セキュリティ高く！安心安全にドキュメントを保存できる仕組み【ITreview】IT製品のレビュー・比較サイト

良いポイント

弊社の場合は単純に「電子請求書」を保存するためだけではなく、オプションではありますが請求書だけでなく将来的に書類の一元管理を可能とする仕組みのため導入を決めました。弊社ではこれまでオンプレでの電子ファイルなどの保存を運用していましたが電子請求書以外のドキュメントも保存が可能。またe-ドキュメント上も社内組織の設定と申請ー承認機能もあるためある程度内部統制が取れる運用が可能なこと。画面構成やマスタ設定などもシンプルなつくりとなっているいため、情報システム部門の要員以外な社員で構築は可能です。（非常にわかりやす）特に製造部の方や営業にも直接登録をお願いしているため、普段あまり社内システムなどを入力しない作業をしないような方々でも入力してもらっています。（そんなに難しい画面のつくりではなくシンプルです）よってMJS e-ドキュメント導入したことによって、営業マンが自部署の事務員にお願いして登録してもらうということが減ってきました、これはMJS e-ドキュメントを導入してみてわかったことでした。仕組みとしては国内のデータセンターで運用し機密性の高い書類は安心して保管できる仕組みだと思います。

改善してほしいポイント

仕組みがシンプルですが、AIチャットボットをフロクして「問い合わせ対応」として運用しています。しかし、機能としてはいまいちなゆえ、明確な回答もかえってこないため。結局は、電話でサポートセンターへ問い合わせをしてしまいます。本気でやるなら、ちゃんとしたAIチャットボットとして運用するようにお願いしたいです。正直、サポートセンターへ電話して聞いた方が早いです。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

シンプルな画面のつくりより、弊社の傾向として営業マンから事務員にお願いして入力をしてもらうなど。社員が１人１人がMJS e-ドキュメントへ入力するようになりました。クラウドへ機密情報を保管する仕組みなので。セキュリティ面を中心に検討し、昨今多く発生しているランサムウェア対策など。クラウド運用に切り替えることでセキュリティ面の強化にもつながり運用もやりやすくなりました。データセンターが海外向けが多く、機密性の高いデータを「長期保存」が可能であるという点で導入を決めました。また、（今のところ）月額費用も高額ではないためコスパも良いという印象です。

検討者へお勧めするポイント

月額費用などを抑えつつ、強固なセキュリティを求めるのであれば最適な仕組みだと私は思っています、オプションは確かに高いため、そこは要検討となりますが・・弊社で使用している（Galileopt-NX Plus）とオンプレの仕組みと連携は容易にやれます。利便性は非常に高いと思います。

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