DocuWorksの価格（料金・費用）

改善してほしいポイント

DocuWorksで作成したファイルを社外の人や導入していない人に送る場合は、PDFに変換するか相手に無料のビューワーをインストールしてもらう必要がある。また、PC版に比べてスマホやタブレット版のアプリは機能が限定されており、PCと同じ感覚でガシガシ編集するのは難しい。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

Excel、Word、PowerPoint、PDF、スキャンした画像など、バラバラの形式のファイルを「DocuWorks文書（.xdw）」という一つの形式に統合して一括管理でき、ファイル名や文書内のテキストで検索もできるので、欲しいときにすぐ文書が見つかるのが本当に便利。

改善してほしいポイント

たとえば、スタンプを２回クリックすると、同じスタンプを連続で押せますが、その解除方法が明確ではなく、別のボタンを押すなどして解除している。優れたソフトなのに、結構基本的なところで操作しにくい点もある。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

コロナ前から導入していましたが、なかなか使ってもらえず、ちょうどコロナ直前に強制的に使わせるようにしたのが奏功し、家でも仕事ができる仕組みになりました。とても助かりました。今では電子の検印（シャチハタ）も認められ、ほとんど実物のハンコを使うことがなくなりました。

検討者へお勧めするポイント

前述のとおり、ペーパーレスができるということは、どこでも仕事ができるし、紙のファイリングなどの目に見えない作業も発生しなくなります。書庫の場所も取りませんし、外部倉庫の費用などもなくなりますので、ライセンス料のアップ分のみを考えず、トータルでコストダウンになるかどうかを考えたほうがよいと思います。

改善してほしいポイント

「お仕事スペース」を表示しない設定ができると、より使いやすくなると思います。また、OCRの精度がもう少し向上すると、さらに便利になると感じています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

FAX受信のペーパーレス化を進める際、トレイ2を活用した分かりやすい運用ルールを作ることで、各部署でもスムーズに導入できました。
また、印鑑を透過アノテーションとして作成したことで、紙に印刷して押印するという無駄な作業がなくなりました。
さらに、クラウドフォルダをリンク接続して、PCのローカルではなくクラウドにデータを保存する運用にしたことで、ローカル容量の圧迫が解消されました。PCが故障した場合でもデータが失われる心配がなくなった点も大きなメリットです。

検討者へお勧めするポイント

操作が簡単で、誰でもすぐに使い始められるソフトです。ペーパーレス化を検討している方はもちろん、日々の業務フローを効率化したい方にも役立つと思います。価格も比較的手頃で、導入しやすい点も魅力です。