DocuWorksの評判・口コミ 全191件

改善してほしいポイント

使っていて便利だと感じる部分は多いのですが、改善してほしい点もいくつかあります。まず、操作画面のデザインが古い印象で、初めて使う人にとっては分かりづらい部分が少なくありません。特に私は付箋やスタンプの詳細設定を使いこなすまでに少し時間がかかりました。慣れてしまえば問題はないのですが、新しく使う社員には説明が必要になり、教育コストが増える要因にもなっています。もう少し直感的で分かりやすいUIに改善されれば、誰でも迷わずに活用できると思います。また、大容量のデータを扱うときに動作が重くなることがあり、保存やページ切り替えに待ち時間が発生するのは少しストレスです。クラウド連携やモバイル環境での利便性もまだ十分ではなく、出張先でスマホから資料を確認する際にスムーズに操作できないことがありました。これが改善されれば、外出先やテレワーク環境でもさらに活用の幅が広がるはずです。個人的には、クラウドストレージとの親和性や共同編集機能が強化されると、社内外の業務効率が一層向上すると思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

DocuWorksを導入する前は、紙の資料を大量にコピーして各部署に配布し、承認のために順番に回覧していました。配布や回収に時間がかかり、承認が滞ることも多く、効率の悪さを日々感じていました。導入後は、資料を電子化して社内で一元管理できるようになり、配布や回覧にかかる時間が大幅に削減されました。特に承認業務では、スタンプ機能を利用して電子的に押印できるため、決裁にかかる時間が従来の半分程度に短縮しました。実際に、会議資料の回覧が従来は3日ほどかかっていたものが、1日以内で完了するケースが増えています。検索機能も大きなメリットで、過去の資料をすぐに呼び出せるため、監査準備や問い合わせ対応の時間が明らかに短縮されました。さらに、紙の使用量が減ったことでコピー代の削減につながり、コスト面だけでなく環境配慮の点でも効果を実感しています。テレワークの際も、紙を持ち歩かずに自宅から必要な資料にアクセスできるため、安心して業務を進められるようになりました。結果として、業務全体のスピードと正確性が向上し、職場全体の生産性に大きく貢献していると感じています。

改善してほしいポイント

PDF形式と比較して、やはりDocuWorks形式は、見るためにDocuWorks Viewer Liteが必要になります。
そのため、どうしても社外の方に送る際は、PDF形式に変換して送らざるを得ないため、徐々にDocuWorks形式を利用する人が少なくなってきています。ChromeだとプラグインとしてMarketplaceに公開されたりすると良いと思います。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

バインダ機能で関連したファイルを1つにまとめておくことで分類がしやすく、また検索する際も分かりやすいため、業務効率が向上しました。また、ワークフローシステムも利用していますが、テンプレートを作るのが大変であったり、システムが共有できないグループ間とのワークフローとして、Excelからテンプレートを作成し、DocuWorks形式で電子捺印を行うことができました。

改善してほしいポイント

私がやり方を知らないだけかもしれませんが、複合機でスキャンをしないとデータ化出来ないところが難点かと思います。写真で取って、JPEG形式の文書を自動的にPDF化できれば尚よいかと思いました。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

チームで共有する文書などをフォルダ毎に分けて入れて置けば、誰でもアクセス出来てすぐに閲覧できる。文書にメモなどを付け加える事も出来るのでチーム内共有に最適です。

検討者へお勧めするポイント

紙媒体から電子の時代になってずいぶんと年月が流れたかと思いますが、昔の紙媒体が残っている企業も多いかと思います。置いておくのはかさばるし嫌なんだけど、捨てるもの気がひける。。。というような書類はDOCU WORKSで保存してしまえばいつでもだれでも閲覧できる状態になります。
とても便利だと思います。

改善してほしいポイント

バラしたり束ねたりする対象物が多数ある場合の操作が何か楽な方法があると嬉しいが、困っている訳ではなく分かり易いのですが、これは物理的に難しいかも。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

2000年前半に複合機がXEROXを利用していた経緯から、PDFよりも動作が軽く文字や図形など上にレイヤーとして書き込める点が決め手となり導入を決定した。
社内の文書管理ツールにはDocuworks文書で登録されており、ペーパーレス化が図られている。
20年近く社内のスタンダードなファイルとして浸透しています。
社外の方にお送りする形式はPDFに変換する手間は発生しますが、Docuworksには標準でPDF生成が出来る機能があるので困る事はありません。

検討者へお勧めするポイント

Docuworks Deskのアプリケーションが1つの利用価値として考えます。
PDFとの比較ではワールドスタンダードであるため、単純な比較ではDocuworksを採用するにはならないかも知れません。
当社は複合機が当時のXEROX(現：富士フィルムビジネスイノベーション)を利用している事が採用の決定打でした。
実際に子会社でも採用されており、ペーパーレス化の比較だけでは無く実際に業務で利用される事を想定して、試用した上で比較してみてはいかがでしょうか。

改善してほしいポイント

当たり前だが、DocuWorks未導入の外部に送付するにはPDF変換する必要がある。また独自性がネックとなりRAG等のAI対応が難しい状況は早々に改善して欲しい。現時点でRAGを導入しようとすると、全文書をPDF変換する必要があり現実的でない。このままではRAG導入がマストとなった場合に廃止も有り得る。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

図面の保管、検索で活用している。またトレイを利用して文書を回付できるので、出図するための検認を電子的に行うことができている。

検討者へお勧めするポイント

AI対応が難しいといった汎用性の問題があり、現時点ではお勧めしにくいです。同社の複合機を利用している場合は相性が良いかと思います。

改善してほしいポイント

欲しい機能・分かりづらい点
・７→9.1のアップグレード版を購入したが、７のシリアルと9.1のシリアルが２つとも必要になりインストール時に煩わしさを感じた。
・アンインストール時にシリアルの登録解除が自動で行われるが稀に行われない時がありサポートに連絡をしなければならないので不便。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

解決できた課題・具体的な効果
・PDFの編集はアクロバットを使用していたが、OCRや翻訳などの機能は使用しない為、このソフトを導入した。
　結果として必要な機能はそろっているので費用削減につながった。
・先述したとおり、PDF印刷が可能になりペーパーレス化の実現につながった。

改善してほしいポイント

ファイルの保存場所がクラウドサーバー上になっている為、ネット環境の悪化によって
反応が遅くなったりする事がある。
ドキュワークスの改善点ではないが現状では改善したい部分である。
ＯＣＲ機能はもっと精度が上がらないと実用的ではないかと思う。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

主に受注する注文書ｆａｘのペーパーレスを目標に導入したが徐々に社内文書も含めて
ドキュワークスで管理するようになった。
導入前は導入しても紙ベースの書類はどうしても残ると予想していたが使う側が
書類をいろいろな管理方法で運用するよりもドキュワークスに統一したいと考えるようになり
導入後１年でほぼペーパーレスになった。

検討者へお勧めするポイント

ペーパーレスの為の方法を検討するより自然にペーパーレスになっていく為に
方法より、整理しやすいフォルダにお運用ルールや検索しやすい設定などに注力して
スタートすると自然に利用者側が自然な流れでペーパーレスを意識するようになる

改善してほしいポイント

バインダーやファイルなどを平面上に並べるだけでなく、書棚のように並べて一覧できる機能が増えるといいな……と夢見ています。
そのままでも十分使いやすいですし、デジタルデータである以上、フォルダ構造で分けるのが一番とは思うのですが、ここまでできたらそんな機能もあるといいな……と欲張らずにはいられません。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

PCFAXを受信するフォルダをドキュワークスで開き、トレイを経由してそのまま担当者へ渡すことができています。
また、記入してそのままPC上から返送したり、確認が終わったものから順番にバインダーへ綴じ込んだりとPC上のみで処理が終わるので大変助かっています。

検討者へお勧めするポイント

いまだにFAX業務が残っていて、メール移行が難しい会社さんにお勧めします。
ドキュワークスは、エクセルやワードからPDFにした後「ここだけやっぱり変えたい」「押印が必要」「毎月同じエクセルファイルを使って、毎月タブを増やしているのでファイルが重たい」……といった業務があればとても刺さります。
紙で行っていたフローをガラッと変えずに、ペーパーレスにでき、処理済み文書もデジタル保管できることで検索しやすくなるので、様々な会社さんでお役に立てるソフトかと思います。

改善してほしいポイント

オリジナルアノテーションがもっと精度の高いもので作れたらよいと思います。
オリジナルの文書について、一部のみ改訂したり、消したり、追加することが多く、また毎回同じ部分に加工したいものをアノテーション化してしまうことが多いですが、加工した跡が分かるくらい荒くなってしまうことがあります。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

公的機関への申請業務等について、複数ある書類の準備・管理がスムーズになった。保管文章の検索もし易い。

検討者へお勧めするポイント

大量の書類をまとめて管理できるソフトウエアとしては唯一無二だと思います。