受付システムとは

 受付システムとは、従来人間が行っていた訪問者対応や電話による取次ぎ業務などの受付業務を自働化するシステムのことをいう。タッチパネルや音声ガイダンスにより、内線電話への取次ぎ、ゲストガード(入館証)や整理券の発行を行うことで、受付業務の効率化と受付人員の削減が実現できる。

 また、受付業務の効率化に加え、内線電話ではなくメールやチャットへの通知により電話対応業務の削減やロボット対応によるイメージ向上を目的にした受付システムなどもある。


受付システムの機能一覧


基本機能

機能 解説
セルフチェックイン 訪問者が名前や連絡先、訪問目的などの情報を入力し、自分でチェックインを行える
事前登録 訪問者情報を事前に登録することで訪問者宛てにメールが自動送信され、受付時の情報入力を省略できる
QRコード登録 事前登録時に専用のQRコードを発行、訪問者はQRコードをかざすだけでチェックインが完了できる
来訪者通知 訪問者が受付システムにサインインすると、到着を担当の従業員にメールや内線電話で通知する
チャットツール連携 訪者通知をビジネスチャットツール上に通知できる
ビデオ通話連携 来訪者通知をビデオ通話ツールに発信し、来訪者とビデオ通話ができる
訪問者の管理とレポート 訪問者の到着時間や滞在時間などの情報を保持し、訪問状況に関するレポートを作成できる


受付システムの基礎知識

 受付システムとは、従来人間が行っていた訪問者対応や電話による取次ぎ業務などの受付業務を自働化するシステムのことをいう。タッチパネルや音声ガイダンスにより、内線電話への取次ぎ、ゲストガード(入館証)や整理券の発行を行うことで、受付業務の効率化と受付人員の削減が実現できる。

 また、受付業務の効率化に加え、内線電話ではなくメールやチャットへの通知により電話対応業務の削減やロボット対応によるイメージ向上を目的にした受付システムなどもある。


受付システムの機能一覧


基本機能

機能 解説
セルフチェックイン 訪問者が名前や連絡先、訪問目的などの情報を入力し、自分でチェックインを行える
事前登録 訪問者情報を事前に登録することで訪問者宛てにメールが自動送信され、受付時の情報入力を省略できる
QRコード登録 事前登録時に専用のQRコードを発行、訪問者はQRコードをかざすだけでチェックインが完了できる
来訪者通知 訪問者が受付システムにサインインすると、到着を担当の従業員にメールや内線電話で通知する
チャットツール連携 訪者通知をビジネスチャットツール上に通知できる
ビデオ通話連携 来訪者通知をビデオ通話ツールに発信し、来訪者とビデオ通話ができる
訪問者の管理とレポート 訪問者の到着時間や滞在時間などの情報を保持し、訪問状況に関するレポートを作成できる