【2025年】メールアーカイブサービスのおすすめ10製品（全20製品）を徹底比較！満足度や機能での絞り込みも

メールアーカイブサービスの基礎知識

メールアーカイブサービスとは、業務用メールの送受信データを安全に保管・管理できるシステムのことです。主に企業や組織が法令遵守(コンプライアンス)や内部統制、情報漏洩防止を目的として導入されます。

メールデータの長期保存や検索性の高いログ管理、誤削除メールの復旧機能などが代表的な特徴で、クラウド型・オンプレミス型の両方のサービス形態があります。メールアーカイブは、証拠保全や監査対応の手段としてだけでなく、情報資産の可視化や社員の業務管理の観点からも価値のあるツールです。

具体的には、J-SOX法や金融商品取引法、電子帳簿保存法などの法令対応を支援する機能を備えており、企業のガバナンス強化に直結する重要な役割を果たしています。

メールアーカイブサービスの機能一覧

基本機能

メールアーカイブサービスの比較ポイント

①：保存容量と保存期間で比較する

②：検索機能の性能で比較する

③：対応するメール環境・プロトコルで比較する

④：セキュリティ体制で比較する

⑤：導入・運用のしやすさで比較する

メールアーカイブサービスの選び方

①：自社の解決したい課題を整理する

②：必要な機能や選定基準を定義する

③：定義した機能から製品を絞り込む

④：レビューや事例を参考に製品を選ぶ

⑤：無料トライアルで使用感を確認する

メールアーカイブサービスの価格・料金相場

クラウド型(サブスクリプション型)の価格・料金相場

オンプレミス型の価格・料金相場

メールアーカイブサービスの導入メリット

法令遵守・監査対応の強化

情報漏洩リスクの低減

業務効率とトラブル対応力の向上

メールアーカイブサービスの導入デメリット

導入・運用コストが発生する

初期設定・構築が煩雑になる場合がある

社内教育と運用ルールの整備が必要

メールアーカイブサービスの導入で注意すべきポイント

誤送信対策やメールフィルタとの連携

海外拠点・多言語環境への対応

長期保管時のデータエクスポート機能の有無

メールアーカイブサービスの最新トレンド

AIによる自動分類・検索精度の向上

Microsoft 365とのシームレス連携強化

ジャーナリング不要のアーカイブ方式の普及

データ保管先の国指定ニーズの高まり

ESG/ガバナンス観点での注目拡大

メールアーカイブサービスの機能一覧

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基本機能

機能	解説
メール完全保管	送受信されたユーザーすべてのメールを常時複製して、改ざんできない完全なデータとして保管することができる
暗号化	メールの保管時にデータの暗号化を行うことで機密情報を保護し、情報漏えいを防止することができる
法的開示要求・監査対応	監査や証拠開示などの際に、迅速にメールを検索して対象を取得、出力することができる
ライフサイクル管理	保存期間を設定し、期間が経過したデータを自動的に削除するように設定することができる
アクセス制御	管理ユーザーに役割を設定し、メールデータへのアクセス権を制御することができる

メールアーカイブサービスの比較ポイント

メールアーカイブサービスの比較ポイント

• ①：保存容量と保存期間で比較する
• ②：検索機能の性能で比較する
• ③：対応するメール環境・プロトコルで比較する
• ④：セキュリティ体制で比較する
• ⑤：導入・運用のしやすさで比較する

①：保存容量と保存期間で比較する

メールアーカイブサービスの比較ポイントの1つ目としては「保存容量と保存期間で比較する」というものが挙げられます。メールアーカイブの最大の目的はデータの保全であるため、どの程度の容量をどの期間保持できるかは極めて重要です。

保存容量が小さかったり、保存期間に制限があると、コンプライアンス対応が不十分になってしまうリスクがあります。例えば、法的に7年間の保存が義務づけられている業界で、5年分しか保存できないサービスを導入してしまうと、法令違反につながる可能性もあるため、自社の保存ニーズと法的要件に応じた適切なプランを選定することが欠かせません。

②：検索機能の性能で比較する

メールアーカイブサービスの比較ポイントの2つ目としては「検索機能の性能で比較する」というものが挙げられます。保存された膨大なメールの中から、必要なデータを迅速かつ正確に探し出すには、高度な検索機能が必須です。

キーワード検索に加え、日付や送信者・受信者、添付ファイルの有無など多条件フィルタによる検索機能があるかどうか、またレスポンス速度もチェックポイントです。特に監査や訴訟対応などの場面では、検索精度とスピードが業務効率を左右するため、操作性と精度のバランスが取れた検索エンジンを備えた製品の導入が推奨されます。

③：対応するメール環境・プロトコルで比較する

メールアーカイブサービスの比較ポイントの3つ目としては「対応するメール環境・プロトコルで比較する」というものが挙げられます。各社のメール環境に依存せず、柔軟に対応できるサービスかどうかは導入の成否に直結します。

Microsoft 365やGoogle Workspace、Lotus Notes、Exchange Serverなどの主要なメールサーバに対応しているか、POP・IMAP・SMTPなどのプロトコルに対応しているかが確認ポイントです。これを見誤ると既存システムとの互換性に問題が生じ、アーカイブが正常に取得できないといったトラブルにつながるため、必ず導入前に技術要件を確認する必要があります。

④：セキュリティ体制で比較する

メールアーカイブサービスの比較ポイントの4つ目としては「セキュリティ体制で比較する」というものが挙げられます。アーカイブされたメールには機密情報が多く含まれるため、不正アクセスや情報漏洩のリスクを徹底的に排除できる体制が求められます。

具体的には、暗号化通信(SSL/TLS)、データの多重バックアップ、IP制限、アクセス権限の階層管理、国内データセンターでの保管体制などがチェックポイントです。特にISMSやSOC2などの第三者認証を取得しているかどうかは、サービスの信頼性を見極める重要な指標になります。

⑤：導入・運用のしやすさで比較する

メールアーカイブサービスの比較ポイントの5つ目としては「導入・運用のしやすさで比較する」というものが挙げられます。システム管理者の負担を軽減し、スムーズな導入を実現するには、設定の簡便さやサポート体制の充実度が鍵となります。

例えば、Microsoft 365との連携設定がウィザード形式で提供されていたり、アーカイブ状況のレポートが自動で出力される機能があるかどうかが実用面で差を生みます。また、オンボーディング支援や導入後の運用マニュアル提供など、サポートの手厚さによって初期トラブルや運用の属人化を防止することも可能です。

メールアーカイブサービスの選び方

メールアーカイブサービスの選び方

• ①：自社の解決したい課題を整理する
• ②：必要な機能や選定基準を定義する
• ③：定義した機能から製品を絞り込む
• ④：レビューや事例を参考に製品を選ぶ
• ⑤：無料トライアルで使用感を確認する

①：自社の解決したい課題を整理する

メールアーカイブサービスの選び方の1つ目のステップとしては「自社の解決したい課題を整理する」というものが挙げられます。目的が不明確なまま導入すると、機能過多やコストの無駄遣いにつながる恐れがあります。

例えば、「法令対応のために7年保存が必要」「誤って削除されたメールを復元したい」「内部統制の強化をしたい」といった具体的な課題を明確にすることで、求められる機能やスペックが自然と浮かび上がります。この整理が不足していると、汎用的すぎて使いこなせないサービスを選んでしまうリスクがあります。

②：必要な機能や選定基準を定義する

メールアーカイブサービスの選び方の2つ目のステップとしては「必要な機能や選定基準を定義する」というものが挙げられます。導入の目的に応じて、どのような機能が不可欠なのかを事前に洗い出すことが重要です。

具体的には、「過去○年間のメールを検索できること」「メール本文や添付ファイルも全文検索できること」「外部からのアクセスをIP制限したい」といった要件定義を細かく行うことで、製品選定のブレを防ぐことができます。また、SLA(サービス品質保証)やサポート体制なども評価基準として加えておくと、運用フェーズでも安心です。

③：定義した機能から製品を絞り込む

メールアーカイブサービスの選び方の3つ目のステップとしては「定義した機能から製品を絞り込む」というものが挙げられます。前ステップで定義した要件を基に、候補製品を比較表などで整理していく段階です。

例えば、Microsoft 365に完全連携でき、クラウド上で10年間保存可能な製品に絞り込むなど、フィルターを重ねて製品数を段階的に絞ることが効率的な選定に繋がります。特に中小企業では、必要最小限の機能でシンプルに運用できる製品が好まれる傾向もあるため、機能過多な製品を除外する視点も有効です。

④：レビューや事例を参考に製品を選ぶ

メールアーカイブサービスの選び方の4つ目のステップとしては「レビューや事例を参考に製品を選ぶ」というものが挙げられます。実際の導入企業の声から、想定される運用課題や評価ポイントを学ぶことができます。

特に、同業種や同規模の企業が導入した事例は、実用性を確認するうえで非常に参考になります。また、ITreviewのような信頼性の高いレビューサイトでユーザーの満足度をチェックすることで、カタログスペックだけでは見えない実態を把握することができます。

⑤：無料トライアルで使用感を確認する

メールアーカイブサービスの選び方の5つ目のステップとしては「無料トライアルで使用感を確認する」というものが挙げられます。導入前に試用することで、管理画面の操作性や検索速度、エラーメッセージの扱いやすさなどを体験できます。

特に、UI/UXが現場でどのように受け入れられるか、IT部門だけでなく実際の利用者がどれだけ直感的に操作できるかを確認することが、導入後の定着率を左右します。トライアル期間中は、各部署に体験してもらい、フィードバックを収集することが望ましい運用プロセスです。

メールアーカイブサービスの価格・料金相場

メールアーカイブサービスの料金体系には、初期導入費用が必要なオンプレミス型と、月額料金で利用できるクラウド型(サブスクリプション型)の2種類があります。以下に価格帯の目安と特徴をまとめました。

プラン種別	小規模利用の価格帯	中規模利用の価格帯	大規模利用の価格帯
クラウド型	月額500円〜1,000円/ユーザー	月額1,000円〜2,000円/ユーザー	月額2,000円〜/ユーザー以上
オンプレミス型	初期30万円〜50万円程度	初期50万円〜100万円程度	初期100万円以上

クラウド型(サブスクリプション型)の価格・料金相場

クラウド型のメールアーカイブサービスの料金相場としては月額500円から2,000円/ユーザー前後が一般的です。

クラウド型はサーバ管理不要で初期費用も抑えられるため、スモールスタートが可能で導入ハードルが低いことが最大の特徴です。さらに、自動バックアップやバージョンアップが提供元側で完結するため、システム管理者の負担も最小限です。企業の成長に応じてライセンス数を柔軟に増減できるため、スタートアップや中小企業にとってコストとスケーラビリティのバランスが非常に良い選択肢となります。

オンプレミス型の価格・料金相場

オンプレミス型のメールアーカイブサービスの価格相場としては初期導入費用が50万円〜100万円前後となることが多く、構築費や保守費用も別途必要となります。

オンプレミス型は自社のポリシーに応じて厳密なアクセス制御や運用設計が可能であり、金融機関や官公庁などセキュリティ要件の高い業界で導入されやすい傾向があります。ただし、自社でサーバー環境を維持管理する必要があるため、ITリソースや予算に余裕がある中〜大規模企業向けの選択肢です。

メールアーカイブサービスの導入メリット

メールアーカイブサービスの導入メリット

• 法令遵守・監査対応の強化
• 情報漏洩リスクの低減
• 業務効率とトラブル対応力の向上

法令遵守・監査対応の強化

メールアーカイブサービスのメリットの1つ目としては「法令遵守・監査対応の強化」というものが挙げられます。電子帳簿保存法や金融商品取引法、J-SOX法など、各種法令に対応するためには、過去のメールを改ざん・削除不可の状態で長期保存する仕組みが不可欠です。

アーカイブサービスを導入すれば、これらの法令に準拠した保存形式と検索性能が担保され、監査や訴訟対応時に求められる証拠の提出も迅速に行えます。結果として、企業のコンプライアンス意識を外部に示す体制強化に繋がります。

情報漏洩リスクの低減

メールアーカイブサービスのメリットの2つ目としては「情報漏洩リスクの低減」というものが挙げられます。メールを通じた社外への誤送信や不正送信などのリスクに対して、アーカイブによる監査ログの取得やアラート機能によって早期に異常を検知・対応することが可能です。

また、アーカイブは改ざんができない形式で保存されるため、内部不正に対する抑止力としても有効です。セキュリティ体制を強化したい企業にとって、可視性の高いログ管理がもたらす安心感は大きなメリットです。

業務効率とトラブル対応力の向上

メールアーカイブサービスのメリットの3つ目としては「業務効率とトラブル対応力の向上」という点が挙げられます。業務で利用するメールが誤って削除された場合でも、アーカイブから素早く復旧できるため、業務遅延や損失を最小限に抑えることができます。

さらに、部門をまたいでの情報共有や、退職者の過去メールの確認など、日常業務における情報利活用の観点でも、メールアーカイブは高い効果を発揮します。

メールアーカイブサービスの導入デメリット

メールアーカイブサービスの導入デメリット

• 導入・運用コストが発生する
• 初期設定・構築が煩雑になる場合がある
• 社内教育と運用ルールの整備が必要

導入・運用コストが発生する

メールアーカイブサービスのデメリットの1つ目としては「導入・運用コストが発生する」という点が挙げられます。特にオンプレミス型では初期費用が高額になるほか、クラウド型でもユーザー数が多ければ月額料金の累積が大きなコスト負担につながる場合があります。

導入時には全社分のライセンス契約が必要となるケースも多く、社内稟議や予算計画の調整が必要になることがあるため、事前のコストシミュレーションが不可欠です。

初期設定・構築が煩雑になる場合がある

メールアーカイブサービスのデメリットの2つ目としては「初期設定・構築が煩雑になる場合がある」という点が挙げられます。特に既存のメールサーバと連携する際に、メールの送信経路やフィルタ設定の調整、DNSレコードの変更など技術的な対応が必要になることがあります。

IT部門のスキルが不足している企業では、外部ベンダーの支援が必要になる場合もあるため、導入までの工数やスケジュール管理も重要な課題となります。

社内教育と運用ルールの整備が必要

メールアーカイブサービスのデメリットの3つ目としては「社内教育と運用ルールの整備が必要」という点が挙げられます。導入しても、利用者や管理者が正しく使いこなせなければ、十分な効果は得られません。

アーカイブの検索方法や復旧申請のフローなど、ルールが明確に定まっていないと、運用が属人化したり非効率になったりするリスクがあります。全社的な啓発活動やマニュアル整備などが、運用定着には欠かせない要素です。

メールアーカイブサービスの導入で注意すべきポイント

メールアーカイブサービスの導入で注意すべきポイント

• 誤送信対策やメールフィルタとの連携
• 海外拠点・多言語環境への対応
• 長期保管時のデータエクスポート機能の有無

誤送信対策やメールフィルタとの連携

メールアーカイブサービスの導入で注意すべきポイントの1つ目としては「誤送信対策やメールフィルタとの連携」が挙げられます。アーカイブはあくまで「保存と検索」の機能であり、メールの送信制御や誤送信防止は別途フィルタ製品と連携させる必要があります。

例えば、DLP(Data Loss Prevention)や送信前ポップアップ表示機能などを併用することで、誤送信の根本対策と記録の保管を両立させることが可能になります。導入時には、他のセキュリティ製品との相互運用性を確認することが重要です。

海外拠点・多言語環境への対応

メールアーカイブサービスの導入で注意すべきポイントの2つ目としては「海外拠点・多言語環境への対応」という点が挙げられます。グローバルに展開している企業では、各国で異なるプライバシー法や通信要件に応じたアーカイブ機能が求められます。

EU圏ではGDPR対応が必須であり、アーカイブの保存先や閲覧権限の管理方法が問われます。インターフェースが多言語対応か、国別のポリシー設定が可能かといった点も評価軸に含めるべきです。

長期保管時のデータエクスポート機能の有無

メールアーカイブサービスの導入で注意すべきポイントの3つ目としては「長期保管時のデータエクスポート機能の有無」です。ベンダーロックインを避けるためにも、契約終了時にすべてのメールデータを容易にエクスポートできる機能の有無は非常に重要です。

特定フォーマットでの一括エクスポートや、エクスポート対象の絞り込み条件が指定できるかなど、移行性や将来的な切り替えも考慮しておくと、長期運用における柔軟性が確保されます。

メールアーカイブサービスの最新トレンド

メールアーカイブサービスの最新トレンド

• AIによる自動分類・検索精度の向上
• Microsoft 365とのシームレス連携強化
• ジャーナリング不要のアーカイブ方式の普及
• データ保管先の国指定ニーズの高まり
• ESG/ガバナンス観点での注目拡大

AIによる自動分類・検索精度の向上

メールアーカイブサービスの最新トレンドの1つ目としては「AIによる自動分類・検索精度の向上」という点が挙げられます。AI技術を活用し、過去の検索傾向やキーワードをもとに、関連メールを自動で分類・タグ付けする機能が登場しています。

これにより、必要なメールを探す時間が大幅に短縮され、業務効率と監査対応力の両立が実現されています。特に、過去データが膨大な大企業での活用が進んでいます。

Microsoft 365とのシームレス連携強化

メールアーカイブサービスの最新トレンドの2つ目としては「Microsoft 365とのシームレス連携強化」が挙げられます。Microsoft 365ユーザーの増加により、Exchange Onlineと直接連携できるアーカイブ製品の需要が急増しています。

アカウントの追加や削除と連動して自動でライセンスが反映されたり、TeamsやOneDriveとの横断アーカイブに対応する動きも見られ、統合的な情報管理のニーズに応えた製品が続々と登場しています。

ジャーナリング不要のアーカイブ方式の普及

メールアーカイブサービスの最新トレンドの3つ目としては「ジャーナリング不要のアーカイブ方式の普及」です。従来のジャーナリング機能は設定が煩雑で、管理者の負担となっていましたが、API経由で自動アーカイブできる新方式の普及が進んでいます。

これにより、Exchange OnlineやGmailなどの主要メールシステムと直接連携し、リアルタイムでアーカイブ処理が可能になり、導入・運用の簡素化が加速しています。

データ保管先の国指定ニーズの高まり

グローバル企業や外資系企業を中心に「データの保管先を国内に限定したい」というニーズが高まっています。特に、GDPRや中国のサイバーセキュリティ法など、各国法規制の影響でデータ主権の意識が高まり、保管先の国指定機能の提供が注目されています。

国内DCに限定してアーカイブ可能な製品の需要が増加しており、SaaS製品選定における重要な比較軸となっています。

ESG/ガバナンス観点での注目拡大

近年はESG投資や企業の透明性向上への要請から、「ガバナンス強化の一環としてのアーカイブ活用」が注目されています。メールの記録を第三者的に保存し、不正の抑止力や説明責任を果たす体制づくりの一環として導入が進んでいます。

監査法人からの導入要請や、社内監査室主導での導入事例も多く、アーカイブサービスは単なるITシステムではなく、経営基盤を支えるインフラとしての地位を確立しつつあります。