エクセルは表計算やデータ分析に活用でき、手軽に導入しやすい点から多くの企業で使用されています。しかし、大量のデータを分析する場合は、エクセルではパワー不足です。そのため最近では、よりデータ分析に特化したBIツールを導入する企業が増えています。

本記事では、BIツールとエクセルの違いを理解していただくために、それぞれのメリットとデメリット、BIツールとエクセルの賢い使い分けについて解説します。おすすめのBIツールもご紹介しますので、BIツールの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

BIツールを利用するメリット

「BIツールを使いこなすのは難しそう」と思われがちですが、専門的なスキルを要していない人でも扱えます。本項では、BIツールのメリットを3点ご紹介します。

大容量のデータを分析するのに適している

BIツールは、データベースに企業が集めたデータが蓄積されていきます。そのため、企業は大量にデータを収集し、素早く分析ができるようになります。また、大量のデータを素早く分析できる力を活かして、近年は文章だけでなく、画像や動画も分析対象として利用するビッグデータの解析にもBIツールが使用されています。

データの可視化によって現状が分かりやすい

BIツールを使用して出た分析結果は、表やグラフなど視覚的に分かりやすい形で出力されます。また、リアルタイムでデータの動きを確認して、より正確に現状を把握できます。

セキュリティ面で安心

BIツールを使用する人数が多ければ多いほど、セキュリティへのリスクは大きくなります。しかし、アクセス権限を設けることにより、データを扱える人やデータを公開する人の範囲をプロジェクトや個人単位など自由に変更できるため、セキュリティ面でも安心です。

BIツールを利用するデメリット

データ分析に便利なBIツールですが、メリットがある一方で、デメリットも存在します。あらかじめデメリットを知っておくことで、BIツールを導入する際の失敗を減らすことが可能です。本項では、BIツールを利用するデメリットを2点解説します。

導入のハードルが高い

BIツールを企業に導入するためには、自社に適したBIツールを選ぶ必要があります。しかし、現在は数多くのBIツールが存在し、自社に最適なBIツールを選定するのには時間と労力がかかります。また、導入後もBIツールが社内に馴染むまでにはある程度時間を要するでしょう。

コストがかかる

BIツールを利用するためには、導入コストや運用コストなどの費用がかかります。BIツールを上手く使いこなし、利用コスト以上の結果を企業にもたらす場合はBIツールを導入した価値があります。しかし、BIツールを上手く使いこなせなかったり、データ分析の知見が乏しかったりすると利用コストに見合った結果を出せず、赤字になってしまう可能性があります。

エクセルを利用するメリット

表の作成やデータ集計などの用途でエクセルを利用している人が多いと考えられますが、エクセルはデータ分析にも利用できます。本項では、エクセルを利用するメリットを2点解説します。

導入のハードルが低い

すでにエクセルを導入している企業は多いため、新たなツールを導入することなくデータ分析が行えます。また、多くの人に利用されているソフトだからこそ、基本的な操作に関しては改めて教育する必要はなく、すぐに使い始めることができます。このように、導入のハードルが低いのがエクセルのメリットです。

少量のデータ分析を行うのに適している

エクセルは少量のデータ分析をするのに適しており、短期間で集めたデータを分析する際は非常に役立ちます。具体的に「キャンペーン期間の受注率」「セール期間の効果測定」などは、エクセルでも十分分析可能です。

エクセルを利用するデメリット

エクセルは導入のハードルが低いといったメリットがある一方で、デメリットも存在します。デメリットを知らずにエクセルのみでデータ分析を行っていると、時間や労力を無駄にしてしまう可能性があります。本項では、エクセルを利用するデメリットを2点解説します。

大容量のデータ分析には向かない

エクセルは、大容量のデータを分析するにはパワー不足であり、適していません。無理やり大容量のデータをエクセルで分析しようとすると、エクセルが固まってしまい、PCにも余計な負荷がかかってしまいます。ひどい場合には、エクセルファイルの破損やPCの故障の原因にもつながるため、注意が必要です。

セキュリティの心配がある

エクセルには、部署やプロジェクトごとにアクセス権限を付与することはできないため、大人数でデータ分析を共有する場合は、セキュリティリスクが高くなります。そのような面でも、エクセルは大人数でのデータ分析に不向きです。

BIツールとエクセルの使い分け

BIツールとエクセルには、それぞれメリット・デメリットがあります。それを踏まえたうえで、BIツールとエクセルは以下のように使い分けることがおすすめです。

BIツールの利用が適しているケース

・大容量データやビッグデータを分析する場合

・リアルタイムでのデータ分析を必要とする場合

・データの分析結果を社内で共有したい場合

エクセルの利用が適しているケース

・少量のデータを分析する場合

・アクセス権限を必要としない場合

・常にデータを最新に更新する必要がない場合

BIツールとエクセルのそれぞれのメリットを活かして、使い分けましょう。

おすすめのBIツール

最後に、おすすめのBIツールを3点ご紹介します。

CustomerRings（カスタマーリングス）

CustomerRings（カスタマーリングス）は、顧客管理から分析・施策までを1ツールで完結可能なBIツールです。いずれの操作もノーコードで実行できるため、プログラミングの知識がない人でも簡単に操作できます。サービス提供開始から10年で累計700社以上に導入された確かな実績があり、多くの企業におすすめできるBIツールだといえるでしょう。

MotionBoard（モーションボード）

MotionBoard（モーションボード）は、社内データを一括管理することで新しいビジネスを生み出すBIツールです。クラウド版は、サーバー調達不要で、月額3万円（10ユーザー）から利用できます。コストを抑えてBIツールを利用したい企業におすすめだといえるでしょう。

b→dash（ビーダッシュ）

b→dash（ビーダッシュ）は、SQLを使用せずにノーコードで利用できるBIツールです。また、「CDP」「Marketiong Automation」「Analytics」などデータ分析に必要な16個の機能を1つのツールで使用できます。さらに、業種業態に合わせたテンプレートを豊富に提供しており、テンプレートを選ぶだけで、初心者でも簡単にデータマーケティングを行えます。BtoCの企業を中心に、金融やメディア、人材、旅行などさまざまな業種業態におすすめのBIツールでしょう。

それぞれの特徴を理解して適切に使い分けよう

BIツールとエクセルには、それぞれメリットとデメリットがあるため、特徴を把握して適切に使い分けることが重要です。そのために、まずは自社ではどのようなデータを分析したいのかを詳細に把握することから始めましょう。