幅のあるワークフロー構築

改善してほしいポイント

パラメータが多く自由度が高いからこそ、社内導入時の運営管理ポリシーがないと複雑になるため、シンプル運用の設定ガイド（内部統制と管理工数削減の双方に最低限留意したもの）があるとよい
■メンテナンスマップ（フォームやルート設定などの概要が、CSV一面で表示される）
メンテナンス時、ルート数を調べるのも結構大変（現状はフォーム毎のみ、旧フォームも必須で含む）
■一括で全ルートコピー（ルートだけでなくアクセス権や書類制御もコピーするかどうか選べると尚よし）現状は１本ずつのみ。
■添付した見積金額や品目名が自動転記されるOCR機能
■管理者の操作ログを、そのまま社内改訂履歴として使えるような仕様（統制面で）
■管理者の承認管理の検索で、フォーム名やフォームグループ、申請者などの条件で検索できると便利（現状は名前で並び替える必要がある）
■メンテナンスモードの予約（自動開始や解除）。夜中や休日、発令日になった瞬間が多いため
■未定義ステップで申請者属性やフォーム内記載を条件付けにして承認者が自動選択されるとルート数が減って助かる
■承認者不在の場合、上長スライド機能（特殊な所属の1人のためだけにルートを作る必要あり

どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？

課題１■社内外用の資料を、特定複数の関係者から複数回レビューを受ける必要があった。この際、メール添付での資料ファイルを転送していく形で行ったものの、承認したことの証跡が分かりにくく、また最終化された資料がどこにあるのか等の課題があった。（関係者はケースにより変わる）
➡関係者を二周できる分の未定義承認ルートを作成し、申請者にて承認者を設定することで、承認や修正指摘コメントが明確にログとして残せた。
また、資料については添付されたものを最終化ファイルとすることから、最終Verの格納先も明確となった。
多様なファイル形式を添付できる仕様もgood

課題２■社内ファイルサーバーのフォルダへのアクセス権について、社内決済が必要となったが、フォルダ管理者は都度変わり、フォルダ自体も増えたり減ったりする中、アクセス許可を取るワークフローを構築したい
➡マスタ機能にて、「フォルダ管理者」と「フォルダ名」の２種類のマスタを作り連携させ、候補からアクセス希望するフォルダを申請者に選択させることで、フローを構築できた。（マスタはIT部門にてメンテナンスを依頼し、Xpoint管理者ではないためマスタ権限のみ付与）

検討者へお勧めするポイント

かんたん利用から複雑な作りこみ利用まで、対応可能な幅の広いシステム