今やPDFはさまざまなビジネスシーンで頻繁に活用されています。そんな身近なPDFですが、意外と知られていないのがPDFが編集できることです。PDFが編集できれば、業務の効率化だけでなく生産性の向上や人的負担の削減・コストの削減にも寄与します。この記事では、使いこなせば非常に便利なPDF編集のすべてを徹底解説します。
目次
PDFは編集できる
PDFはもともと勝手に編集できない点が特徴で、印刷にもっとも近い形のデータファイルでした。それゆえにテキスト形式やWordなどの文書に比べて変更が難しく、変更を加えたくない請求書や契約書で重宝されてきました。
しかし、PDFの資料を配布する際に、情報の一部を追加・訂正・削除したり、受け取ったPDFに文字や図形を書き込んだり削除したりと、編集ができないかというニーズが高まってきました。そこで、今はセキュリティ設定のような変更されないように保護する機能と併せて、さまざまな編集機能を備えるPDF編集ツールが開発されてきました。
PDFのデータは、種類にもよりますが、PDF編集ソフトやツールを利用することで比較的簡単に編集することができます。また、一般的には編集ソフトやツールを用いて編集作業を行いますが、Microsoft Officeを用いて編集する方法もあります。
PDF編集でできること
「PDF編集」と一言でいっても、PDFで編集できることはさまざまです。
- PDFファイルの文章を変更する
- PDFに注釈をつける
- セキュリティ設定をして安全性を高める
- PDFに添付ファイルやページを追加する
- 適切な大きさに変更する
などがあります。
広く普及するに伴い、有料・無料問わず多種多様のPDF編集ツール・ソフトが出てきており、高機能な編集が可能になりました。また、PDF編集ソフトを用いない方法でも「PDFファイルの文章を変更する」ことや「連続するPDFのページを分割」「複数のPDFファイルを統合する」といった比較的簡易な編集も可能です。
PDFを編集する３つの方法
PDFをきれいに編集・デザインしてより見てもらいやすくするためには、以下の3つの編集方法があります。
- Microsoft Officeで編集する
- PDF編集ソフトを使う
- オンラインサービスを使う
以下、この3つの編集方法を順を追って紹介します。
1.Microsoft Officeで編集する
Microsoft Officeで作成したファイルをPDFファイルに変換するには、Word、Excel、PowerPointでそれぞれ編集する方法があります。普段Microsoft Officeを使っている人なら、ほとんど意識しないでPDF編集をしているかもしれません。Microsoft Officeではそれくらい簡単にPDF編集ができます。
Wordで編集する
文書をスキャンして編集する
文書をPDFファイルとしてスキャンすれば、Wordで文書を開き、編集できます。
| 1 | 文書を PDF ファイルとしてスキャンしてWord で編集する |
| 2 | スキャナーの指示に従って文書をスキャンし、パソコンにファイルとして保存.pdfする。 |
| 3 | Wordで[ファイル] をクリックして開く。 |
| 4 | パソコンのPDFファイルの場所を参照し、[開く] をクリックする。 |
| 5 | メッセージが表示され、PDFファイルが編集可能なWord文書に変換されたら[OK] をクリックする。 |
WordでPDFファイルを開く
PDFファイルを編集する場合はWordで開きます。PDFからWordへの変換はビジネス文書、法的文書、科学分野の文書などのほとんどがテキストのファイルで最適に機能します。ただし、PDFファイルをWordで開くと元のPDFと同じ見え方にならないこともあります。場合によっては、元のPDFファイルとWordのバージョンが一致しないことがあるので注意しましょう。
Wordで保存する
1. ファイル」→「開く」の順に移動
2.PDFを探して開く
3.OKを選択
Excelで編集する
通常はPDFをExcelで開くことはできません（専用のソフトが必要）。Excelで編集を行う際には、まずWordでPDFファイルを開き、以下の手順で進めます。
Wordを起動して［開く］→［参照］の順にクリックする
表を修正したいPDFファイルを選択する
Word文書に変換されたPDFファイルの編集を有効にする
表をコピーする→コピーした表をExcelに貼り付けて修正・編集する
Excelで作成した表データをそのままPDFにしたい場合は、「Ctrl」＋「Shift」＋［「S」キーまたは、［ホーム］→［名前を付けて保存］の順にクリックします。「ファイルの種類」から［PDF］を選択すれば、PDFファイルで保存できます。
再度、表の修正が必要になる可能性を考えると、Excelブックとして予備を保存しておくと安心です。
WordとExcelを利用すれば、基本的にはPDFファイルの表を修正することができるので特別なソフトは不要です。ただし、画像ファイルやレイアウトが複雑な場合は、Wordへの変換時にレイアウトが崩れる可能性があるので注意しましょう。
PowerPointで編集する
PDFをPowerPointに変換する場合はPDF編集ツールが必要になります。ここでは Acrobat DCを例にPDFを開きます。
Acrobat DCでPDFを開く。
「PDFを書き出し」ツールをクリックする。
「書き出し」をクリック。
書き出し形式として「Microsoft PowerPoint」を選択。
Officeで作業する
新しいファイルとして保存。ファイル名を指定して「保存」ボタンをクリックして終了。
1.PDFを開く
Acrobat DCを起動し、書き出すPDFを開きます。PowerPointに書き出す場合はOverview.pdfを選択します。
2.PDFの書き出しツールを使用する
ツールパネルで「PDFを書き出し」をクリックします。次に、書き出す形式として「Microsoft PowerPoint」を選択します。ラジオボタンでファイルの種類を選択して、「書き出し」をクリックします。
3.ファイルを書き出す
ファイルの書き出し先フォルダを選択するか、「別のフォルダを選択」をクリックして目的のフォルダに移動します。ファイル名を入力して「保存」をクリックします。
4.Officeで作業する
変換したファイルをPowerPointで開きます。Officeのネイティブ形式で開かれるため、ほかのOfficeファイルと同じようにテキストや画像などのデータを編集できます。
※Adobe Acrobat「PDFからMicrosoft Office形式のファイルに書き出す」参照。
PowerPointでファイルを作成したあとは、下記の手順で保存します。
- 「ファイル」→「エクスポート」を選択
- 「PDF/XPS ドキュメントの作成」をクリック→「PDF/XPSの作成」をクリック
- 「PDFまたはXPS形式で発行」ダイアログボックスで、ファイルの保存場所を選択
2.オンラインサービスを使う
PDF編集にはオンラインで利用できるサービスもあります。オンラインのPDF編集サービスは、基本的にサブスクリプション形式での購入となっています。オンラインサービスでは紙文書を安全なPDFに置き換えてクラウド上で保管するため、これまでオフィスに行かないとできなかった業務も、モバイルデバイスがあれば自宅や外出先など、どこにいても作業ができます。テレワークが進む今日のビジネスシーンに欠かせないサービスといえるでしょう。
Small PDF
いつどのデバイスからも利用可能で、24カ国語に対応するPDF編集ソフトです。Windows、Linux、Macのすべての端末で動作するよう作成されています。インストールや登録は不要です。また、人気の高いブラウザでも動作します。20種類を超えるPDFツールがあり、変換や結合のほか、電子サインPDFや圧縮などの機能を備えています。
hipdf
PDFを効率よく処理するために導入されたオンラインサービス。パソコンにPDF編集ソフトをインストールしなくても、高機能の編集処理ができます。hipdfのWebサイト上にPDFファイルをアップロードし、圧縮や結合等のPDFファイルの編集をしてダウンロードすれば完了。PDF編集機能として変換や圧縮・分割や結合・トリミングやロック解除などの機能があり、利便性に優れている製品です。
PDF Bob
オンラインページでPDFの編集や追加・削除などを行うことができるサービスです。主にテキストの追加やフリーハンドツール・付せんや下線・打消し線などを活用し、編集を行えるようになっています。不要ページの削除、新規PDFページの追加・作成、ほかのPDFファイルをアップロードして結合することも可能です。デザインも見やすくスムーズな動作環境なので、とても使いやすいオンラインPDF編集ツールです。
3.PDF編集ソフトを使う
PDF編集ソフトは、PDF形式のファイルの読み取りや編集を行えるソフトです。PDFファイルのテキストや画像に対して直接編集を加えられるソフトも多く、作成した文書の修正や微調整などを効率的に行うことが可能となっています。
また、OCR機能に対応していれば、スキャナーで読み込んだ画像やFAXで送られてきた書類を読み取ってPDF化することもできます。
編集ソフトにはさまざまな種類がリリースされていますが、ここでは有料ソフトと無料ソフトに分けて、主なPDF編集ソフトを紹介します。自社にどのような製品が最適であるのか見極めるためにも、多くの製品を比較検討することをおすすめします。
PDF編集ソフトおすすめ3選（有料版）
Adobe Acrobat DC
PDFとクラウドを使って文書業務をデジタル化するドキュメントソリューションです。高品質なPDFの作成と編集・PDFからマイクロソフトオフィス形式への変換といった業務に利用されています。在宅勤務などの離れたところにいる社員と共同作業を行う際にも、安心かつ安全に仕事を進めることができます。
PDFelement
PDFや変換・注釈などのPDFに関するあらゆる業務に役立ちます。業務の効率化を促し、有効期間内はいつでもアップデートに対応しており、コストパフォーマンスの高い製品です。Windows版・Mac版があり、メモ書き、画像からの文字起こし（OCR機能）、PDFフォームの作成・入力や電子署名の記入も可能です。MacでPDFやWord・Excel・Power Pointを編集する際も、ストレスフリーできれいな書類を作成できます。
JUST PDF 4
ビジネスシーンにおいて必要不可欠なPDFファイルを作成・編集・変換が自由に行えるソフトです。機能性に優れており、PDF高度編集では競合比較なども行える仕様となっています。別のPDFファイルの必要なページの一部だけを切り出す「トリミング」や、ページを抜き出して挿入したり、縦横の向きを回転したりすることもできます。
PDF編集ソフトおすすめ3選（無料版）
PDF-XChange Viewer
タブの切り替えタイプで動作も軽快なフリーソフト。サムネイル表示や書き込み、色や太さの指定や注釈機能も備えています。PDFは上書きや保存も可能で、エクスポート機能もあります。
PDF-XChange Viewerの製品情報・レビューを見る
Debenu PDF Tools
右クリックからPDF編集・画像やテキストへの変換や分割・結合などが行えるソフト。しおりの削除なども可能で編集も容易に行えるため、利便性の高いソフトとなっています。
PDF Shaper Free
テキストやMicrosoftが策定した文書ファイル形式のRTFへの変換や分割・結合、PDFとイメージへの相互変換などが行えるソフト。またセキュリティ面にも優れており、パスワードを暗号化できるなど多くの機能を利用できます。
PDF編集ソフト導入で進む業務の効率化
PDFは工夫の仕方次第でさまざまなビジネスシーンで業務の効率化や生産性向上に貢献します。PDFはどのパソコンにも標準で閲覧できるソフトがインストールされているので、特に専用のソフトを購入する必要がありません。しかし、PDF編集のメリットを最大限に生かすのであれば、やはりPDF編集ソフトを活用することをおすすめします。
PDF編集ソフトの導入にはさまざまなメリットがありますが、一番大きなメリットはなんといっても「紙」が果たしてきた役割をそのままに、デジタル化によるメリットをすべて享受できることではないでしょうか。
PDF編集ソフトの機能
ここではPDF編集ソフトでできる主な機能について紹介します。
直接入力機能
PDFに直接テキストを書き込むことができる機能です。編集、削除、コピー、ペースト、挿入、フォント、大きさ、色など豊富なスタイルで直接編集ができます。
分割・結合機能
PDFを分割したり、個々に作成したPDFを結合させたりすることができる機能です。ドラッグ＆ドロップで容易に分割や結合を行える製品もあります。
入れ替え・連結機能
テキストを1つの文書にまとめたいときや、該当ページのみ入れ替えたいときなどに入れ替え機能や連結機能を使います。既存資料をアップデートしながら長期間活用したい場合に必要不可欠な機能です。
圧縮機能
PDFを圧縮できる機能で、PDFを圧縮したうえで軽量化できる製品もあります。データ容量を重視する場合には、PDFを圧縮し軽量化できるものを選ぶとよいでしょう。
一部変更機能
テキストや図形などを一部変更する「タッチアップ」と呼ばれる機能です。
注釈機能
PDFに注釈を挿入できます。注釈は、テキストに追加・変更等校正指示を出すときに役立ちますが、テキストに限らず画像や図形なども挿入可能です。
墨消し機能
不必要なテキストや画像の一部を、墨消しで消すことができます。これは個人情報や重要情報などを隠したい場合に多く利用されます。ただし、すべてを消せるわけではないので、完全に消去したい情報は墨消しを利用せず完全削除したほうがよいでしょう。
しおり機能
ブックマーク設定のような機能で、しおりをつけることができます。しおりの項目追加や設定などを行うことができる製品もあります。
PDF編集ソフトのメリット・デメリット
ここではPDF編集ソフトのメリット・デメリットについて紹介します。
PDF編集ソフト導入のメリット
1.生産性の向上に貢献
PDF編集ソフトの導入により、本来行わなければならない業務を疎かにすることなく、本来の業務に集中して取り組むことができます。
2.業務の効率化を実現
コピーをしたり、改めて資料を作成・変更したりといった業務にかかる時間を省けるようになります。そのため、業務の効率化をスムーズに達成することができます。
3.改ざん検出が可能
PDFに電子署名を置くことにより、もし改ざんされたとしても検出を行うことができます。書面と異なり、PDFの電子署名を活用すると、コンピュータのデジタル処理での検出ができます。書面の捺印と比べても、PDFを活用する場合のほうが証拠性も向上します。
4.初心者にも優しい構造
特別なソフトウェアを必要とすることなく誰にでもすぐ扱える構造で設計されており、初心者であっても短期間で使いこなすことができます。
PDF編集ソフト導入のデメリット
1.人により慣れるまで時間が必要
PDF編集ソフトは、基本的に誰もがすぐ扱える仕様となっていますが、人によっては慣れるまでに時間のかかることがあるかもしれません。とはいえ、デメリットというほどの難しい作業はほとんどありません。
PDF編集ソフトの活用事例
PDF編集を導入したことで得られるメリットについて、ITreviewに集まったレビューをもとに活用事例を紹介します。
業務の効率化を実現
「pdfベースの書類をすぐに編集して微調整したりでき、業務が効率化した。さらに編集もしたいときに外部ソフトへのエクスポートが可能だった」
https://www.itreview.jp/products/acrobat-dc/reviews/85823
▼利用サービス：Acrobat DC
▼企業名：北海道大学 ▼従業員規模：1000人以上 ▼業種：研究
簡単に変えたい部分のみ編集できて、コスト削減に繋がった
「会社の従業員の名刺作成に使っています。今までは名刺データをデザイナーに作ってもらって、人が増えたり、役職が変わったりする度に変更してもらっていました。まあイラレつかえればそれで済む話なんですが、それよりももっと簡単に変えたい部分のみ編集できて、そのまま業者に印刷データとしてPDFを投げられます。毎回、名刺データや簡単なチラシデータの変更もデザイナーに頼んでいてそれなりの費用が発生したが、このソフトで編集ができるようになってからは文字のみの修正は自分でできるようになったので、コスト削減に繋がった」
https://www.itreview.jp/products/acrobat-dc/reviews/84531
▼利用サービス：Acrobat DC
▼企業名：株式会社ライズ ▼従業員規模：50-100人未満 ▼業種：食堂・レストラン
大幅な作業の効率化
「既にPDFで作成した資料から抜粋しマニュアルを作成したり、社内での研修資料作成時に必要な部分のみ簡単に抜粋し再結合することにより、作業時間が大幅に短縮できた」
https://www.itreview.jp/products/cubepdf/reviews/86416
▼利用サービス：CubePDF
▼企業名：ニシムラ株式会社 ▼従業員規模：100-300人未満 ▼業種：社内情報システム
編集可能なWordやExcelのファイルを渡せないときにとても便利
「プリンタとして登録され、そのCubePDFプリンタに印刷すれば、簡単にPDF化されるところ。画質等のシンプルな設定のみで、使い方も簡単。仕事でもプライベートでも、かなり活躍してくれます。編集可能なWordやExcelのファイルを渡すわけにはいかない場合など、とても便利です。打合せの議事録などPDFにしてからメールすると、紙の削減に加え、ファイルサイズの抑制にもなりますし。パソコン入れ替え等のたびに、必ずインストールしています」
https://www.itreview.jp/products/cubepdf/reviews/56822
▼利用サービス：CubePDF
▼企業名：前川製作所 ▼従業員：20-50人未満 ▼業種：一般機械
PDF編集ソフトの業界マップ
PDF編集ソフトのユーザーからの評価を知るには、ITreview Gridが便利です。ITreview Gridは、ITreviewに集まったユーザーのレビューをもとに生成された4象限の満足度マップです。このマップでは、顧客満足度と市場での認知度を掛け合わせた結果が、4象限上でのポジショニングとして確認できます。
PDF編集ソフト導入のポイント
PDF編集ソフトは、さまざまなビジネスシーンで欠かせない存在になっています。PDFをより上手に活用するためにも、PDF編集ソフトの導入前にポイントを押さえておきしょう。
自社に必要な機能を備えたソフトの選定
PDF編集ソフトは製品によって機能にそれほど大きな違いはないものの、企業によっては利用目的によって細かい機能の違いが大きな差を生むこともあります。PDF編集ソフトの機能を100％生かすためにも、自社にとって本当に必要な機能をもつ製品であるか見極めることが大切です。
高機能の確認
PDF編集ソフトの中にはパスワードのついたPDFや、OCR機能の搭載されたソフトもあります。導入の際には、これらの高機能が搭載されているかどうかも確認しておきましょう。パスワードはセキュリティ面から見ても、重要なポイントとなります。
直接PDF編集可能なソフトの選定
時間に追われながら作業を行わなければならないようなとき、PDFを直接編集できると大変便利です。直接編集とは、既存のテキストや画像を直接変更・挿入削除ができる機能をいいます。これを活用すれば業務の効率化や生産性の向上に役立てられます。
機能面や操作性は事前に確認
PDF編集ソフトといっても、中には新しいテキストを追加するだけの機能しかない製品もあります。機能面や操作性については、トライアルなどできちんと事前にチェックを行い、他社製品との比較をしたうえで導入することをおすすめします。
自社に負担のないコストであるのか確認
PDF編集ソフトを導入するうえで、自社にとって負担にならない費用であるかどうか、継続的に活用していくことのできる製品であるのかどうかということも、事前にきちんと確認をしておくことが必要です。
おすすめのPDF編集ソフト7選
実際に、PDF編集ソフトを活用されている企業の方々のレビューが多い製品を中心に、おすすめのPDF編集ソフトを紹介します。
（2021年12月16日時点のレビューが多い順に紹介しています）
Acrobat DC
「Acrobat DC」は、PDFを開発したアドビシステムズ社のPDF編集ソフトです。デバイスや場所を問わず容易に共有作業が可能なほか、作業プロセスのトラッキングもできます。業種を問わずさまざまな企業で導入されている製品です。
CubePDF
「CubePDF」は、WordやExcel、PowerPointなどからPDFを作成・変換可能なソフトです。フリーソフトであり、個人や法人問わず制限なく利用できます。仮想プリンタ形式を導入しており、操作性に優れています。
CubePDF Utility
「CubePDF Utility」は、PDFに少しの編集作業をしたい場合に便利なソフトです。PDF結合や分割・ページの編集やパスワードの設定などにおいて、扱いやすい仕様となっています。個人・法人問わず利用が可能。
PDF-XChange Viewer
「PDF-XChange Viewer」は、PDFの編集や加工・閲覧を行うソフト。動作が軽快で、機能性にも優れています。セキュリティ面においても評価が高いので、セキュリティ重視の企業におすすめできるソフトです。
PDF-XChange Viewerの製品情報・レビューを見る
SmallPDF
「SmallPDF」は、すべてのデバイスから活用でき、24カ国語に対応するソフト。20種類以上のPDFソフトに変換や結合が可能で、電子サインPDFや圧縮などの機能があります。
CubePDF Page
「CubePDF Page」はPDFを結合したり、分割できる利便性の高いソフト。操作性に優れ、シンプルで容易に使いこなすことが可能。OSSとして開発されており、個人・法人問わず初心者でも利用できます。
瞬簡PDF
「瞬簡PDF」はPDF関連のWindows用デスクトップソフト。簡単にPDF作成ができ、編集・リユースのために必要な機能を用意しています。高品質ながら比較的低価格でリリースしています。
ITreviewではその他のPDF編集ソフトも紹介しており、紹介ページでは製品ごとで比較をしながら導入ツールを検討することができます。
まとめ
文書を電子データとして作成することが主流になってきた今日、保存も紙に印刷せずデータのままで残すことが多くなりました。PDF編集ソフトは個人・法人問わず幅広い領域のビジネスシーンで活躍するソフトでもあります。ペーパーレス化がますます進む今日、PDF編集ソフトのニーズは今後も増加していくことは間違いありません。
また、PDF編集は単に便利なだけではありません。紙に印刷するスタイルそのままで共有したり、編集ができたりするので、業務の効率化、生産性の向上などさまざまなメリットがあります。PDF編集を上手に使いこなすことは、きっと「働き方改革」の一助になることでしょう。
