文書管理の手間を削減【ITreview】IT製品のレビュー・比較サイト

良いポイント

・Adobe Acrobat Signを用いて社内のほぼすべての文書を電子化する作業に取り組んでいる。これまでは押印した分厚い契約書をファイルに閉じ、インデックスを付けて保存していたのだが、電子化したことにより、ペーパーレスを実現、物理的に保管する必要がなくなった。
・電子化した決裁済みの文書もクラウド上に保存すれば、一発で検索することが可能であり、紛失の心配もなくなった。コンプライアンスの立場からも電子化が望ましい。
・契約に必要な電子署名はインターネット環境さえあれば可能。これまでのように対面で押印する必要はなくなる。

改善してほしいポイント

・最初の導入時に自分独自のサインの形と、それを証明するのに何が必要なのかよく分からず、文書に法的根拠を与える点で苦労した。文書に透かしを入れる方法も分かりにくく、最初はうまくできなかった。
・PDFだけでなく、マイクロソフトのパワーポイントなど多様なソフトに対応可能だが、連携の仕方とサインの入れ方がソフトによって異なるので、初期は対応が難しかった。
・サポート体制の充実を求めたい。営業の方から最初に使い方をもっと教えてもらいたかった。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

膨大なページ数に上る業務契約書を保存する必要がなくなったのは大きい。わが社のデジタル化業務は立ち遅れ気味だったが、導入後ようやくスタートできた気がしている。下請け業者にも電子化について説明をした上で、押印を不要にしたことも理解してもらえた。お互いに大幅な時間の節減ができている。導入費用も安価で満足している。

検討者へお勧めするポイント

文書の電子化のすごさを味わってほしい

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