【2025年】文書管理システムのおすすめ10製品（全46製品）を徹底比較！満足度や機能での絞り込みも

文書管理システムの基礎知識

文書管理システムとは、電子帳票や電子文書の作成から閲覧（利活用）、保管、廃棄までの一連のライフサイクルを管理するシステムのことです。

これまで紙文書として保管していた各帳票や資料をデジタルデータとして保管することで、ペーパーレス化や書類保管スペースの縮小、情報共有の効率化などが見込まれます。また、e文書法に対応した製品を利用すれば、紙での保管が義務付けられていた契約書や領収書などもデジタルデータで保管可能となります。その他、全文検索やアクセス制御、証跡管理、版管理などの機能を有するものが多いです。

保存先がクラウドサービス上のストレージに限られるオンラインストレージに対し、文書管理ツールは保存先をクラウドサービスやオンプレミスなど自由に構築でき、上記のような電子文書の一連のライフサイクルを管理できる点が特徴です。

文書管理システムの定義
・電子帳票・文書のライフサイクルを一元管理できる
・文書のタイトルや文書内のテキストからキーワードを検索できる
・アクセス制御やログ記録などによりセキュリティを強化する

文書管理システムの機能一覧

基本機能

文書管理システムの導入メリット

必要な文書を素早く検索・アクセスできる

ペーパーレス化の推進

情報共有がしやすくなる

セキュリティの強化

コンプライアンス対応の支援

文書管理システムのデメリット・注意点

コストとメンテナンスの負担

従業員の適応と運用の複雑さ

セキュリティリスクとシステム障害

文書管理システムの選び方・比較ポイント

必須機能・重視する機能の確認

導入形態の検討

操作性・使いやすさ

既存システムとの互換性

データセキュリティ対策

文書管理システムの価格・料金体系

文書管理システムの機能一覧

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基本機能

機能	解説
文書の一元管理	さまざまな形式で保存されている電子文書を一元管理できる
文書の検索	電子文書の全文検索や、紙文書のスキャンデータに追加したメタデータやインデックスを用いて、目的の文書を迅速に探せる
アクセス制御	役職や所属部門などに応じてユーザーに閲覧・編集の権限を付与できる
版管理	ファイルの変更履歴を記録することで、必要に応じて過去の版（バージョン）に戻せるようにする

文書管理システムの導入メリット

必要な文書を素早く検索・アクセスできる

文書管理システムでは、キーワード検索や属性検索などの機能を活用することで、必要な文書をすぐに見つけ出せます。

これにより、従業員の業務効率が向上し、生産性向上につながるでしょう。また、システムへのアクセス環境さえあれば、場所を問わず文書の閲覧・編集が可能です。そのため、テレワークなど柔軟な働き方にも対応できます。

ペーパーレス化の推進

文書管理システムの導入は、ペーパーレス化を促進し、物理的な保管スペースや印刷コストの削減につながります。

また、環境負荷の低減にも貢献し、企業の社会的責任（CSR）を果たすことにもつながるでしょう。さらに、紙文書の紛失や破損のリスクを軽減し、重要な情報を安全に保護できます。

情報共有がしやすくなる

文書管理システムでは、複数の従業員が同じ文書に同時にアクセスし、編集やコメントを付与できます。

これにより、部門間やプロジェクトチーム内でのコラボレーションが促進され、業務効率の向上が期待できます。また、特定のプロジェクトに関する情報を関係者間で共有したり、承認プロセスをシステム上で管理したりすることも容易です。

セキュリティの強化

文書管理システムは、アクセス権限の設定により、機密情報への不正アクセスを防止します。

また、文書の改ざんや不正アクセスの検知、履歴管理などの機能により、データ保護を支援します。バージョン管理機能により、過去の編集履歴を管理することもでき、誤操作や不正な改ざんがあった場合でも、すぐに復旧が可能です。

コンプライアンス対応の支援

文書管理システムは、文書の作成・更新・廃棄の履歴を正確に記録・管理することで、法令や規制への対応を容易にします。

監査の際にも必要な情報をすぐに提供できるため、コンプライアンス体制の強化に貢献するでしょう。電子署名やタイムスタンプなどの機能により、文書の真正性や改ざん防止も確保でき、内部統制の強化にも役立ちます。

文書管理システムのデメリット・注意点

コストとメンテナンスの負担

文書管理システムの導入には相応の初期投資が必要です。ライセンス料や設備費、研修費など様々な経費が発生し、特にオンプレミス型では費用が膨らむ傾向があります。

導入後も、定期的なアップデートやセキュリティ対策など継続的な費用が必要です。また、IT部門の負担増加や専門スタッフの確保など、長期的に予想以上のコスト増大につながる可能性があります。システム選択の際は、初期費用と運用費用を十分に考慮し、自社に適したものを選ぶことが重要です。

従業員の適応と運用の複雑さ

新しいシステムの導入直後は、従業員が操作に慣れるまでに時間がかかり、一時的に業務効率が低下することがあります。特にITスキルが不足している従業員に対しては、丁寧な研修が欠かせません。この期間中は生産性の低下を見込んでおく必要があるでしょう。

また、既存の業務の流れとシステムが完全に合致しない場合、カスタマイズが必要になることもあります。そのため、導入前に自社の業務プロセスとシステムの親和性を十分に検討し、最適なものを選択することが極めて重要です。

セキュリティリスクとシステム障害

文書のデジタル化と集中管理により、サイバー攻撃や不正アクセスのリスクが高まります。特にクラウド型では、データ管理の責任がシステム提供者に依存するため、セキュリティ対策の強化が必須です。

また、システム障害時の業務停止リスクもあります。これらのリスクを軽減するため、バックアップ体制の整備や迅速な復旧計画の策定、定期的な訓練実施が重要となります。

文書管理システムの選び方・比較ポイント

必須機能・重視する機能の確認

文書管理システムを選ぶ際には、まず自社に必要な機能と重視したい機能を明確にすることが重要です。

文書の保存、検索、共有といった基本機能に加え、バージョン管理やワークフロー管理などの機能も必要に応じて検討しましょう。さらに、自社の業務に合わせてカスタマイズできるかどうかも確認しておくと、より効果的にシステムを活用できます。

導入形態の検討

導入形態については、オンプレミス型とクラウド型の2つの選択肢があります。

オンプレミス型はカスタマイズ性やセキュリティ面で優れていますが、初期費用が高く、サーバー管理も必要です。一方、クラウド型は導入しやすく初期費用も抑えられますが、カスタマイズ性に制限がある場合があります。そのため、自社の状況に合わせて最適な形態を選びましょう。

操作性・使いやすさ

操作性と使いやすさも重要なポイントです。分かりやすいユーザーインターフェースで、操作しやすいシステムを選びましょう。

また、必要に応じてカスタマイズできるかどうかも確認しておくと、さらに使い勝手が向上します。さらに、導入後のトレーニングやサポート体制も事前に確認しておきましょう。

既存システムとの互換性

既存の業務システムとの互換性も考慮が必要です。

他のシステムやソフトウェアとの連携状況を確認し、APIの提供状況やデータの取り込み・書き出し機能などもチェックしましょう。互換性のあるシステムを選べば、業務の一貫性を保ち、情報を一元管理しやすくなります。

データセキュリティ対策

最後に、データセキュリティ対策も忘れてはなりません。

データの暗号化、アクセス制御、操作ログの記録など、システムが提供するセキュリティ機能をしっかりと確認しましょう。加えて、定期的なバックアップやデータの復旧オプションについても確認しておくと、万が一の事態にも対応できます。セキュリティ対策が万全なシステムを選べば、情報漏洩やデータ損失のリスクを軽減できるでしょう。

文書管理システムの価格・料金体系

文書管理システムの料金体系は、機能やサービス内容によって大きく異なります。一般的には、初期費用、利用料金、使用量に応じた費用の3つの要素で構成されます。

初期費用には、システムのインストール、カスタマイズ、社員教育などが含まれ、企業の規模やシステムの複雑さによって金額が変わります。

利用料金は、月額または年額で設定されていることが多く、システムの利用権、サポート、アップデート、データのバックアップなどが含まれます。利用するユーザー数に応じて料金が変動するのが一般的です。

また、システムの使用量に応じて課金される場合もあります。処理したトランザクションの数や、保存しているデータの容量に基づいて料金が変動するのが特徴です。特に、大量のデータを扱う企業では、ストレージ関連のコストが予想以上に高くなることもあるので注意しましょう。