非公開ユーザー
デザイン・製作|社内情報システム(その他)|50-100人未満|ユーザー(利用者)
企業所属 確認済
リモートワークでも稟議申請ができる
ワークフローシステムで利用
良いポイント
電子申請になったので私のようなリモートのスタッフでも稟議申請ができるのと状況が見えるようになるのは大変助かっています。承認待ちのステータスもフォルダ分けができるので、現状の確認がすぐできる様になったので承認待ちが長いなど課題も確認できるので大変ありがたいです。
改善してほしいポイント
老舗のアプリだけあって機能は充実している印象ですが、画面が使いにくいと感じてます。PCもモバイルもまだまだ色やフォント、ボタンの配置など精査が必要に思います。
どのような課題解決に貢献しましたか?どのようなメリットが得られましたか?
リモートワークの社員が出た時点で紙での稟議のフローは崩壊していました。同部署の出社している方に申請をしてもらう、申請の管理も曖昧になり、稟議が通らないので仕事が進まない状況でした。
電子化してからは自分で確認ができますし、状況把握も正確にできるので業務はスムーズに進むように変わりました。
稟議申請自体に必要な時間もおそらく半減したくらい慣れたら簡単ですね。
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非公開ユーザー
広告・販促|営業・販売・サービス職|50-100人未満|ユーザー(利用者)
企業所属 確認済
稟議漏れや忘れ、ペーパーレスにも有効
ワークフローシステムで利用
良いポイント
設定をしておけば、職務権限表に基づいて稟議の内容に応じて必要な承認者に自動で稟議が回付されるので、紙での稟議資料は渡すタイミングも気になりますし、埋もれてしまうことも良くあるのでシステムベースで回付されるのは、起案者、承認者の両方に優しい。これまでに提出したことのある稟議のコピーができるのも大変便利だと感じています。
改善してほしいポイント
モバイル版のUIはまだまだ改善の余地があるように思う。事務処理系のアプリは古くからあるのでUI設計が古く感じるものが多いので感覚的に使いやすい印象になればもっと良くなると思います。
どのような課題解決に貢献しましたか?どのようなメリットが得られましたか?
ワークフローの電子化は紙での稟議の不自由さから解放してくれました。これまでは稟議書を持っていくときに上司の顔色をみたり、忙しさを見て渡す、承認を忘れられる、こちらも起案したことを忘れてしまい、結果事後になるなど問題が多かったです。しかもテレワークが進んでそもそもフローが崩壊していました。クラウドサービスになってからは紙時代の不満は、ほぼなくなりました。システムでいつでも必要な時に送信する、承認待ちの一覧を見て確認をとれる、承認者が誰かわからない稟議が無くなる、毎年繰り返す稟議も多いですが過去稟議のコピー機能で時短になる、入力項目も稟議内容によって設定ができるので、内容の入力漏れや資料の添付漏れがなくなった。ワークフローのDXはこんなに便利なのか。。ということに驚きました。
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非公開ユーザー
情報通信・インターネット|営業・販売・サービス職|300-1000人未満|ユーザー(利用者)|契約タイプ 有償利用
企業所属 確認済
社内申請が何処でも出来るように
ワークフローシステムで利用
良いポイント
社内申請が全てクラウドシステム経由で完結出来るようになりました。
今までは、Excel形式で入力して印鑑を押印して提出流れでしたが、自宅からでも対応出来る様になったのは非常に助かっています。
また、コピーも出来やためある程度のテンプレがあれば作成も楽になった点も良いです。
改善してほしいポイント
承認した際に、通知が飛ぶのですが毎回「承認しました」と報告をしているため通知機能がもう少し分かりやすくなると良いと思います。
どのような課題解決に貢献しましたか?どのようなメリットが得られましたか?
以前はExcel形式で、朝一に出さなければならないルールでした。これがクラウドシステムに変わることにより、自宅からでも申請出来るため非常に助かっています。
また、過去の申請履歴も確認出来るためコピペして使い回しも出来るため便利です。
使い勝手も良く、管理も楽になった点が非常に良かったと感じております。
検討者へお勧めするポイント
紙ベースで申請関係を行なっている会社におすすめです。
ペーパレス化の時代で、紙を減らす考えの方にも良いと思います。
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非公開ユーザー
広告・販促|営業・販売・サービス職|100-300人未満|ユーザー(利用者)
企業所属 確認済
利用画像確認
どこでもペーパーレスで稟議&決裁が可能
ワークフローシステムで利用
良いポイント
優れている点・好きな機能
・上がってくる稟議を承認する際に、PCからだけでなく、SPからの対応が可能
その理由
・急を要する承認作業が稀にあったのですが、外出や商談、打合せ等ですぐにPCで対応が出来ない場合でも、SPで対応出来る事で急ぎの要件でも対応が可能になっている点
改善してほしいポイント
・活用している中で、良いポイントでも記載しているのですが、SPで決裁対応するケースが生まれました。ただ、セキュリティの観点から、弊社では社用のGoogleworkspaceと連携しています。そのため、毎回プライベートで使っているアカウントと切り替えが必要となり、ストレスがあります。よりシームレスに対応出来るように改善されたら、より利便性が高まると思います。
・過去処理した稟議を検索しても、一度でヒットしないケースがあるため、検索の利便性を高められるともっとよいと思います。
どのような課題解決に貢献しましたか?どのようなメリットが得られましたか?
オンラインでも、1人1人の決裁フローを辿るため、ガバナンスが保たれます。
また、上記良いポイントでも記載しましたが、過去は社内環境でのPCでの決裁を正としていたため、急ぎの決裁に対して、外出や別対応をしているとどうしても時間を要してしまいましたが、SPでの決裁が可能となっているため、スピードが上がり、申請者のストレスも軽減されました。
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非公開ユーザー
人材|研究|1000人以上|ユーザー(利用者)
企業所属 確認済
承認書類の回覧機能が便利
ワークフローシステムで利用
良いポイント
優れている点・好きな機能
・承認状況を把握できるため、承認が必要な申請が上司に届いているか確認しているかを一覧で把握できる。
・集計機能とグラフ作成機能があるため、手軽に集計結果を確認できるところ。簡単な報告程度ならX-Pointの画面をスクショして報告で済む。
改善してほしいポイント
便利な機能が豊富なのは嬉しいことですが、ユーザーインターフェースは古臭くて好きになれないのでデザインは改善の余地があると思います。
どのような課題解決に貢献しましたか?どのようなメリットが得られましたか?
解決できた課題・具体的な効果
・承認をもらえた書類や見積書などをグループ内でシェアするのではなく、回覧機能を用いることが出来るようになったため、発注案件状況をわざわざメールで報告する手間が減った。
・自社が今、工場の応援に行く機会が多いのでスマートフォンなどでも申請書が作成できる点に非常にメリットを感じた。仕事用のPCを持ち歩かなくてもよくなったのは非常に嬉しいことです。
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非公開ユーザー
情報通信・インターネット|社内情報システム(開発・運用管理)|300-1000人未満|IT管理者|契約タイプ 有償利用
企業所属 確認済
利用画像確認
オンプレ版からクラウドへ移行
ワークフローシステムで利用
良いポイント
オンプレ版の利用で社内のワークフロー環境を整えた後により柔軟な承認管理の実現のためクラウド版へ移行しました。
優れている点・好きな機能
・社内外、デバイスを問わず承認が行えるため、外出が多い承認者で滞留することがなくなり大変便利です。
・予め用意されているフォームが多数あるので、自ら作成しなくても即運用開始できます。
・フォーム作成ツールを利用すればかなり細かい設定ができます。設定項目がないときはJavaScriptでコーディング
できるため、ほとんどの要望が叶えられます。
・フォームごと、記入内容ごとに細かく承認ルートが振り分けられるのでアイデア次第でいろいろな帳票の電子化が可能。
改善してほしいポイント
電子帳簿保存法に対応してほしい。
添付したファイルがそのまま電子帳簿保存法の要件を満たしていれば、さらに活用方法の幅が広がる
どのような課題解決に貢献しましたか?どのようなメリットが得られましたか?
コロナ渦になる前から導入していたため、テレワーク移行時に承認稟議に係る課題を検討しなくて良かった点は
非常に大きいと感じた。
社内の提出書類をx-pointにまとめたことで利用者と管理者ともに書類管理の手間を大幅に削減できた。
良い点でも書きましたがモバイル端末でも承認できるので起案から承認までのスピードがあがった。
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非公開ユーザー
ソフトウェア・SI|営業・販売・サービス職|300-1000人未満|ユーザー(利用者)|契約タイプ 有償利用
企業所属 確認済
利用画像確認
一通りの申請作業は移行可能
ワークフローシステムで利用
良いポイント
申請内容毎に帳票フォーマット、申請ルートを作成出来る。また、そのフォーマットを一覧で並べることが出来るので、申請者は必要な帳票を選んで必要な情報を入力するだけでOK。
改善してほしいポイント
過去の申請書を参考にしたい場合に複数ウインドウを開くことが出来ない。過去の申請書からコピーして作成することで代替できなくもないが、新規作成している途中で過去の申請書を確認したくなった時に不便。
また、申請後の差戻処理が出来たりできなかったりする時があり、出来ない場合は上長に依頼して差戻ししてもらう必要があるのでこれもまた不便。
どのような課題解決に貢献しましたか?どのようなメリットが得られましたか?
以前はファイルメーカーを使っていました。出来ることはあまり変わりませんがUIが分かりやすくなったことで申請手続きに掛かる時間は多少減らせたと思います。
また、承認ルートが確認出来るので、止まっている承認者を確認して直接依頼することも可能です。
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非公開ユーザー
ソフトウェア・SI|営業・販売・サービス職|300-1000人未満|ビジネスパートナー|契約タイプ 分からない
企業所属 確認済
販売関係者
小~中規模ユーザー向けワークフローとして最適です。
ワークフローシステムで利用
良いポイント
ワークフロー製品メーカーの株式会社エイトレッドの製品です。
リリースから十数年経過しており、機能等も成熟し更なるバージョンアップなどでより優れた製品になっています。
特徴としては、
・クラウドサービスとして提供されるため、構築などの手間なく契約後すぐに利用できる。
・基本的にカスタマイズ不要。ノーコードで設定、運用できる。
・Webアプリケーションであり、帳票イメージの申請フォームは自由に作成し複数登録可能。様々な業務に汎用的に適用できる。
・スマートフォン向けアプリを無償利用可能。
・他システムとの認証連携、データ連携等(現状csvファイル等での入出力)を標準機能やオプションで利用可能。
です。
様々な業務の申請、承認を、このシステム1つでまとめて行うことができることと、紙帳票のような画面構成であり、システムに不慣れな利用者もすぐに使える、クラウドサービスなのでサーバ等の準備が不要ですぐに始められる、といったメリットがあります。
汎用ワークフローパッケージであったX-pointをバージョンアップしクラウドサービス型としてリリースしているため、
高機能且つ低コストで運用が可能となるサービスです。
改善してほしいポイント
ワークフローの基本機能としては他製品と比較しても優れていると思われますが、
・ウェブフォームの自由度の向上(レイアウト可変や画像表示等の追加機能の実装)
・一部オプション機能の標準機能化。
・データ連携等の手段の拡充
・電子帳簿保存法対応等への機能追加
など、今後の製品開発において検討されるとよいと思います。
どのような課題解決に貢献しましたか?どのようなメリットが得られましたか?
長年ワークフロー市場で製品をリリースしているエイトレッドのノウハウが多分に活かされており、ワークフローに要求される機能等はほぼ標準機能で実装されている、もしくは運用面で対応できるレベルで作りこまれています。
またクラウドサービス型のみでの提供形態となったため構築面のコストも不要となり、インターネットに接続できればどこからでも利用できることから、ワークフローを導入検討されている企業(特に小~中規模の企業)には最適です。
また中~大規模企業は、同メーカーの上位版製品 AgileWorksも検討できます。
リモートワーク環境整備、社内業務効率化、内部統制対策等等の課題をお持ちでワークフローシステム導入を検討されている場合、検討製品の一つとして加えることをお勧めします。
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