなったという人もいるかもしれないが、一太郎ならではの以下のような機能があるため、特定の目的の人には使いやすいと感じられる。
● 変換がスムーズ(今日と入力すると日付が出る など)
● 国語辞典が使える
● 文章校正機能が充実
● 読み上げ機能
以下のレビューも参考になる。

この製品・サービスの良いポイントは何でしょうか?
日本語変換最高峰のAtok搭載の日本語ワードプロセッサです。日本語文書作成においては、他の追随を許さないとおもいます。特に、図の貼り付けと表・罫線が、M社のWソフトに比べて勝っています。急に図がどこかに行ったりすることがなくストレスなく図や写真が扱えることや、罫線の細かな描画が可能です。>doc形式も読み書きできます。
製品名:一太郎 
参考レビュー:https://www.itreview.jp/products/ichitaro/reviews/55326

読みやすい文章を書くためのポイント

 ビジネス文書や文書作成をする際、相手が読みやすい文章を作成するポイントを3つ紹介する。ポイントをおさえて相手に伝わる文章を作成しよう。

(1)決まった構成フォーマットをおさえる

 読みやすい文章を書くためのポイント1つ目は決まった構成やフォーマットをおさえることだ。ビジネス文書では、目的ごとに決まった内容を書くため、目的とそれにあった構成で文書作成を行うようにしよう。一般的なビジネス文書はテンプレートがインターネットで検索すると、無料でダウンロードできたり、有料でしっかりした内容のテンプレートを購入することも可能だ。ビジネス文書の種類と基本構成を参考に、目的にあった文章構成で書類作成を行おう。

(2)結論と理由を対応させる

 読みやすい文章を書くためのポイント2つ目は、文章の結論と理由を対応させることだ。読みにくい文章というのは、文章の主語と述語の関係が対応していなかったり、結論に対して理由があいまいである。伝わる文章を書く場合は、まず結論を提示し、なぜその結論が言えるのかの理由を説明するようにしよう。

(3)回りくどい言い方や過度な敬語を避ける

 読みやすい文章を書くためのポイント3つ目は、文書の結論や内容を簡潔に伝わるようにすることだ。読みにくい文章は、回りくどい言い方で結論を遠回しに伝えようとするが、忙しいビジネスパーソンは結論が後回しになっている文章を読まない。なぜその文書を相手に送っているのか、結論を先に提示し、なぜその提案をしているのか続きを読みたくなる文章を作成しよう。
また、日本語特有の敬語については、過度な敬語は避けるようにしたい。敬語は相手を敬うために用いるが、必要以上の敬語は文書の内容が伝わりにくくなる。ビジネス文書では目的や用途ごとに敬語は用いず断定的な言い方を用いるものもあるので、目的やその文書の一般的な敬語のレベル感に合わせるようにしよう。


文書作成ソフトの機能一覧


機能 解説
校正機能 誤字脱字や文字の重複などの文字の誤りのチェックができる機能。ツールによって日本語のチェックに強みを持つものや英語に強みをもつものなどがある。
共同編集機能 文書の編集を複数人でオンラインで同時に編集することができる機能。
コメント機能 文書を確認した人が内容についてハイライトしてコメントできる機能。
上長通知/承認 ファイルの送受信の際に、上長にメール通知を行ったり、承認を得る仕組みを提供することで、不正なファイル流出や誤送信を抑止する
アクセス制限 送信先のホワイトリスト、接続元のIPアドレスによるアクセス制限を行える。
メールアドレスの一括読み込み/管理 ユーザーの利便性向上や誤送信防止を図れるよう、相手先のメールアドレスをCSV形式などで一括入力し、ファイル転送の利用の際にリストから宛先を選択可能にする
転送の詳細設定理 ファイルのダウンロード可能回数、有効期限、サイズ上限などを設定する