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属人化していた業務フローを「見える化」できる
ワークフローシステムで利用
良いポイント
実際に使っていて良いと感じているのは、「考えながら整理できる」点です。最初から完璧なフローを作るというより、業務を書き出しながら構造を整えていけるので、思考整理ツールとしても使えます。単なる図解作成ツールよりも、「業務を分解する感覚」が強いです。
特に助かったのは、属人化していた対応手順の整理です。これまでベテラン担当者の頭の中にあった判断基準や例外対応をフロー化したことで、「どこで判断しているのか」が明確になりました。文章マニュアルでは読み飛ばされがちな部分も、フローだと視覚的に理解されやすく、新人への共有がスムーズになりました。
また、業務改善の場面でも有効でした。フロー全体を俯瞰すると、不要な承認工程や重複確認が見つかります。実際に承認プロセスを1工程削減したことで、1案件あたりの処理時間が平均20%程度短縮しました。可視化するだけで議論の質が変わる点は大きなメリットです.
改善してほしいポイント
複雑な分岐が増えると、画面上での視認性がやや落ちると感じることがあります。条件の多い業務では、階層構造の折りたたみ表示や、特定のルートのみを抽出表示できる機能があるとさらに使いやすくなると思います。
また、変更履歴の比較表示がもう少し分かりやすいと、改善前後の差分確認がしやすくなります。改善効果を社内に説明する際、ビジュアルで変化を示せるようになれば、合意形成のスピードが上がるはずです。
どのような課題解決に貢献しましたか?どのようなメリットが得られましたか?
導入前は、業務手順が人によって微妙に異なり、対応品質にばらつきがありました。特に問い合わせ対応や例外処理の判断基準が曖昧で、引き継ぎに時間がかかっていました。
Styleflowでフローを標準化したことで、手順説明にかかる時間は体感で3〜4割短縮しました。新人の独り立ちまでの期間も約1か月短縮できています。また、ボトルネックの特定が容易になり、月間処理件数は約15%増加しました。業務の再現性とスピードの両方に効果が出ています。
検討者へお勧めするポイント
業務が「何となく回っている」状態から、「構造として説明できる」状態に引き上げたい組織には有効です。マニュアル作成ツールというより、業務を分解し、標準化し、改善するための基盤と考えた方が適しています。
すでに手順が明確で変更も少ない業務にはオーバースペックかもしれませんが、属人化や品質のばらつきに課題がある場合は、導入効果を実感しやすいツールだと思います。