ワークフローEXの価格（料金・費用）

改善してほしいポイント

ユーザーの中で一番リクエストが多いのが、他者が編集中のシートの閲覧についてです。現在パスがある人が書き込みをした内容は、次の人にパスが回るまで確認することができません。編集はできなくて良いので、内容だけでも確認したいというリクエストが多いです。パスに含まれている人はいつでも内容を確認できるのですが（まだ自分にパスが回ってきていなくても見られる機能が備わっています）、最近は情報を急ぐ傾向があり、編集中（書き込み中の内容）までも見たい！というリクエストが高まってきました。紙で回していた時代を思うと、事前に案件情報が見られたり、当日中に全員の承認が取れたりと随分便利になったなあと感じることが多いのですが、人間は慣れてくると欲が出てしまい、どんどんスピードを要求してしまうのを実感しています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

私の会社は幸運にもコロナで在宅勤務が始まる少し前にワークフローEXに出会いました。テンプレートとよばれるExcelシートをそれぞれの部署で考え、作成し、ペーパーレスと在宅勤務が一気に整いました。このスピードで進めたのはワークフローEXのおかげだと感じています。また、いくらシステムを導入しても、案件に関する細かい指示などをメールで交換すると、そのメールを探す作業が発生しますが、ワークフローEXにはコミュニケーションログという機能があり、そこからメールを送ると、そのやり取りが案件に紐づいて保存されます。一つのシステムに情報を集約できるので大変便利で、6年以上経過した今もみんなから愛されているシステムです。運営会社の皆さんも、時代と共に変化するIT技術に対する豊富な知識と経験をお持ちで、私たちの悩みやトラブルに早急に対応してくださいます。社内の問題解決にもご提案いただけますし、他のシステムと比べてもメリットは大きいです。システムの構築に不安があったり、時間がとられている方は一度ワークフローEXを検討してみるのをおすすめします。

検討者へお勧めするポイント

運営会社のサポートも良いですし、他のシステムに比べて料金も安いです。
エクセルを使用するので、最初の作り込みがユーザーでも可能です。導入担当者や管理者はシステムの管理に集中できます。ユーザーが自分たちで利用しやすいシートを作成するため、運用後の修正や不満も少ないです。
細かい機能がたくさんあるのは魅力ですが、ITの知識がない方も、だいたいの作り込みは可能です。
慣れてから、細かい機能を学んでいけば良いと思います。

改善してほしいポイント

WorkFlowEXは非常に使いやすいシステムですが、改善の余地もあります。まず、未処理の稟議書や決裁結果に関する通知が現在はOutlookに限定されているため、Microsoft TeamsなどのM365製品との連携を強化し、チャット通知機能を追加することで、よりスムーズなコミュニケーションが実現できると考えます。これにより、リアルタイムでの情報共有が促進され、業務の効率が向上するでしょう。
次に、スタジオで編集したパス図をEXCELから直接出力できる機能があれば、設計書として残すための業務がさらに効率化されると思います。
最後に、当社には約200の申請書が登録されていますが、これらの申請書のツリー構造を可視化できる機能があれば、管理や把握が容易になると感じています。可視化により、申請書の全体像を把握しやすくなり、業務の流れをより明確にすることができると考えています。。
これらの改善点を検討することで、WorkFlowEXはさらに使いやすく、業務の効率化に寄与できるシステムになると期待しています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

当社では稟議書だけではなく、経費精算にもWorkFlowEXを利用しています。
経費精算業務において、多くの割合を占めるのが旅費交通費精算です。当社では移動距離と宿泊の有無で日当金額が異なり、申請者はインターネット地図でそのつど距離を測って金額を算出していました。そのすべての申請を最終的に経理担当者がチェックしていたこと事で莫大な工数がかかっていました。しかし、今では経路探索連携で自動計算できるようになりました。これにより、経理担当者のチェックにかかる工数を約50％程度削減することができました。

検討者へお勧めするポイント

やはり何と言ってもEXCELをそのまま活用できるという点。専門的なスキルが無くてもすべて内製化できる。
申請書の内容変更、新しい申請書の追加、組織変更、人事異動なども、内製化できるからこそ即日対応ができるというのが特筆すべくメリットであると感じています。

改善してほしいポイント

現状、承認者への通知はアプリを開いておくか、メールでの通知のみとなっているので、LINE等のチャットツールと連携してポップアップでの通知がくるようになると、さらに使いやすくなると思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

紙媒体での回覧・承認を行っているが、承認者不在により回覧が滞ることが多々あります。ワークフローEXの導入により承認者が出張等で不在でも、出張先で確認・承認が可能なので、観覧が滞ることが減ることが期待できます。
また、誰が編集しているかのログが残ったり、最終承認後のPDF化等により申請書の改ざん防止に役立ちそうです。
紙を利用せずにデータ上で申請から承認・回覧まで一貫して行えるため、社内のコスト削減・業務効率化に繋がるものと思います。

検討者へお勧めするポイント

まずは、納得いくまでデモ環境にて使用してみることをおすすめします。最初は設定がいくつか必要で難しく感じると思いますが、慣れると気になりません。