社内のビジネスチャットとして、Slackを導入したけれど機能や操作方法が分からず、使いこなせていない人も多いのではないでしょうか。そこでお役立ち情報として、本記事ではSlackの基本機能や使い方をご紹介します。
Slackの基本機能や活用シーン、便利なショートカットキーなど、覚えておくとSlackの使い勝手があがるはず。ダウンロードを検討中の人に向けて導入するメリット・デメリットも解説しますので、参考にしてください。
目次
Slackの基本機能と使い方
Slackはチームコミュニケーションツールとして提供されていることから、他ユーザーとのやり取りに特化した機能を搭載しています。まずはSlackの基本機能と使い方を3つご紹介しますので、ツールの特徴を把握してみてください。
コミュニケーションに利用できる「チャンネル機能」
Slackは、チームコミュニケーションに必要な次の項目をまとめる「チャンネル機能」を搭載しています。
- 会話（チャット、ビデオ通話）
- ファイル
- ツール
- メンバー
仕事をするうえでは、チーム内のコミュニケーションが欠かせません。しかし、テレワークなどの環境だと、メールやビデオ通話のコミュニケーションに限界があります。また、ダイレクトメールなどを利用してやり取りすると、連絡する内容が煩雑になり、業務効率を落としてしまうでしょう。
チャンネル機能を利用すれば、プロジェクトやトピックに分けて自由にグループをまとめられます。例えば、プロジェクトごとに参加メンバーを変更したり、作業スペースと質問スペースを分けたりできます。
企業全体でSlackを利用するなら、部署や管轄でチャンネルを分ける方法もあります。自社の作業環境に合わせて、コミュニケーションに集中できる環境を整えましょう。
社内外の連携に利用できる「コネクト機能」
コネクト機能は、社外でSlackを利用している企業にコンタクトを要請する機能のことです。申請をもらえば、外部の人たちともSlackで連携してチャンネル機能を利用できるようになります。
チャンネル機能・コネクト機能の使い分けを理解できずに活用しきれていないユーザーも少なくありません。上手に使い分けして、社内外のコミュニケーション効率化に役立てましょう。
簡単な音声ミーティングに利用できる「ハドルミーティング」
複数人でビデオ通話を行う場合、ルーム予約や予定調整といった準備が必要です。しかし、チームの動きを止めてしまう恐れがあります。
Slackに搭載されている「ハドルミーティング」を利用すれば、Slack内で簡易的にミーティングを実施できます。簡単にユーザーを招待できることはもちろん、書き込みやカーソル操作を共有しつつ、資料をやり取りすることも可能です。自分の作業を行いつつ会話できることから、ちょっとした質問や短時間の会議などで利用しやすい機能だといえます。
Slackを活用できるシーン
シーン1：社内の情報共有に利用する
職場内で離れた席にいる従業員と連絡したり、テレワークに対応したりと、移動不要のコミュニケーションを実現できます。また、メールなどでは手間がかかっていた資料送付や指摘項目の指示を気軽に実施可能です。まずは、チャンネル機能を利用してコミュニケーションが必要なユーザーを招待してみましょう。
プチ会議や資料説明、添削などをリアルタイムで実施したいなら、ハドルミーティングがおすすめです。画面共有しつつ内容を説明できるので、資料を持ち運ぶ必要がなくなります。
シーン2：業務委託先とのコミュニケーションに利用する
業務委託先と仕事をする場合、作業状況の確認や情報共有、受け取った資料・データの指摘などが必要です。しかし、毎回Web会議を利用すると、会議室の予約が必要になることから、お互いの作業を止めてしまいます。
業務委託先とのコミュニケーションが頻繁に必要なら、Slackのコネクト機能、チャンネル機能、ハドルミーティングを利用して、気軽に連絡できる環境を整えましょう。Slackをコミュニケーションのプラットフォームとすることで、連絡の管理が楽になります。
Slackで使えるショートカットキーを一覧で紹介
Slackの機能を活用すれば、チームコミュニケーションを大幅に効率化できます。しかし、チーム数、チャンネル数が増えてくると、管理が複雑化してSlackの操作数が増えてしまうでしょう。
そこで覚えると便利なのが、Slack内の操作が簡単になる「ショートカットキー」です。Slack公式ページに掲載されているショートカットキーのうち、業務で使えるキーを抜粋しましたので、業務効率化の参考にしてください。
基本操作
| アクション | Macの場合 | Windows,Linuxの場合 |
|---|---|---|
| 新しいメッセージを作成する | Command + N | Ctrl + N |
| メッセージ送信を取り消す | Command + Z | Ctrl + Z |
| ステータスを設定する | Command + Shift + Y | Ctrl + Shift + Y |
| ファイルをアップロードする | Command + U | Ctrl + U |
| ダウンロードしたファイルをすべて表示する | Command + Shift + J | Ctrl + Shift + J |
会話／メッセージの移動
| アクション | Macの場合 | Windows,Linuxの場合 |
|---|---|---|
| 別の会話へ移動する | Command + K | Ctrl + K |
| 会話の最新の未読メッセージに移動する | Command + J | Ctrl + J |
| 前後の未読チャンネルまたはダイレクトメッセージ（DM）に移動する | Option + Shift + ↑Option + Shift + ↓ | Alt + Shift + ↑Alt + Shift + ↓ |
| ブックマークを表示する | Command + Shift + S | Ctrl + Shift + S |
| 会話の詳細を開く | Command + Shift + I | Ctrl + Shift + I |
メッセージの既読・未読
| アクション | Macの場合 | Windows,Linuxの場合 |
|---|---|---|
| 現在の会話のメッセージすべてを既読にする | Esc | Esc |
| すべてのメッセージを既読にする | Shift + Esc | Shift + Esc |
| メッセージを未読にする | Option + Click | Alt + Click |
ワークスペースの切り替え
| アクション | Macの場合 | Windows,Linuxの場合 |
|---|---|---|
| 前後のワークスペースに切り替える | Command + Shift + [Command + Shift + ] | Ctrl + Shift + [Ctrl + + ] |
| ワークスペースを指定して切り替える | Command + 番号（上から昇順） | Ctrl + 番号（上から昇順） |
Slackを導入するメリット
Slackのダウンロードを検討しているなら、導入するメリットを把握しておきましょう。導入するメリットは、大きく分けて次の3つです。
- 高性能な無料版を使える
- メッセージを修正できる
- リアクションを自分で設定できる
特に魅力的なのが、ビジネスでも無料版の機能で問題なく利用できることです。履歴保管やインテグレーション数といった条件はありますが、なかには問題なく対応できるチーム・企業もあるので、まずは無料版から導入してみましょう。
また、一度送信したメッセージの修正が行えるほか、相手からのメッセージに対してリアクションボタンが設けられているなど、返信不要のコミュニケーションを実施できます。リアクションボタンは自分で好きな画像を設定できるなど、面白い設定機能を搭載していますので、独自のリアクションボタンを設定してみてはいかがでしょうか。
Slackを導入するデメリット
Slackの利用には、少なからずデメリットがあります。自社で利用する目的に対して問題ない項目なのか確認してみてください。
- インターネット環境が必要である
- タスク管理を行えない
- チャンネルを立ち上げすぎると管理が複雑化する
Slackは、インターネット環境でしか利用できません。外出時であればポケットWi-Fiなどを利用しましょう。また、Slackはチームコミュニケーションツールであるため、タスク管理などは実施できません。タスク管理を行う場合には、別ツールの導入が必要なので注意しましょう。
最後に、チームの目的別に設定できるチャンネル機能ですが、細かく立ち上げすぎると、何のやり取りを行うチャンネルなのか分からなくなってしまいます。事前に必要なチャンネルを検討し、必要最小限の立ち上げに留めましょう。
Slackの基本機能とショートカットを覚えて業務に活用しよう
Slackの基本機能を理解できれば、円滑にチームコミュニケーションを図れるようになります。また、ショートカットキーを覚えることによって、ワークスペースやチャンネル数が増えた場合に素早く対応できるでしょう。
Slackは、社内だけではなく社外コミュニケーションにも活用できる便利なツールです。今まで使いきれていなかった機能がある人は、実際に試してみてください。
