結局ここに戻ってくる。文書のやり取りの共通語

改善してほしいポイント

一番腹が立つのは、こちらが望んでいない自動整形です。箇条書きを打っていると勝手に番号を振り直したり、インデントが一段ずれたり。せっかく揃えた行がひとつ直した拍子に全部崩れて、原因を探すのに十分以上使うことがあります。オートコレクトを切ればいい話ではあるのですが、初期状態であの挙動は親切とは思えません。
画像の扱いも苦手です。図を一枚入れただけで前後の文章が飛んでいったり、狙った位置に固定できなかったり。文字列の折り返し設定を理解すれば解決するのは分かっていますが、そこまでたどり着く人は社内でもごく一部です。
他人が作ったファイルを引き継ぐ時も苦労します。スタイルを使わず、空白と改行で見た目だけ整えた文書が回ってくると、少し直しただけで全体が崩れます。これは使う側の問題でもありますが、そういう作り方が簡単にできてしまう点は改善の余地があると思います。
あとは動作の重さです。図表の多い資料だとスクロールが引っかかり、古いPCを使っている部署からは不満が出ています。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

契約書のやり取りが目に見えて速くなりました。以前は先方から返ってきた書面を印刷して、前の版と並べて目で追い、違いを蛍光ペンで塗るという作業をしていました。見落としが怖くて二人がかりで確認していたほどです。今は変更箇所が自動で色分けされるので、確認は一人で足り、時間も半分以下になりました。何より見落としの不安が減ったのが大きいです。
社内文書の体裁も揃いました。以前は部署ごとにフォントも余白もばらばらで、同じ会社の書類とは思えない状態でした。テンプレートを作って配布してからは、誰が作っても同じ見た目で仕上がります。新しく入った人が「どう書けばいいか」で悩む時間もなくなりました。
もうひとつは、文書が資産として残るようになったことです。過去の提案書を土台にして新しいものを作れるので、一から書き起こす場面がほとんどなくなりました。ベテランが作った良い文書を全員が使い回せるようになり、若手が作る書類の質も底上げされたと感じています。

検討者へお勧めするポイント

社外と文書をやり取りする会社なら、正直そこに選択の余地はないと思います。相手が編集して返してくる前提の書類を扱うなら、同じものを使っておくのが一番手間がかかりません。うちも一度は別の方法を検討しましたが、体裁の崩れを直す時間を考えると結局これが安く済むという結論になりました。
ただ、導入して終わりにすると効果は半分です。お勧めしたいのは、スタイルと見出しの使い方だけ社内で一度きちんと共有すること。ここを押さえている会社と、空白キーで見た目を整えている会社とでは、同じソフトを使っていても後々の手間がまるで違います。一時間の説明会で十分です。
もう一つは、よく使う文書のテンプレートを先に作ってしまうこと。見積書の送付状でも議事録でも、型があるだけで作成時間が変わります。
それと、Excelで文書を作る癖のある会社は、この機会にやめた方がいいです。うちも以前はそうでしたが、印刷のたびに枠がずれて苦労していました。適材適所に直すきっかけとしても価値があります。