PICKFORM導入による業務効率改善【ITreview】IT製品のレビュー・比較サイト

良いポイント

弊社では新規の賃貸契約、更新契約等の契約業務をすべて紙ベースで行っていましたが、膨大な紙の書類の管理や
契約業務に付随する煩雑な業務に多くの時間を割いていることなど課題が山積でした。
更に、コロナをきっかけに非対面での契約を望まれるお客様やオーナー様からの声を多くいただき、それがPICKFORM導入
する決めてとなりました。導入前は慣れない電子契約に不安もありましたが、スタッフへ直接のOJTで細かくご指導いただき、また、想像以上にシンプルな使用方法でとても運用しやすいです。
特に契約書を同時に送信できるので（他社のシステムだと稟議方式で一か所で止まるとその先に進まないという点で時間を要する）手間がすくなく、全体の契約時間が早く終わり管理しやすいです。
また、クラウドに保存しておける点も非常に安心です。
お客様からもオーナー様からも「簡単で使いやすい」「契約が簡単になった」とご好評のお声をいただいております。

改善してほしいポイント

使用方法はとてもシンプルなので簡素化という点ではいうことはありませんが、運用する中でいくつか機能面での改善を
図ってほしい点があり、現在お伝えし改善いただけるかお話をさせていただいているところです。
具体的には契約書をメールで送る際に件名の頭に弊社の名前でなくシステム名が先に来てしまい、お客様がメールに気づきにくいという難点がありました。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

以前は遠方のかたの契約は郵送による文書のやり取り、その他近い方は来店での手続きだったのがメールだけで手続きが完了でき、契約時間が短縮されました。また、今までは紙ベースの契約でしたので、契約書類の印刷代、郵送する際の発送料など費用もかかり、また紙の契約書を保管する場所も取られるという悩みは解決されました。
保管先もシステム内のクラウドなので紛失等の心配がない安心感を持てるようになりました。
また、導入の際にオーナー様サイドへの導入のポイントをわかりやすくまとめた冊子をいただき、ご理解をいただきながら導入の準備を進められたことでオーナー様にもご理解していただきやすかったので感謝しています。
オーナー様に電子契約の移行をご理解いただく中で管理会社として時代のニーズに合わせて変化を遂げる姿勢をオーナー様に示せたことも副産物としてのメリットだと感じています。

検討者へお勧めするポイント

新システムを導入する際の一番の決め手はスタッフが運用しやすいかどうかオペレーションがシンプルか否かです。
その点ではとてもシンプルで使いやすく導入のストレスがないと思います。
また、スタッフの方のフォローが手厚いこともお勧めできるポイントです。

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