良いポイント
DocuWorksは紙でやっていた作業をほぼそのままデジタルでできるので運用でのハードルが低いと感じました。
今まではファイリングされた紙の中から必要な書類を探すのにも一苦労でしたが、デジタルで保管することで注文書などがすぐに検索できるので探す時間も大きく減りました。また、DocuWorksでは複数の書類を並べて管理できるので検索しなくても見つけやすい点や、まとめた書類も紙と同じように整理でき便利だと感じています。
さらに書類の回覧もスムーズになり紙の時は承認まで半日以上かかることもありましたが電子回覧で運用するようになり書類の受け渡しの時間がなくなりスムーズに進められるようになりました。
お仕事バーもなくてはならない機能で各業務の手順に応じて設定でき、特にアノテーションをお仕事バーに登録しスタンプやコメントをワンクリックで追加できるようにしたことで決まった書類の入力の手間が省けました。毎日繰り返す受発注処理などで役立っています。
改善してほしいポイント
お仕事バーの機能はとても便利ですが共有機能を強化できればもっと使い勝手がよくなると感じました。
データをエクスポートをしてファイルを読み込むことで共有ができますが、導入間もない頃はお仕事バーの修正回数も多く、再度共有するにしてもメンバーが多かったりいくつもの拠点にまたがる場合は煩雑に感じました。できれば上書きやオンラインでの共有で最新バージョンに置き換われば良いと感じました。
また既存のお仕事バーを複製できれば1からお仕事バーを設定する手間も減りますし、ファイル名の一括変更機能も便利ですがその名称設定も柔軟にカスタマイズできれば書類のリネーム作業が楽になると感じました。
細かいですが、DocuWorksDeskでプレビュー表示した書類を選択して印刷ボタンを押すとプレビューが解除されるので特にＦＡＸ送信するときに宛先や番号確認するときに少し不便に感じているのでプレビュー表示がされるようになってほしいです。他にも2画面表示で書類を移動した際にサムネール表示だと思った位置に書類が移動されない（マウスの位置と少しずれる）ので改善されれば使い勝手がよくなると思います。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
導入をしてからは受発注処理で面倒だった書類の入力、回覧、管理がかなり楽になりました。
電子での管理になったことで、書類を探す時間が約7割ほど削減され、承認フローもトレイを活用し回覧スピードが2倍以上に上がりました。
加えて、お仕事バーの活用など紙では手書きだった入力作業も効率化されて全体では年間で約350時間の工数削減が実現できました。紙がないので紛失などのリスクもなく、紙出力で発生していた用紙や印刷にかかる費用がなくなり、それに伴い保管のスペースも不要になり、キャビネット3台分の空きスペースができました。
このように業務の効率化とコストの削減という点からもDocuWorks導入で大きな効果を感じました。
検討者へお勧めするポイント
DocuWorksは、紙でやっていた業務をそのままデジタルに移せるのが大きな特徴だと思います。導入前はデジタルになって操作が難しくなると思っていましたが、使っていくうちにどんどん慣れていき今では紙には絶対に戻りたくないと思うようにまでなりました。
また、買い切りのソフトウエアなので初期費用は掛かりますが1ライセンスから購入可能で導入の幅が自由で広げやすく、導入後はランニングコストがかからないのも長期的に使おうと検討している場合はメリットが大きいと思います。日々のルーティンワークが効率化できるので導入すれば紙の運用と比較していかに無駄が多かったか実感できると思います。
専用の業務システムを入れるよりはハードルが低くシステム担当者ではなくてもユーザーとして導入検討ができるので、まずは目の前の書類をペーパーレス化したいと考えている方にはお勧めできると思います。
