非公開ユーザー
株式会社エスマイル|医薬品・化粧品|社内情報システム(開発・運用管理)|300-1000人未満|IT管理者|契約タイプ 有償利用
エクセル利用で短期間導入&便利機能の適宜利用選択で満足度向上
ワークフローシステムで利用
良いポイント
エクセルの申請書をそのまま利用してワークフローを導入できる為、短期間での導入が可能です。
エクセルを作成する担当とワークフローEXのシステム設定を行う担当で役割分担をすることにより、更に短期間での導入が可能となります。
ワークフローEXをグループ会社で10年間、複数会社に導入して感じることがあります。
便利な機能が色々ありますが、規模、承認ルートの変更が多い少ない等、ユーザーに応じて利用する機能を選択することで、より満足度が向上すると思います。
例えば、
①入力必須セルの設定により、申請時のエクセルへの入力漏れが防げます。
②申請者及び各承認者別にセルごとの入力許可も制御できます。
運用上、有効な機能ですが、②の機能については承認ルートが頻繁に変更されるユーザーでは設定のメンテナンス作業に負荷がかかります。
ユーザーに合わせて便利機能の適宜利用選択により満足度が向上されると思います。
改善してほしいポイント
難しいとは思いますが、現状、押印のサイズが固定である為、エクセルのレイアウトを
整えるのに手間がかかることがあります。
どのような課題解決に貢献しましたか?どのようなメリットが得られましたか?
以下の理由で申請承認及び書類管理のスピードが上がりました。
・どこにいても申請、承認ができます。
・承認履歴の照会機能により誰の承認待ちで止まっているかがわかります。
・新規申請入力する時の引用作成機能により過去の申請内容を一部変更のみで申請入力ができます。
・過去の申請書をデータ検索で、紙のファイルを探すより迅速に対応できます。
検討者へお勧めするポイント
ワークフローシステムの必要な機能は全て揃っていると思います。
エクセルを利用できる為、関数、マクロ、VBAも使えます。