ワークフローの設定自体は容易だと思います。

改善してほしいポイント

欲しい機能・分かりづらい点
・操作性
・
その理由
・操作性がいまいち良くないと社内でもネガティブな意見が出ています。
・見た目と文言が解りにくいのだと思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

これを使うことで、基幹システムに低コストでワークフローを追加することができました。
その点は非常に良いと思います。
また、標準的なワークフローと位置づけていますので、いちど、操作を覚えたユーザには好評です。
その一方、初めて使う人には解りにくいと言われています。

検討者へお勧めするポイント

とにかく一度トライアルで使ってみることをおすすめします。
開発する側には非常に有利だと思いますが、使う側の評判が必ずしも良くはないのが懸念材料です。