ISP導入による業務の見える化と一元管理の実現

改善してほしいポイント

請求業務は、請求書を分けて発行したい場合でも月度単位で集計されるため、複数の請求内容が合算されてしまうことがあります。請求内容に応じて個別に集計・出力できるようになると、より柔軟な対応が可能になると感じています。
また、請求書をExcel出力した際の金額欄について、合計金額などが関数で自動計算されていないため、金額を訂正する際に手間がかかります。合計金額や税額などを関数で自動計算できる仕様になると、修正作業の負担軽減や計算ミスの防止につながると思います。
契約書関連では、複数の家主がいる場合、登録情報に基づいて家主名を複数表示できるようになると、契約書作成時の利便性が向上すると感じています。また、法人契約において代表者の肩書も表示できるようになると、契約書をより実務に即した形で作成できるため、改善を希望します。さらに、更新業務については、案件ごとの進捗状況を確認できるステータス表示があると便利だと感じています。対応前・対応中・完了などの状況をシステム上で確認できれば、業務の進捗管理や対応漏れの防止にも役立つと考えます。
日々の業務をより効率的かつ正確に進められるようになると期待しています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

弊社では、会計を含めたお金の流れの見える化と、物件情報の管理方法の統一が課題となっていました。
導入前は、誰に請求し、いつ支払いを行うのかといった情報を担当者ごとに管理しており、会社全体で把握することが難しい状況でした。ISPでは、請求登録と合わせて支払い登録も行えるため、請求から支払いまでの流れを一元的に管理できるようになり、支払い漏れの防止につながっています。
また、修繕に関する記録についても、担当者ごとに管理方法が異なっていましたが、ISPの修繕登録を活用することで、対応履歴を会社として一元的に保存できるようになりました。さらに、修繕から請求・支払いまでを関連付けて登録できるほか、未完了・完了の状況を色分けで確認できるため、進捗状況を把握しやすくなった点も大きな改善です。
このように、ISPの導入により、担当者個人に依存していた情報管理から、会社全体で情報を共有・管理できる体制へと改善することができました。

検討者へお勧めするポイント

ISPは、契約管理から請求・支払い、修繕履歴の管理まで、幅広い業務を一元管理できる点がおすすめです。入金の自動照合やサブ会計システムとの連携など、業務効率化につながる機能も充実しており、お金の流れを見える化することで支払い漏れの防止や会社全体での情報共有にもつながります。
また、画面がわかりやすく、Excelを活用したデータ移行やフォーマット作成にも取り組みやすく、専門的な知識がなくても導入を進めやすいと感じます。
特におすすめしたいのは導入後のサポート体制です。不明点を電話で気軽に相談でき、必要に応じて画面を確認しながら操作方法を案内していただけるため、安心して業務を進められます。
費用と機能のバランスを重視する企業や、担当者ごとに分散している情報を会社全体で管理したい企業にぜひおすすめのシステムです。