ワークフローEXの価格（料金・費用）

改善してほしいポイント

WorkFlowEXは非常に使いやすいシステムですが、改善の余地もあります。まず、未処理の稟議書や決裁結果に関する通知が現在はOutlookに限定されているため、Microsoft TeamsなどのM365製品との連携を強化し、チャット通知機能を追加することで、よりスムーズなコミュニケーションが実現できると考えます。これにより、リアルタイムでの情報共有が促進され、業務の効率が向上するでしょう。
次に、スタジオで編集したパス図をEXCELから直接出力できる機能があれば、設計書として残すための業務がさらに効率化されると思います。
最後に、当社には約200の申請書が登録されていますが、これらの申請書のツリー構造を可視化できる機能があれば、管理や把握が容易になると感じています。可視化により、申請書の全体像を把握しやすくなり、業務の流れをより明確にすることができると考えています。。
これらの改善点を検討することで、WorkFlowEXはさらに使いやすく、業務の効率化に寄与できるシステムになると期待しています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

当社では稟議書だけではなく、経費精算にもWorkFlowEXを利用しています。
経費精算業務において、多くの割合を占めるのが旅費交通費精算です。当社では移動距離と宿泊の有無で日当金額が異なり、申請者はインターネット地図でそのつど距離を測って金額を算出していました。そのすべての申請を最終的に経理担当者がチェックしていたこと事で莫大な工数がかかっていました。しかし、今では経路探索連携で自動計算できるようになりました。これにより、経理担当者のチェックにかかる工数を約50％程度削減することができました。

検討者へお勧めするポイント

やはり何と言ってもEXCELをそのまま活用できるという点。専門的なスキルが無くてもすべて内製化できる。
申請書の内容変更、新しい申請書の追加、組織変更、人事異動なども、内製化できるからこそ即日対応ができるというのが特筆すべくメリットであると感じています。

改善してほしいポイント

現状、承認者への通知はアプリを開いておくか、メールでの通知のみとなっているので、LINE等のチャットツールと連携してポップアップでの通知がくるようになると、さらに使いやすくなると思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

紙媒体での回覧・承認を行っているが、承認者不在により回覧が滞ることが多々あります。ワークフローEXの導入により承認者が出張等で不在でも、出張先で確認・承認が可能なので、観覧が滞ることが減ることが期待できます。
また、誰が編集しているかのログが残ったり、最終承認後のPDF化等により申請書の改ざん防止に役立ちそうです。
紙を利用せずにデータ上で申請から承認・回覧まで一貫して行えるため、社内のコスト削減・業務効率化に繋がるものと思います。

検討者へお勧めするポイント

まずは、納得いくまでデモ環境にて使用してみることをおすすめします。最初は設定がいくつか必要で難しく感じると思いますが、慣れると気になりません。

改善してほしいポイント

・マニュアルが重厚長大のため、課題解決への該当部分が見つけにくい。
・当社環境起因と思われるが、一部PCで管理機能が利用できない。またその原因調査に若干時間を要している。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

・従来「紙」で処理していた稟議書・各種申請書などを電子化し、社内ペーパーレス化に貢献。（2021年～）
・複数拠点を跨ぐ承認プロセスが、WEBベースで迅速に進められる。
・過去ドキュメントの検索がスムーズで業務効率が高められる。

検討者へお勧めするポイント

・操作/設定ともに簡単。システム知識なくとも運用可能。
・5000人規模の当社親会社（関係会社）でも導入実績があり、安心。
・通常版で導入すれば費用は非常に廉価。