ワークフローEXの評判・口コミ 全13件

改善してほしいポイント

欲しい機能・分かりづらい点
・添付ファイルの容量制限15GBを増やしたい
・パス（承認ルート設定）の設定で、ステップのコピーができるとありがたい
その理由
・添付ファイルにPDFを添付するとあっという間に容量制限の15ＧＢに達してしまう。
・承認ルート設定では、同じステップをコピーして利用できると効率的に承認ルートの設定ができるようになる

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

解決できた課題・具体的な効果

ワークフローEXの導入後、10年以上経過しましたが、それ以前は紙稟議を回付していました。
1.承認者が不在の場合、稟議書の回付がストップしてしまい、業務が滞ることがありました。
2.また、稟議書に決裁番号を付与する作業や、その後の保管にも大変な労力が必要でした。
3.紙稟議から電子稟議書への移行時に、承認印に対するこだわりがありました。

課題に貢献した機能・ポイント

1.ペーパーレス化の推進
紙稟議で行っていた決裁番号の手動ナンバリングやファイリングの手間がなくなり、業務の効率化が実現できました。
2.過去の稟議データの検索と閲覧が可能に
過去の稟議をデータベースで検索・閲覧できるようになり、情報管理が簡単に行えるようになりました。また、閲覧権限をフレキシブルに設定できるため、セキュリティ面でも配慮が可能となりました。
3.電子スタンプをExcelのアドイン機能
承認者の印鑑を押せることができたため、システム導入に対する理解を得ることができました。

検討者へお勧めするポイント

紙稟議から初めて電子稟議に切り替える人にはお勧めです。Excel形式の申請書なので、使い慣れたExcelツールに入力なので、申請者の抵抗が少ないと思います。導入後もサポートがしっかりしているので、困ったときにすぐに相談に乗ってくれるのでとてもおすすめです。

改善してほしいポイント

難しいとは思いますが、現状、押印のサイズが固定である為、エクセルのレイアウトを
整えるのに手間がかかることがあります。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

以下の理由で申請承認及び書類管理のスピードが上がりました。
・どこにいても申請、承認ができます。
・承認履歴の照会機能により誰の承認待ちで止まっているかがわかります。
・新規申請入力する時の引用作成機能により過去の申請内容を一部変更のみで申請入力ができます。
・過去の申請書をデータ検索で、紙のファイルを探すより迅速に対応できます。

検討者へお勧めするポイント

ワークフローシステムの必要な機能は全て揃っていると思います。
エクセルを利用できる為、関数、マクロ、ＶＢＡも使えます。

改善してほしいポイント

WorkFlowEXは非常に使いやすいシステムですが、改善の余地もあります。まず、未処理の稟議書や決裁結果に関する通知が現在はOutlookに限定されているため、Microsoft TeamsなどのM365製品との連携を強化し、チャット通知機能を追加することで、よりスムーズなコミュニケーションが実現できると考えます。これにより、リアルタイムでの情報共有が促進され、業務の効率が向上するでしょう。
次に、スタジオで編集したパス図をEXCELから直接出力できる機能があれば、設計書として残すための業務がさらに効率化されると思います。
最後に、当社には約200の申請書が登録されていますが、これらの申請書のツリー構造を可視化できる機能があれば、管理や把握が容易になると感じています。可視化により、申請書の全体像を把握しやすくなり、業務の流れをより明確にすることができると考えています。。
これらの改善点を検討することで、WorkFlowEXはさらに使いやすく、業務の効率化に寄与できるシステムになると期待しています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

当社では稟議書だけではなく、経費精算にもWorkFlowEXを利用しています。
経費精算業務において、多くの割合を占めるのが旅費交通費精算です。当社では移動距離と宿泊の有無で日当金額が異なり、申請者はインターネット地図でそのつど距離を測って金額を算出していました。そのすべての申請を最終的に経理担当者がチェックしていたこと事で莫大な工数がかかっていました。しかし、今では経路探索連携で自動計算できるようになりました。これにより、経理担当者のチェックにかかる工数を約50％程度削減することができました。

検討者へお勧めするポイント

やはり何と言ってもEXCELをそのまま活用できるという点。専門的なスキルが無くてもすべて内製化できる。
申請書の内容変更、新しい申請書の追加、組織変更、人事異動なども、内製化できるからこそ即日対応ができるというのが特筆すべくメリットであると感じています。

改善してほしいポイント

現状、承認者への通知はアプリを開いておくか、メールでの通知のみとなっているので、LINE等のチャットツールと連携してポップアップでの通知がくるようになると、さらに使いやすくなると思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

紙媒体での回覧・承認を行っているが、承認者不在により回覧が滞ることが多々あります。ワークフローEXの導入により承認者が出張等で不在でも、出張先で確認・承認が可能なので、観覧が滞ることが減ることが期待できます。
また、誰が編集しているかのログが残ったり、最終承認後のPDF化等により申請書の改ざん防止に役立ちそうです。
紙を利用せずにデータ上で申請から承認・回覧まで一貫して行えるため、社内のコスト削減・業務効率化に繋がるものと思います。

検討者へお勧めするポイント

まずは、納得いくまでデモ環境にて使用してみることをおすすめします。最初は設定がいくつか必要で難しく感じると思いますが、慣れると気になりません。

改善してほしいポイント

承認者がコメント入力する際に、元の申請書の表示が消えてしまうので、申請内容を画面で確認しながらコメント入力できるように改善してほしい。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

従来は申請書を紙印刷して保存していたが、このシステムを使うとデータで保存でき、関係者が画面上でいつでも閲覧することができ、ペーパーレスにも繋がるため、非常に便利です。

検討者へお勧めするポイント

Excelの申請書をメールを使わずに回議できるので、非常に便利です。導入後のアフターサービスもしっかりしており、おすすめのシステムです。

改善してほしいポイント

・マニュアルが重厚長大のため、課題解決への該当部分が見つけにくい。
・当社環境起因と思われるが、一部PCで管理機能が利用できない。またその原因調査に若干時間を要している。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

・従来「紙」で処理していた稟議書・各種申請書などを電子化し、社内ペーパーレス化に貢献。（2021年～）
・複数拠点を跨ぐ承認プロセスが、WEBベースで迅速に進められる。
・過去ドキュメントの検索がスムーズで業務効率が高められる。

検討者へお勧めするポイント

・操作/設定ともに簡単。システム知識なくとも運用可能。
・5000人規模の当社親会社（関係会社）でも導入実績があり、安心。
・通常版で導入すれば費用は非常に廉価。

改善してほしいポイント

回覧の設定をする場合、1番最後の承認者と同じ場所に回覧者を設定するのですが、一つ前の承認がされた時点で、回覧者にも通知が行ってしまう。これはフォームの設計などで回避できることかもしれませんが、回覧者は最終承認後に通知がいくような仕組みが設定できるように（フォーム設計時に、回覧者の挙動を選択できるなど）があると嬉しいです。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

一般的な社内承認システムとして社内で認知されており、承認イコールworkflowexという理解が得られており、社内の様々な承認に利用しています。具体的には物品購入、人事異動などは専用のフォームであり、入力項目が決まっていることから、迷わずに申請が可能です。また、昨今のコロナ禍での在宅勤務により、紙での申請から電子申請に移行したこともあり、承認時間の短縮など、業務効率化が進んでいます。

検討者へお勧めするポイント

まずは試してみる事をお勧めします。エクセルでのフォーム作成などはコツが要るのですが、運用していくと便利さがわかってきます。

改善してほしいポイント

管理画面がWindowsのクラシックウインドウの作りで、ぱっと見は非常にとっつきにくいです。
操作方法も、担当者のレクチャーを受けないと直感的には覚えられません。
独学で覚えようとすると挫折するツールだと思います。
ただ、操作は専任の担当者が教えてくれるので、挫折せずに習得できます。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

稟議などではない、通常業務において書類作成者が上長の承認を得るなどの場面で非常に効果的です。
組織改編の頻度が高い企業でも、担当者が困ることなくデータの入れ替えができます。

検討者へお勧めするポイント

専任の担当者がついてレクチャーしてくれるので、導入に関しては安心です。

改善してほしいポイントは何でしょうか？

・印鑑デザインが一種類（日付印）固定、かつサイズも変更不可。捺印欄が多い場合、見た目がよろしくない。
・通知メールの有無をユーザー自身が設定できない。

どのようなビジネス課題を解決できましたか？あるいは、どのようなメリットが得られましたか？

・申請フローで自分の順番がかなり後でも、事前に内容が確認できるので作業準備がスムーズになった。
・紙の削減