文書管理のおすすめ10製品（全33製品）を徹底比較！満足度や機能での絞り込みも

文書管理の基礎知識

　文書管理とは、電子帳票や電子文書の作成から閲覧（利活用）、保管、廃棄までの一連のライフサイクルを管理するシステムのことをいう。

　これまで紙文書として保管していた各帳票や資料をデジタルデータとして保管することで、ペーパーレス化や書類保管スペースの縮小、情報共有の効率化などが見込める。また、e文書法に対応した製品を利用すれば、紙での保管が義務付けられていた契約書や領収書などもデジタルデータで保管可能となる。その他、全文検索やアクセス制御、証跡管理、版管理などの機能を有すものが多い。

　保存先がクラウドサービス上のストレージに限られるオンラインストレージに対し、文書管理ツールは保存先をクラウドサービスやオンプレミスなど自由に構築でき、上記のような電子文書の一連のライフサイクルを管理できる点が特徴だ。

文書管理の定義
・電子帳票・文書のライフサイクルを一元管理できる
・文書のタイトルや文書内のテキストからキーワードを検索できる
・アクセス制御やログ記録などによりセキュリティを強化する

文書管理の機能一覧

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基本機能

機能	解説
文書の一元管理	さまざまな形式で保存されている電子文書を一元管理できる
文書の検索	電子文書の全文検索や、紙文書のスキャンデータに追加したメタデータやインデックスを用いて、目的の文書を迅速に探せる
アクセス制御	役職や所属部門などに応じてユーザーに閲覧・編集の権限を付与できる
版管理	ファイルの変更履歴を記録することで、必要に応じて過去の版（バージョン）に戻せるようにする