申請フォーム・ルートを柔軟に作り込めるワークフロー

改善してほしいポイント

複雑な承認ルートにも対応できるため、社内の要望を実現する上で機能面に大きな不足はありません。一方で、柔軟に設定できるがゆえに承認ルートの数が増えやすい点を課題と感じています。基本的には組織や役職をもとに申請ルートを設定できますが、弊社では申請者の所属部署によって承認者が異なるため、一つのフォームに対して、部署ごとに承認ルートを作成する必要があります。申請者の所属部署を条件として、その後の承認フローを自動的に分岐できる仕組みがあれば、複数のルートを一つに集約できます。その結果、承認ルートの作成や組織変更時などのメンテナンスにかかる工数を大幅に削減できるため、ぜひ対応してほしい機能です。

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

これまではグループウェアのメッセージ機能で稟議申請を行っていましたが、X-pointへ移行しました。申請者と承認者の間で質疑応答できるコメント機能があり、従来の運用を維持しつつワークフロー化できた点が弊社の要件に合っていました。また、営業担当者が作成する見積書もフロー化し、「電子帳簿保存法対応オプション」の利用により、申請した見積書をそのまま電帳法対応の保存領域に保存できるようになりました。従来必要だった別システムへの登録作業が不要となり、登録漏れの防止と工数削減につながっています。さらに、基幹システムへの登録用紙もフロー化し、申請情報を取り込み、データとして出力することで、後工程まで含めた業務効率化を実現できました。

検討者へお勧めするポイント

多機能なワークフロー製品を求めているのであれば、要望を満たせる製品だと思います。
機能を習得するにはそれなりに学習時間が必要ですが、サポートも手厚いため、質問はしやすいです。
利用者の要件によって、簡易的に使うこともできるし、深く作り込むこともできるので、奥が深いシステムです。