※本記事はG2.comの記事を、ITreview Laboが意訳した転載記事です。

社員が過去最多で離職する「大量離職」の真っ只中にあります。2021年下半期には2400万人以上が仕事を辞め、12月だけで約430万人が辞めています。そして、この大量離職の主な要因の1つは、バーンアウト（燃え尽き症候群）です。

バーンアウト（燃え尽き症候群）です。

従業員は、仕事に追われる感覚に疲れています。優秀な人材を確保したいのであれば、Eメールの管理も含め、チームの負担を軽減するためにできる限りのことをしなくてはいけません。

でも、具体的にどうすればいいのでしょうか？ここでは、チームの受信トレイを管理し、燃え尽き症候群を抑え、従業員の定着率を高めるための5つのヒントを紹介します。

なぜ、メールに振り回されないようにすることが重要なのか

まずはじめに、メール過多とは何か？そしてなぜメール過多を避けることが重要なのかを簡単に説明します。

メール過多とは、その名の通り、受信トレイに圧倒されるような状態を指します。受信箱の中のメールの流れをコントロールできなくなると、毎日整理しても返信しきれないほど多くのメールが届きます。時間が経つにつれ、未読、未分類、未回答のメールの数は増え続け、受信トレイを開くたびにストレスを感じるほどになってしまいます。

そして、あなたのチームがメールの過負荷に悩まされると、以下のようなさまざまな悪影響が生じます。

・生産性の低下

メール過多への対処は、チームが重要な業務に割くための時間とエネルギーを奪います。その結果、全体的な生産性が低下してしまいます。

・重要なメールの見落としが発生する

数百（あるいは数千！）通のメールを処理していると、重要なメッセージが乱雑に紛れ込んでしまったり、必要なときに重要なメールを探し出すのに苦労したりすることがあります。これは、重要な顧客を失ったり、重要な会議を欠席するといった、ビジネス上のさまざまなマイナスにつながる可能性があります。

・燃え尽き症候群のリスクが高くなる

メール過多は、理由もなくそう呼ばれているわけではありません。メール過多は圧倒的なものです。そして、あなたのチームが常に圧倒された状態にあるとき、彼らは燃え尽きる危険性が高くなり、敵対的な職場環境においては、離職の危険性が高くなるのです。

メールを放置しておくと、チームに深刻な影響を及ぼします。しかし、チームを適切にサポートし、彼らがメールを管理できるようにすれば、次のような多くのプラスの効果が期待できます。

・生産性の向上

受信箱の中身を気にする必要がなくなれば、チームは重要な仕事に集中できるようになります。これにより、個人とチームの両方の生産性が向上します。

・時間に余裕ができ、燃え尽き症候群のリスクも減る

散らかった受信トレイを処理するのは時間の浪費です。メールに振り回されることがなくなれば、その分チームに時間が戻り、全体として燃え尽きる可能性も低くなります。

・1日の終わりにログオフできるようになる

多くの人にとって、何百通ものメールを整理して返信することは、業務時間外でリラックスすることを難しくする可能性があります。営業時間終了後にシャットダウンできるようにすることで、ワークライフバランスの鍵である「切り替え」が容易になります。

メールに振り回されないための5つのヒント 

生産的で相互支援的な職場環境を作り、優秀な人材を確保したいのであれば、チームのメール過多を回避することは譲れないポイントです。しかし、どうすればいいのでしょうか？

1. いつ、どのようにメールを使用するか、明確な規定を設ける

社員がメールの使い方やタイミングを理解していないと、受信箱はあっという間に制御不能に陥ります。明確な指針がないと、メールの送信回数が増えすぎたり、頻繁に送信したり、間違った相手に送信したりする可能性があります。

幸いなことに、シンプルでわかりやすい解決策があります。それは、メールをいつ、どのように使用するかについて明確な方針と手順を設定し、チーム内（理想的には組織内）の全員にその方針と手順について理解してもらうことです。

メールの利用方法を明確にすることで、不要なメールや過剰なメール、冗長なメールを整理する手間が省けます。これは、メールの過剰な使用を抑制する鍵となります。そこで、チームにどのようにメールを利用してほしいか（そして利用してほしくないか）を考えてみてください。そして、そのベストプラクティスに沿って、チームのためのガイドラインを作成しましょう。

「正しい」メールの使い方は、チームや組織によって異なりますが、以下の点を考慮に入れて、ポリシーや手順を策定してください。

• 電子メールの適切な使用例と不適切な使用例。
• 電子メールの運用時間。営業時間外にメールを送ってもよいか、それとも翌日まで待つべきか？
• 予想される対応時間
• 適切なフォローアップメールの頻度。チームメンバーは、フォローアップメールを送信する前に、どれくらいの時間待つべきか？
• 同僚をCCする際のガイドライン
• 営業時間外のメールなど、緊急性の高いメールには特定の件名を付ける。

明確に設定しましょう。メールをどのように使うべきか、また使うべきではないかが明確であればあるほど、チームがメールに振り回されるのを防ぐことができるのです。

2.整理整頓を優先する

受信箱を開けたら未読のメールが何千通もあり、どのメールに返信が必要なのか（緊急でない依頼やマーケティングメールなど）見当もつかないとしたら、どんなに優秀な社員でも圧倒されるでしょう。

そこで、チームがメールに振り回されないようにするには、受信トレイの整理を手伝ってあげるとよいでしょう。

受信箱に関する最大の課題は何か、彼らに聞いてみましょう。そして、その課題を克服し、受信トレイをよりよく管理するためのメール管理ツールに投資してください。

受信トレイが整理されていればいるほど、メールの管理がしやすくなり、メールに振り回されることが少なくなります。

3. メールのための時間を確保する

5分おきにメールをチェックしたり、時々メールをチェックする必要があると感じたりすると、社員は仕事をするのが苦痛になります。

常時接続や即時返信を期待するのではなく、受信トレイを管理するために勤務時間中に特定の時間を設定し、チームのメール境界をよりよくする手助けをしてください。

例えば、1日中常にメールをチェックするのではなく、1日3回、30分ごとに別の活動をするように設定します。

メールを管理するための専用の時間とスペースを与えることで、メールが1日の残りの時間に流出するのを防ぐことができます。そうすることで、集中力と生産性が高まり、メールに振り回されずに済むのです。

4. メールテンプレートの作成

一日中、何度も同じメールを書き、送り続けることも、メールに追われる要因のひとつです。

しかし、良い知らせは？もし、このような地道な作業がチームを疲弊させているのであれば、簡単な解決策があります。メールテンプレートビルダーです。

あなたのチームが最も頻繁に送受信するタイプのメールテンプレートを作成することで、時間と労力を節約することができます。毎回ゼロから始めて新しいメールを書くのではなく（メールによっては1日に何度も、あるいは1時間に何度も）、テンプレートをコピー＆ペーストして、受信者の名前やその他の関連情報を入れてカスタマイズし、送信を押すだけでよいのです。メールのカスタマイズは、より速く、より簡単に、より面倒にならず、チームのメール管理をより良くすることができます。

結論から言うと あなたのチームは、毎日大量のメールを送信し、その多くはほとんど同じ内容です。同じようなメールをより効率的に送信するためのテンプレートを作成することで、生産性を向上させ、燃え尽き症候群やフラストレーションを軽減することができます。

5. 率先して模範を示す

チームは、リーダーがどのように仕事をし、どのような行動が企業文化の中で受け入れられるかを知るために、リーダーを頼りにしています。ですから、あなたが1万通の未返信メールに頭を悩ませていたり、すべてのメールにチーム全員をCCで送ったり（関連性があるかどうかは別として）すれば、チームもそれに倣うことになります。つまり、自分自身がメールに振り回されていては、チームがメールに振り回されるのを防ぐことはできないのです。

チームがメールを上手に管理できるようにするには、良い見本を示すことです。彼らにしてほしい行動の模範を示しましょう。メールの扱い方、受信箱の管理、整理整頓の仕方などを教えてあげましょう。

終業時間になったらメールを完全にシャットダウンしてほしいなら、夜10時にメールを受信しないようにしましょう。従業員に受信トレイを整理・管理させたいなら、自分の受信トレイを整理し、そのプロセスを従業員に教えてあげてください。テンプレートを使って時間を短縮してほしいのであれば、自分も使い、そのメリットをチーム内で共有しましょう。

あることを指示した後に、全く違うことを指示することはできません。メールの過多を解消するためには、まず自分自身が克服する必要があります。

メールの使いすぎを防ぎ、最高の仕事を実現する

メールに振り回されていては、最高の仕事はできません。メール管理は、集中すること、物事を成し遂げること、そしてスイッチを切ることを難しくします。これらのことは、生産性の低下、エンゲージメントの低下、そして職場における全体的なマイナス体験につながります。

では、どうすればいいのでしょうか？集中力を維持し、整理整頓をするために、上記のヒントを試してみてください。

顧客とのコンタクトにほとんどの時間を費やしていないか、メールオートメーションとは何か、どのように活用できるかを学びましょう。

執筆　Thomas Yuan／Thomas Yuan is Head of Partnerships at SaneBox and previously held many operations and business development positions. Before SaneBox, Thomas worked in project management and operations for companies such as Aqua Star and Dish Network.

元記事：5 Easy Ways to Say Goodbye to Email Overwhelm and Burnout（2022.4.21公開）