電子署名・電子サインのITreview Grid

 電子署名とは、電子署名法に基づいた電子的な署名のことで、信頼された第三者の認証局が発行する証明書を利用して文書を暗号化し、署名の同一性を認証する技術。電子文書を送信する側は相手に渡す情報を秘密鍵で暗号化し、公開鍵と電子証明書を添付して送信、受信者側は電子証明書の有効性を確認し公開鍵を使って解読することで、電子署名の本人からの電子文書であるということが確認できる。紙文書の押印や署名に相当する役割を果たし、本人確認や偽造・改ざん防止に利用される。

 電子署名がより厳格な署名者の認証が求められるに対して、さまざまな業務プロセスで合意や記録の受理を示す電子サインは、比較的容易に利用することができる。署名者の認証は、電子メールアカウント、パスワード、などの要素を用いて行われる。米国のESIGN ACTやEUのeIDAS規制などの電子サイン法に準拠している製品もある。


電子署名・電子サインの導入効果


契約に関する業務負荷とコストを軽減

 紙文書による契約書は、書類を作成するためのデータ入力、押印、印紙の貼付など、処理しなければならない作業がたくさんある。契約締結後も、紙文書をファイリングして保管し、税務処理に対応できるように閲覧可能な状態にしておかなければならないなど、扱いに手間取る。それに対し、電子署名を利用すると書類作成から送付、保管などを全てシステム上で行えるようになり、業務負荷を大幅に軽減できる。さらに紙文書と違って契約金額による印紙税を納付する必要がなく、送付にかかる郵送料もかからないため、作業で発生する人件費も含めたコストが大幅に削減できる。

コンプライアンス強化と信頼性向上を実現

 紙文書は、悪意によって契約内容が改ざんされたり、正しく保管していなかったために破損・紛失したりとセキュリティ上のリスクが高い。正しく保管できていなければ、コンプライアンスに対応できていないと判断され、会社の信頼性が低下したり契約違反によって損害金を支払ったりするおそれがある。電子署名・電子サインのソリューションを利用すると、法的要件を満たしてコンプライアンスを強化できるとともに、企業のポリシーに準拠した電子文書の取り扱いが可能になる。また、署名プロセスに関して文書の署名から送受信などが全て記録され、電子文書の完全性が保証されるので、信頼性の向上にもつながる。

文書のやりとりにかかる時間を大幅に短縮

 紙文書による契約書を使った場合、書類を作成してから取引相手に郵送し、相手の署名・押印、返送するという手順を踏まなければならないため、締結までに数日から数週間も時間がかかるケースがある。途中で契約内容に不備があったり内容を変更したりして書類を作り直す必要があれば、さらに契約締結までの時間が遅れることになる。電子署名・電子サインのソリューションを利用すると、こうした相手とのやりとりをワークフロー化し、契約書が相手先に届いてから署名し、返送するというタイミングを全て可視化できる。モバイル対応ツールを利用すれば、場所を問わずに契約書に署名できるため、締結にかかる時間を格段に短縮することができる。


電子署名・電子サインの対象ユーザー


導入検討ユーザー
 ・契約業務全般を管理する管理部門

利用ユーザー
 ・顧客・取引先との間で文書をやりとりする営業部門、購買部門の担当者


電子署名・電子サインの機能一覧


電子署名を作成・管理する機能

機能 解説
電子署名 電子文書に署名フィールドを作成し、電子署名を入力できるようにする
証明書発行 電子署名した電子文書を暗号化して真正性を担保する証明書の発行を申請する。証明書は公開鍵と秘密鍵により認証される
タイムスタンプ 電子署名した日時、送信日時など電子文書に対して行われた全ての操作のタイムスタンプを付加する
不可視署名(透かし) 文字として電子文書内に表示されない不可視署名を入力する
電子文書検索 署名した社内の部署・担当者、取引先、契約内容などをキーワードにして電子文書を検索する
自社情報登録 電子署名に必要な社内や部署、担当者などの基本情報をあらかじめ登録しておく
取引先情報登録 取引先の企業情報をあらかじめ登録しておく


契約に関する電子文書管理機能

機能 解説
テンプレート 契約書などのひな形(テンプレート)になる文書を作成し、用途に応じてすぐに利用できるように登録する
電子文書の内容確認 契約書などの電子文書に記載されている内容を確認する。内容に不備・変更があり修正が必要なときは編集・更新する
一覧表示 電子署名した電子文書を取引先や契約内容に応じて一覧表示する
ワークフロー 電子署名した電子文書を取引相手に送信、署名を依頼して返送、契約成立、保管までのワークフローを管理する


法令対応・外部システム連携機能

機能 解説
法令対応 日本の電子署名法、e-文書法や電子帳簿保存法などの法令に対応した電子署名や米国のESIGN ACTやEUのeIDAS規制、GDPR(EU一般データ保護規則)などの法令に対応した電子サインを利用できる
外部システム連携 各種ドキュメント管理システムやSFA/CRMツール、ワークフローシステム、グループウェアなどと連携した電子署名・電子サインの運用を可能にする


電子署名・電子サインの選定ポイント


導入形態

 電子署名・電子サインには、オンプレミス環境に導入するソフトウェアパッケージ製品と、クラウドサービスとして提供されている製品がある。ただし、電子署名を付加した電子文書は主にインターネット経由でやりとりするため、クラウドサービスとして提供されている製品・サービスが主流となっている。

価格形態・契約形態

 電子署名・電子サインの価格は製品・サービスによって異なるが、オンプレミスのサーバにインストールするパッケージ製品の場合は、サーバライセンスが数十万程度。その他、1ユーザー当たりのライセンスが必要な製品もある。クラウドサービスの場合は1署名当たり月額費用が発生するサービスが多い。電子署名ツール自体は無料で利用できるようにし、証明書の取得に課金するサービスもある。

オプション

 電子署名・電子サインのオプション機能(別途追加費用が発生する機能)は、製品・サービスによって異なる。外部システム連携機能、スマートフォンなどのモバイルアプリ対応、電子署名対応の電子文書やワークフローの開発環境などをオプションに設定している製品・サービスがある。


電子署名・電子サインのシステム要件・他システムとの連携方法


一般的な導入方法・導入環境

 電子署名・電子サインは、SaaS型のクラウドサービスとして提供されているものが多数を占める。初期設定が必要なクラウドサービスの中には、事前の導入コンサルティングから設定方法のコーチ、エンドユーザーの使い方トレーニングなどのサービスも含めて提供している場合がある、

導入後の運用方法・サポートの有無

 導入後の運用は、顧客・取引先との間で文書をやりとりする営業部門、購買部門など実際に使用する各業務部門で行うことが一般的。オンプレミス製品の場合は、情報システム部門が管理することが多い。クラウドサービスではサポート体制を充実させている事業者が多いので、障害発生時や使い方が分からない場合などは、各事業者に直接問い合わせることになる。

他製品との連携方法

 電子署名・電子サインの多くは、各種ドキュメント管理システムやSFA/CRMツール、ワークフローシステム、グループウェアなどの外部システム、あるいはクライアント コンピュータに導入するオフィスアプリケーションと連携できるようになっている。各種システムのアドオン機能として提供されている場合も多く、それらのツールでは電子文書を作成したアプリケーションからそのまま電子署名を付加することができる。

電子署名・電子サインのメニュー

電子署名・電子サインの基礎知識

 電子署名とは、電子署名法に基づいた電子的な署名のことで、信頼された第三者の認証局が発行する証明書を利用して文書を暗号化し、署名の同一性を認証する技術。電子文書を送信する側は相手に渡す情報を秘密鍵で暗号化し、公開鍵と電子証明書を添付して送信、受信者側は電子証明書の有効性を確認し公開鍵を使って解読することで、電子署名の本人からの電子文書であるということが確認できる。紙文書の押印や署名に相当する役割を果たし、本人確認や偽造・改ざん防止に利用される。

 電子署名がより厳格な署名者の認証が求められるに対して、さまざまな業務プロセスで合意や記録の受理を示す電子サインは、比較的容易に利用することができる。署名者の認証は、電子メールアカウント、パスワード、などの要素を用いて行われる。米国のESIGN ACTやEUのeIDAS規制などの電子サイン法に準拠している製品もある。


電子署名・電子サインの導入効果


契約に関する業務負荷とコストを軽減

 紙文書による契約書は、書類を作成するためのデータ入力、押印、印紙の貼付など、処理しなければならない作業がたくさんある。契約締結後も、紙文書をファイリングして保管し、税務処理に対応できるように閲覧可能な状態にしておかなければならないなど、扱いに手間取る。それに対し、電子署名を利用すると書類作成から送付、保管などを全てシステム上で行えるようになり、業務負荷を大幅に軽減できる。さらに紙文書と違って契約金額による印紙税を納付する必要がなく、送付にかかる郵送料もかからないため、作業で発生する人件費も含めたコストが大幅に削減できる。

コンプライアンス強化と信頼性向上を実現

 紙文書は、悪意によって契約内容が改ざんされたり、正しく保管していなかったために破損・紛失したりとセキュリティ上のリスクが高い。正しく保管できていなければ、コンプライアンスに対応できていないと判断され、会社の信頼性が低下したり契約違反によって損害金を支払ったりするおそれがある。電子署名・電子サインのソリューションを利用すると、法的要件を満たしてコンプライアンスを強化できるとともに、企業のポリシーに準拠した電子文書の取り扱いが可能になる。また、署名プロセスに関して文書の署名から送受信などが全て記録され、電子文書の完全性が保証されるので、信頼性の向上にもつながる。

文書のやりとりにかかる時間を大幅に短縮

 紙文書による契約書を使った場合、書類を作成してから取引相手に郵送し、相手の署名・押印、返送するという手順を踏まなければならないため、締結までに数日から数週間も時間がかかるケースがある。途中で契約内容に不備があったり内容を変更したりして書類を作り直す必要があれば、さらに契約締結までの時間が遅れることになる。電子署名・電子サインのソリューションを利用すると、こうした相手とのやりとりをワークフロー化し、契約書が相手先に届いてから署名し、返送するというタイミングを全て可視化できる。モバイル対応ツールを利用すれば、場所を問わずに契約書に署名できるため、締結にかかる時間を格段に短縮することができる。


電子署名・電子サインの対象ユーザー


導入検討ユーザー
 ・契約業務全般を管理する管理部門

利用ユーザー
 ・顧客・取引先との間で文書をやりとりする営業部門、購買部門の担当者


電子署名・電子サインの機能一覧


電子署名を作成・管理する機能

機能 解説
電子署名 電子文書に署名フィールドを作成し、電子署名を入力できるようにする
証明書発行 電子署名した電子文書を暗号化して真正性を担保する証明書の発行を申請する。証明書は公開鍵と秘密鍵により認証される
タイムスタンプ 電子署名した日時、送信日時など電子文書に対して行われた全ての操作のタイムスタンプを付加する
不可視署名(透かし) 文字として電子文書内に表示されない不可視署名を入力する
電子文書検索 署名した社内の部署・担当者、取引先、契約内容などをキーワードにして電子文書を検索する
自社情報登録 電子署名に必要な社内や部署、担当者などの基本情報をあらかじめ登録しておく
取引先情報登録 取引先の企業情報をあらかじめ登録しておく


契約に関する電子文書管理機能

機能 解説
テンプレート 契約書などのひな形(テンプレート)になる文書を作成し、用途に応じてすぐに利用できるように登録する
電子文書の内容確認 契約書などの電子文書に記載されている内容を確認する。内容に不備・変更があり修正が必要なときは編集・更新する
一覧表示 電子署名した電子文書を取引先や契約内容に応じて一覧表示する
ワークフロー 電子署名した電子文書を取引相手に送信、署名を依頼して返送、契約成立、保管までのワークフローを管理する


法令対応・外部システム連携機能

機能 解説
法令対応 日本の電子署名法、e-文書法や電子帳簿保存法などの法令に対応した電子署名や米国のESIGN ACTやEUのeIDAS規制、GDPR(EU一般データ保護規則)などの法令に対応した電子サインを利用できる
外部システム連携 各種ドキュメント管理システムやSFA/CRMツール、ワークフローシステム、グループウェアなどと連携した電子署名・電子サインの運用を可能にする


電子署名・電子サインの選定ポイント


導入形態

 電子署名・電子サインには、オンプレミス環境に導入するソフトウェアパッケージ製品と、クラウドサービスとして提供されている製品がある。ただし、電子署名を付加した電子文書は主にインターネット経由でやりとりするため、クラウドサービスとして提供されている製品・サービスが主流となっている。

価格形態・契約形態

 電子署名・電子サインの価格は製品・サービスによって異なるが、オンプレミスのサーバにインストールするパッケージ製品の場合は、サーバライセンスが数十万程度。その他、1ユーザー当たりのライセンスが必要な製品もある。クラウドサービスの場合は1署名当たり月額費用が発生するサービスが多い。電子署名ツール自体は無料で利用できるようにし、証明書の取得に課金するサービスもある。

オプション

 電子署名・電子サインのオプション機能(別途追加費用が発生する機能)は、製品・サービスによって異なる。外部システム連携機能、スマートフォンなどのモバイルアプリ対応、電子署名対応の電子文書やワークフローの開発環境などをオプションに設定している製品・サービスがある。


電子署名・電子サインのシステム要件・他システムとの連携方法


一般的な導入方法・導入環境

 電子署名・電子サインは、SaaS型のクラウドサービスとして提供されているものが多数を占める。初期設定が必要なクラウドサービスの中には、事前の導入コンサルティングから設定方法のコーチ、エンドユーザーの使い方トレーニングなどのサービスも含めて提供している場合がある、

導入後の運用方法・サポートの有無

 導入後の運用は、顧客・取引先との間で文書をやりとりする営業部門、購買部門など実際に使用する各業務部門で行うことが一般的。オンプレミス製品の場合は、情報システム部門が管理することが多い。クラウドサービスではサポート体制を充実させている事業者が多いので、障害発生時や使い方が分からない場合などは、各事業者に直接問い合わせることになる。

他製品との連携方法

 電子署名・電子サインの多くは、各種ドキュメント管理システムやSFA/CRMツール、ワークフローシステム、グループウェアなどの外部システム、あるいはクライアント コンピュータに導入するオフィスアプリケーションと連携できるようになっている。各種システムのアドオン機能として提供されている場合も多く、それらのツールでは電子文書を作成したアプリケーションからそのまま電子署名を付加することができる。