良いポイント
とにかく機能が一通り揃っているのが強みだと思います。スケジュール、掲示板、施設予約、日報、経費精算、各種申請まで、これ一つで済むので、用途ごとにサービスを増やさずに済みました。うちのように専任の情報システム担当がいない会社だと、契約先が一つで完結するのはそれだけで助かります。
特に使っているのはワークフローです。以前は紙の申請書を回して、上長が不在だと机の上で止まる、ということが日常的にありました。今はスマホからでも承認できるので、出張中でも止まりません。誰のところで滞留しているかが画面で分かるので、催促の電話をかける手間も減りました。
スケジュールと日報がつながっているのも便利です。訪問予定を入れておけば、その内容をそのまま日報に引っ張れるので、報告のために一から書き直す必要がありません。
価格も中小企業向けに現実的な水準で、無理なく全社導入できました。この規模の会社が身の丈に合った形で使えるグループウェアだと思います。
改善してほしいポイント
まず画面の見た目が全体的に古いです。使えないわけではないのですが、情報が詰まっていて、初めて見た人がどこを押せばいいのか迷います。若手からは「一昔前のシステムみたい」と言われることもあり、新入社員に説明する時に少し気を使います。
機能が多いのは長所である反面、正直ほとんど使っていないメニューが並んでいます。導入時にどれを使うか決めておかないと、社員は目移りして結局どれも定着しません。うちも最初にそこで失敗しました。管理者側で不要なメニューを隠す作業に手間がかかったので、もう少し簡単に整理できると助かります。
検索も弱く感じます。過去の申請や日報を探そうとすると、条件を細かく指定しないと目的のものにたどり着けません。ざっくりした単語だけで探せると嬉しいです。
あとは通知です。設定を詰めないと関係のない連絡まで届き、そのうち誰も見なくなります。初期状態でもう少し絞られていると、定着しやすいのではないかと思います。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
一番効果があったのは、申請と承認が止まらなくなったことです。以前は稟議書や休暇届を紙で回しており、担当者が出張中だと一週間近く放置されることもありました。今はスマホから承認できるので、その日のうちに動きます。急ぎの案件で「まだ判子をもらえていない」という理由で待たされることがなくなりました。
情報の共有もかなり変わりました。全員の予定が画面上で見えるので、「誰がどこにいるか分からない」という電話のやり取りが減っています。会議室の予約も先に押さえた者勝ちで揉めることがあったのですが、今は画面を見れば済みます。
経費精算も、以前は月末に紙とレシートを集めて経理が突き合わせていました。今は各自が随時入力するので、締め日の残業がはっきり減ったと経理から言われました。
副次的な効果として、日報が蓄積されるようになり、担当が変わった時に過去の経緯を追えるようになりました。引き継ぎの説明にかかる時間が短くなったのは想定外の収穫でした。
検討者へお勧めするポイント
まだ紙の申請書や口頭連絡が多く残っている会社なら、導入する価値は十分にあると思います。うちも判子をもらうために上長を探し回るのが日常でしたが、それがなくなっただけで元が取れました。特に拠点が分かれている会社や、外回りの多い部署を抱える会社ほど効果が出ます。
選ぶ理由としては、必要な機能がまとめて揃っている点が大きいです。個別に良いサービスを組み合わせる方法もありますが、専任の担当がいない会社だと管理しきれません。窓口が一つで済むのは実務上かなり楽です。
導入する際は、最初に使う機能を二つか三つに絞ることを強くお勧めします。全部を一度に開放すると、社員は何をすればいいか分からず、結局元のやり方に戻ります。うちはスケジュールと申請だけから始めて、慣れた頃に日報を足しました。この順番で正解だったと思っています。
あとは社内に旗を振る担当を一人決めておくこと。ここが曖昧だと定着しません。逆にそこさえ押さえれば、難しいツールではありません。
