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請求書受領サービスで利用
良いポイント
請求書が届いてから支払い準備までの状況を一か所で確認できるため、経理側で「今どこまで処理されているのか」を把握しやすくなりました。
以前はメールで届くPDFや紙の請求書が混在しており、処理を始める前にまず請求書を集める必要がありました。楽楽請求では受領後の情報をまとめて扱えるため、請求書そのものを探す時間が減っています。
AI-OCRで取引先名や金額などを読み取ってくれる点も便利で、毎月発生する請求を一件ずつ手入力する負担を軽減できました。特に定期的に同じ取引先から届く請求書は、過去の処理を確認しながら進められるので作業が早いです。
承認がどこで止まっているのかも把握しやすく、月末になってから慌てて各部署へ確認することが少なくなりました。過去の請求書を検索できるので、社内から確認依頼が来たときにもすぐ対応できます。
改善してほしいポイント
OCRの読み取り精度は高いと感じますが、請求書のレイアウトによっては確認が必要です。金額や日付が複数記載されている帳票では、意図した項目とは別の値が読み取られることがあるため、最終的には人の目で確認しています。
同じ取引先に対して過去に修正した内容を学習し、次回以降の候補に反映してくれると、定型的な請求書はさらに処理しやすくなると思います。
また、締め時期は処理件数が多くなるため、一件ずつ画面を開いて保存する細かな操作が積み重なります。複数件をまとめて確認したり、前後の請求書へ素早く移動できる操作などがより充実すると助かります。
未処理・承認待ち・確認が必要な請求書など、自分が対応すべきものだけをより簡単にまとめて表示できると、日常的な管理もさらにしやすくなると思います。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
導入前は、請求書が経理へ届くまでの経路が部署によって異なり、締め日前になると未提出の請求書がないか確認する作業が発生していました。届いていても承認途中で止まっているケースがあり、支払処理そのものよりも状況確認に時間を割くこともありました。
楽楽請求を利用してからは、受領後の進捗を確認できるようになり、遅れている請求書を締め日前に把握できるようになりました。必要な担当者にのみ確認できるため、経理から各部署へ一斉に問い合わせる場面も減っています。
また、OCRによって転記作業が少なくなり、金額や取引先情報を手入力する際のミスを防ぎやすくなりました。処理済みの請求書もデータ上で探せるため、監査や過去取引の確認時にも紙のファイルを探す必要がありません。
請求書業務で最も変わったのは、経理担当者が一件ずつ状況を追いかける必要が減ったことです。処理の進捗を見ながら必要なものにだけ対応できるようになり、月末業務を安定して進めやすくなりました。
