Gmailやカレンダー、スプレッドシートなどGoogle Workspaceには、便利な機能が多く備わっています。さらに、拡張機能を利用すれば、セキュリティを向上でき、より安全にツール利用が可能になります。
本記事では、Google Workspaceの基本機能と使用方法のおさらい、使い方を広げる拡張機能ツールを5つご紹介します。Google Workspaceを普段利用している方は、ぜひ最後までご覧ください。
Google Workspaceの基本機能
Google Workspaceは、Googleが提供している組織向けのオンラインアプリケーションです。Gmailやカレンダー、Googleドキュメントなどさまざまなアプリケーションが備わっており、生産性の向上に役立ちます。
Gmail
Gmailは、ブラウザから利用可能なWebメールサービスです。パソコンやスマートフォン、タブレットから利用できます。
カレンダー
パソコン、スマートフォン、タブレットなどさまざまデバイスから予定を管理できます。会社のメンバーなど複数人で共有することで、メンバー同士お互いのスケジュールを簡単に共有可能です。また、設備予約にも利用できます。
Googleスプレッドシート
ブラウザ上で利用可能な表計算シートです。複数人のユーザーで同時編集が可能なため、タスク管理にも便利です。
Googleドライブ
ファイルの保管と共有を行うツールです。さまざまな形式のファイルを管理できます。また、Googleの優れた検索技術により、Googleドライブ内に保管してある膨大なファイルの中から素早くファイルを見つけ出すことが可能です。
便利な拡張機能（サードパーティアプリ）をピックアップ
rakumo：「勤怠管理」や「経費精算」機能を拡張
rakumo株式会社が運営するrakumoは、Google Workspaceの既存機能を拡張して、業務効率化を図るクラウド拡張ツールです。rakumoとGoogle Workspaceを組み合わせて社内の業務効率化を図るrakumo for Google Workspaceでは、勤怠管理を行う「rakumo キンタイ」や経費・交通費精算を行う「rakumo ケイヒ」、社外と社内の連絡先を一元管理可能な「rakumo コンタクト」などさまざまな機能を使用でき、対応可能な業務の幅を広げてくれます。
実際にrakumoを利用しているユーザーからは、「これまでバラバラだったツールが一元管理できるため、業務効率が上がった」「親しみやすいUIで直感的に操作できる」といった口コミが寄せられています。
rakumoは、2021年12月末時点で2,200社に導入されており、継続率は99％を記録しています。「rakumo Basic パック」と「rakumo Suite パック」のお得なパッケージプランを2種類用意しており、30日間無料トライアルも可能です。
・rakumo(Google Workspace)のユーザーレビュー
Googleのみでは出来ない事が、このrakumoを利用するとできます。
rakumo（Google Workspace版）へのレビュー「Googleサービスの使い勝手が変わります」より
例えば会社で使う場合の組織表示や、役職者の順に表示するなど、日本の企業にとってはありがたい機能が満載です。
海外の場合は重要視されない機能かもしれませんが、これを導入することで他のグループウェアと肩を並べることができます。
Cmosy：Googleドライブのファイルを外部と安全にやりとりする
吉積情報株式会社が運営するCmosyは、Google Workspaceのためだけに開発されたGoogle ドライブ拡張サービスです。Cmosyを導入することにより、「情報漏洩の不安」や「管理の大変さ」を解決できます。
実際にCmosyを利用しているユーザーからは、「パスワード設定やダウンロード設定などのGUIが分かりやすい」「安全に、楽に、外部とファイル共有が可能」といった口コミが寄せられています。
Cmosyには、「ライト」「スタンダード」「ビジネス」「プロフェッショナル」の4種類の料金プランがあります。ライトプランであれば、1ユーザーあたりの月額利用料は500円と安価な料金で利用可能です。
・Cmosyのユーザーレビュー
安全に、楽に、外部とのファイル共有ができます。
Cmosyへのレビュー「外部とのファイル共有に活用しています」より
弊社ではG Suiteを利用しているので、Cmosyの導入によってG Suiteの活用が進むところも相乗効果で有難いです。
また細かな話ですが、マニュアルを非常に細かく丁寧に記載いただけているので、その点も助かります。（IT部門担当者としては、ユーザー展開にあたり詳細なマニュアルを用意する必要があるのですが、そちらの負荷がかかりません。）
サテライトオフィス・ワークフロー：クラウド上で手軽にワークフローを構築
株式会社サテライトオフィスが運営するサテライトオフィス・ワークフローは、Google Workspaceのアドオンサービスとしてシームレスに利用できるクラウド環境のワークフローツールです。セキュリティ強化に役立つ「迷惑メール/ウイルス対策フィルター」や1ユーザーあたり30GBもしくは無制限の保存容量を誇る「ビジネスメール」、社員同士でスケジュールの共有と設備予約の予約状況管理ができる「スケジュール管理/施設予約管理」などさまざまな機能を搭載しています。また、PCだけでなくスマートフォンからも操作可能なため、外出先でも手軽に操作可能な点も魅力です。
実際にサテライトオフィス・ワークフローを利用するユーザーからは、「HTMLの知識がない情報システムの担当者じゃなくても簡単にワークフロー構築が可能」「サポートが充実しており、質問への対応が的確でスピーディーに問題解決できる」といった口コミが寄せられています。
サテライトオフィス・ワークフローは、クラウド全アドオンの導入社数が6万社を超えています。「Business Starter」「Business Standard」「Business Plus」の3種類の料金プランを用意しており、「Business Starter」は1ユーザーあたり月額680円で利用可能です。
サテライトオフィス・ワークフローでは、Google Workspaceに加えて、LINE WORKSやMicrosoft365、ChatWorkなどさまざまなアドオンサービスを提供しています。Google Workspaceの他にも機能拡張したいサービスがある方は、ぜひ利用を検討してみてください。
・サテライトオフィス・ワークフローのユーザーレビュー
g-Suiteをサテライトオフィス社経由で契約すると盛りだくさんなWebアプリケーションを利用できます。
サテライトオフィス・ワークフローへのレビュー「無料で多機能利用でき便利に使っております」より
データのやりとりの際も多種多様なツールで対応可能です。
スマフォにも対応しておりいつでもどこでもワークフローへアクセス可能です
DriveChecker： Google ドライブのファイル共有をまとめて管理
株式会社ターン・アンド・フロンティアが運営しているDriveCheckerは、Google Workspace管理者が、Googleドライブに保存されている全ファイル共有を一元管理できるセキュリティ管理ツールです。DriveCheckerを導入することで、より安全なファイル共有ができ、セキュリティレベルの向上につながります。
指定した日数で一括解除してくれる「自動解除機能」、さまざまな条件でデータを抽出できる「csvエクスポート機能」、共有履歴をログとして表示できる「ログ機能」など多様な機能を搭載しているのも魅力です。
DriveCheckerは、1ユーザーあたり月額300円で利用できます。また、無料トライアル期間を1ヶ月準備しており、製品版と同じ機能を使用可能です。
Type.md：Googleドライブに保存されているMarkdownファイルを共同編集・共有
Urchin&Company株式会社が提供しているType.mdは、Googleドライブ上のMarkdownファイルを編集・共有できるツールです。ファイルやフォルダをワンクリックで操作可能な上にワークスペースを追加するだけで利用できるため、初心者でも簡単に操作できます。有料プランの他に無料プランも準備しており、幅広い方が使用できるツールだと言えるでしょう。
拡張機能でGoogle Workspaceを使いたおそう
Google Workspaceのツールを拡張させるツールには、それぞれさまざまな特徴があります。日々様々なツールが追加されているため、「こんなことできないかな？」と思ったら一度検索してみましょう思いもよらない拡張機能と出会えるかもしれません。
公式サイトの記事もチェックしてみましょう。
