文書管理のITreview Grid

 文書管理とは、電子帳票や電子文書の作成から閲覧(利活用)、保管、廃棄までの一連のライフサイクルを管理するシステムのことをいう。

 これまで紙文書として保管していた各帳票や資料をデジタルデータとして保管することで、ペーパーレス化や書類保管スペースの縮小、情報共有の効率化などが見込める。また、e文書法に対応した製品を利用すれば、紙での保管が義務付けられていた契約書や領収書などもデジタルデータで保管可能となる。その他、全文検索やアクセス制御、証跡管理、版管理などの機能を有すものが多い。

 保存先がクラウドサービス上のストレージに限られるオンラインストレージに対し、文書管理ツールは保存先をクラウドサービスやオンプレミスなど自由に構築でき、上記のような電子文書の一連のライフサイクルを管理できる点が特徴だ。

文書管理の基礎知識

 文書管理とは、電子帳票や電子文書の作成から閲覧(利活用)、保管、廃棄までの一連のライフサイクルを管理するシステムのことをいう。

 これまで紙文書として保管していた各帳票や資料をデジタルデータとして保管することで、ペーパーレス化や書類保管スペースの縮小、情報共有の効率化などが見込める。また、e文書法に対応した製品を利用すれば、紙での保管が義務付けられていた契約書や領収書などもデジタルデータで保管可能となる。その他、全文検索やアクセス制御、証跡管理、版管理などの機能を有すものが多い。

 保存先がクラウドサービス上のストレージに限られるオンラインストレージに対し、文書管理ツールは保存先をクラウドサービスやオンプレミスなど自由に構築でき、上記のような電子文書の一連のライフサイクルを管理できる点が特徴だ。