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GoogleWorkspaceのバックアップが簡単に取れます
メールアーカイブサービスで利用
良いポイント
Gsuite（現GoogleWorkspac）と同時に契約しました。
社内における職員のアカウントでのメールのやりとりについて、全ての送受信履歴（内容や添付ファイルも含む）を
バックアップしてくれます。
その上で、過去１年間はこの仕組みの管理コンソールから検索してみることができ、且つ１年に数回月ごとの送受信
メールのバックアップをブルーレイディスクに焼いて送ってきてくれますので、契約期間中のすべてのメールの
バックアップを残しておくことができ、過去のメールを確認したい時などに非常に役に立ちます。
仕組みとしては、契約しているドメインのアカウントが送受信するメールを、その送受信時点で横からコピーする
ような仕組みになっていますので、例えば受信後内容を見て受信ボックスからもゴミ箱からも消したメールも
バックアップされています。
管理者としては、誰々から送ってもらったメールが受信しないとか、逆に誰々に送ったメールがその誰々の
ところに届かない、などの問い合わせに対して、この仕組みに残っているはずのメールを確かめることによって、
本当に送られたのか、本当に送ってくれたのか等、問題の原因を突き止める手段になります。
改善してほしいポイント
容量的に仕方がないかもしれませんが、届く媒体がブルーレイなので、ブルーレイを読めるデバイスが必要に
なります。（通常ブルーレイ内蔵のPCがあまりないので、外付けの機械を買いました）
ブルーレイディスクだと１か月分しか検索できないので、これをもっと広範囲の期間検索できるように、
ブルーレイからHDDなどにダウンロードしていますが、emlファイルに変換してダウンロードするのに
非常に時間がかかります。
契約内容で、ブルーレイではなくもっと容量の大きいHDDなどの媒体に最初からemlファイルで
焼いてもらう事はできないだろうかと思います。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
今は社内社外問わず、ほとんどの場合がメールで何かしらやり取りしているので、
トラブルが発生した時や過去の例に習わなければならない時に過去のメールを確認して、
か行けるの一助にしています。
検討者へお勧めするポイント
公的にメールでやりとりをするケースが増えてきている分、メールでのやり取りが公的な証拠として
認められるケースが多くなりましたが、本来メールそのものは消したり偽造したりできるという
不安定要素が大きいものですので、これを埋める手段としても、このような自社とは違うところに
メールのバックアップをしてもらうのは良い手法だと思います。
