簡単にファイルが保存・共有できる「オンラインストレージ」。利用価値が高いことから、本格的に導入を考えている企業も多いのではないでしょうか。その一方で、「オンラインストレージ」サービスも数多く提供されていることから、企業担当者としては、「どのオンラインストレージを選んだらいいのか」と悩ましいところでしょう。
そこでこの記事では、オンラインストレージを検討される企業担当者に向けて、知っておきたいメリット・デメリットについてご紹介します。

オンラインストレージとは

　オンラインストレージとは、インターネット上で文書や画像などのファイルが保存・共有できるサービスです。例えるなら、「インターネット上のファイル保存庫」のようなものです。外付けHDDや、社内でサーバを設ける必要がなく、ビジネスに必要なファイルが簡単に自動保存できます。

　多くのオンラインストレージサービスは、インターネット経由で申し込みをすることができて、簡単にはじめることができます。また、オンラインストレージの導入にあたり社内システムを変更する必要もありません。利便性も高く、ドラッグ&ドロップでファイルが格納できるなど、使い勝手も良好です。

企業がオンラインストレージを導入するメリットとは？

時間・場所を選ばずアクセスが可能

　インターネット環境が整っていれば、「いつでも」「どこからでも」アクセスが可能。ビジネスで必要なファイルをオンラインストレージに格納しておけば、外出先から自由に確認・出し入れができます。

　またPCだけでなく、スマートフォンやタブレットなど利用デバイスも問わないので、シームレスなファイル管理もできます。

ファイルの共有、同時編集ができる

　オンラインストレージは、複数人のアクセスが可能です。ファイルをUSBメモリで手渡したり、メールに添付して送信したりすることなく、ファイルの共有・同時編集ができるので作業効率の向上も期待できます。

ファイルの一元化管理ができる

　複数の拠点を持つ企業や部署間のファイルのやり取りが多い企業にとって、「ファイルの一元化」は悩ましい課題ではないでしょうか。オンラインストレージを活用すれば、ファイルの一元管理が可能です。オンラインストレージ上に、単一のファイルを格納しておくことで、ファイルの重複や不一致が解消されます。

アクセス制限が設定できる

　機密情報を含むファイルを扱うのであれば、閲覧可能な人数は最小限にすることが望まれます。また外部とファイルを共有する場合でも、関係者しかアクセスできないように工夫したいところです。オンラインストレージなら、フォルダの階層ごとに詳細なアクセス権限を付与することができるため、必要な人に必要な権限を付与することが可能です。

サーバ管理の手間やコストを軽減

　もし、自社でサーバを所有していた場合、必要となるのが管理・運営するための手間やコストです。しかし、オンラインストレージを利用すれば、自社でサーバのメンテナンスをする必要はありません。さらに、ソフトウェアをアップデートすることなく、常に最新バージョンを利用できるメリットもあります。

常に最新のセキュリティ対策に守られる

　インターネットは、不正アクセスやウイルスなど新しい脅威にもさらされています。もし、自社サーバを利用していれば、常に最新のセキュリティ対策を意識しなければなりません。企業として維持し続けるのは、情報収集から対策まで大変な手間といえます。オンラインストレージなら程度の差はありますが、各サービスとも強固なセキュリティ対策がなされているので安心です。

ファイルのやりとりの手間やコストを軽減

　ファイルを関係者に届けたい場合、これまでならCDに焼いたり、USBメモリなどに格納したりして渡していたかもしれません。しかし、これでは一連の作業に対して手間と時間、コストだけでなく、紛失したときのセキュリティ面も不安があります。オンラインストレージを利用すると、そういった面倒な手間やコスト、紛失の心配は軽減されるので、効率よくビジネスが進められます。

企業がオンラインストレージを導入するデメリットと対策

カスタマイズのコスト

　現在、各社から提供されているオンラインストレージの多くは、それぞれのサービスにおいて仕様が決められています。つまり、自社に添ったカスタマイズをするには、コスト高と感じることがあります。

　そこでオンラインストレージの選定時には、複数のサービスを比較し、自社にふさわしい機能を備えたサービスを選びましょう。

(複数人の利用など)情報漏えいのリスク

　インターネットを利用する上では、サイバー攻撃や不正アクセスなどによる情報漏えいの脅威は避けて通れません。そのため、オンラインストレージには高いセキュリティ対策が施されています。事実、多くの有料オンラインストレージには、十分なセキュリティ機能が実装されているといえるでしょう。

　リスクが高いのは、オンラインストレージを利用する従業員による情報漏えいかもしれません。企業における営業秘密の管理実態及び流出実態の調査を行った「経済産業省平成24年度 人材を通じた技術流出に関する調査研究調査」によれば、情報漏えいの経路は以下の結果となっており、人為的な要因が大きいと報告されています。

中途退職者（正規社員）によるもの・・・・・・ 50.3%
現職従業員等のミスによるもの・・・・・・・・ 26.9%
金銭目的等の現職従業員等によるもの・・・・・ 10.9%

　オンラインストレージは、便利な反面、適切な管理をしないと人為的な情報漏えい事件につながる危険性も否定できません。

　そのため、アクセス制限の管理をしっかりと行い、従業員や退職者のアクセス権限管理を徹底していきましょう。

引用元：経済産業省平成24年度 人材を通じた技術流出に関する調査研究調査
https://www.meti.go.jp/policy/economy/chizai/chiteki/pdf/shiryou3.pdf

障害対応のリスク

　オンラインストレージは、提供する会社で運用から保守、セキュリティまで行ってくれます。その一方で、もし運営側で何らか障害が起こった場合、全てを委ねているため利用側の企業としては手だてがありません。

　これからオンラインストレージを利用する場合、機能だけでなく、万が一の障害発生時の対応についても確認しておくと良いでしょう。

オンラインストレージのメリット・デメリットを踏まえた導入をおすすめします。

　いかに効率よくビジネスを遂行するかは、企業にとって大きな課題といえます。その点、オンラインストレージを導入することで、作業の効率化が図れる強力なツールになり得るでしょう。

　ただし、オンラインストレージを導入すれば解決するのでもありません。メリット・デメリットを踏まえ、サービスを提供している各社サービスの特徴を比較して、検討することをおすすめします。